Нужно прошивать журнала исходящей корреспонденции в 2018

Нужно прошивать журнала исходящей корреспонденции в 2018

Как вести входящую и исходящую корреспонденцию? Можно создать журнал регистрации документов в электронном виде (в Word или Excel).

В этом случае строки журнала заполняются также работником ДОУ вручную с клавиатуры компьютера, при этом есть возможность быстро отыскать необходимую информацию по заданным поисковым параметрам в электронном журнале. Примерная форма журнала и комментарии по правилам его заполнения приведены в NAAR.

ru в разделе бланки «Журнал регистрации входящей (поступающей) корреспонденции». При регистрации документов в информационной системе регистрационный номер документа присваивается автоматически в соответствии со структурой, определяемой программными средствами.

Как прошивать журнал учета?

Важно Ежегодно 1 января нумерация практически всех видов документов (приказов, входящих и исходящих писем, протоколов и т.п.) обнуляется. Исключение составляют описи дел постоянного хранения.
Данные описи имеют один номер и сквозную нумерацию пунктов в течение всего срока существования организации.

• Полнота отражения информации о документе при регистрации. При внесении регистрационных данных в журнал (базу) данных указывается вся информация, имеющаяся на документе: индекс, дата, ссылка на номер и дату запроса, наименование адресата/корреспондента, а также максимально подробно излагается его содержание. Помимо традиционно учитываемых сведений, учетные формы следует дополнить графами, в которых бы отражалась дополнительная информация, наиболее часто запрашиваемая сотрудниками или клиентами (например, способ отправки).

Регистрация документов в вопросах и ответах

В случаях, получения отсканированной копии по e-mail доставленному позже обычной почтой оригиналу присваивается номер уже зарегистрированной копии письма.

• Следует максимально полно отображать информацию о регистрируемом документе. Например, излагая суть документа в графе «» следить, чтобы не терялся его смысл.
• В начале года нужно обнулять нумерацию без необходимости заводить новый журнал.
• Особенности ведения В журнал исходящей корреспонденции фиксирует данные о документах, которые отправляются предприятием. Перед регистрацией документа необходимо проверить правильность его оформления, соответствие данных на бланке данным закрепленным в учредительных документах. В графе «Дата» арабскими цифрами, соблюдая последовательность день, месяц, год (19.07.2015).

Ведение журнала регистрации входящей и исходящей документации

Лариса (гость) [email protected] Журналов по кадровому делопроизводству у нас нет. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

#3[30686] 20 января 2009, 12:01 Нет. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Моя жизнь — мои правила.Некоторые ошибки слишком классные, что бы совершать их один раз.Я — двулична.

Прошивка журнала: когда надо и когда не надо?

Внимание Нам понадобится вырезанный кусочек листа, примерно 10*10 см, на нём необходимо написать вручную либо отпечатать на компьютере следующий текст: «В данном журнале пронумеровано и прошнуровано «….» страниц.

Руководитель предприятия должен поставить на бумажном квадрате свою резолюцию, дополнительно ставится дата операции. Нить связывается в узел, а концы остаются свободными, контрольный листок наклеивается при помощи ПВА, на сам узелок и часть нитей.

После того как клей подсохнет, руководитель ставит на контрольный лист печать так, чтобы она вышла за его края и след присутствовал на самой обложке.

Вот такая применяется элементарная схема для защиты от посягательства на целостность журналов.

По этой причине опытные кадровики, секретари, главы подразделений или другие сотрудники, на чью долю выпало ведение журнала, частенько прибегают к разделению журналов.

В одном регистрируют документы с постоянным сроком хранения (также те, что хранятся 75 лет), а другой оставляют под «скоропортящиеся» документы, теряющие юридическую силу в течение 3-5 лет. На обложку журнала в этом случае наносят отметку.

Под полным наименованием организации (в скобках) указывается сокращенное наименование, если оно закреплено в учредительных документах организации. Датой отправляемого документа является дата его подписания или утверждения руководителем или уполномоченным лицом.

Дата проставляется в графе 1 (см. Приложение). Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день, месяц, год (09.02.2012).

Прошивка журналов

Российская Федерация, Рязань #12[111289] 3 декабря 2009, 13:03 я тоже подшила все журналы в 3 прокола и скрепила печатью Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… #13[111444] 4 декабря 2009, 13:41 Я в два прокола прошиваю абсолютно все журналы. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

Меня очень много ругали и часто завидовали. Это не страшно, если ругают, значит жива. А завистников нет только у ничтожеств. Лучше иметь первых, чем быть вторым.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

Как правильно прошнуровать журнал образец

Например, из-за досадной оплошности или безответственности должностного лица были внесены некорректные данные, либо вовсе регистрационная информация отсутствует, в этом случае порой приходится переписать журнал полностью.

Где купить журналы? Кстати, сейчас в интернете есть масса порталов, которые за небольшие деньги и в быстрые сроки могут предложить приобрести любой образец. Плюс такой покупки состоит в том, что журналы уже придут вам с отверстиями для нитки либо даже уже прошитые полностью, и не нужно будет думать о том, как прошивать журнал самому.

Инженеров по защите жизни и здоровья работников обычно интересует, как прошить журнал по охране труда, но особой премудрости здесь нет — все эти документы шнуруются по одному принципу.

Журнал регистрации исходящих документов: покупка и начало ведения(2018г)

Правильно ли это? Если их необходимо регистрировать, то кто это должен делать (каждый отдел или секретарь)? Документы в этом случае должны регистрироваться в одном журнале или в нескольких? Объем документооборота – это количество документов, проходящих через организацию или ее подразделение. При этом различают три основных потока:

• входящий – документы, поступившие от сторонних организаций;
• исходящий – документы, созданные для отправки за пределы организации;
• внутренний – те самые служебные и докладные записки, заявления работников, а также приказы, протоколы, акты и т.п.

Регистрация документов учитывает эти документы, но никак не влияет на их количество.
Вне зависимости, будет служебная записка зарегистрирована или нет, она увеличивает на 1 количество созданных (поступивших на исполнение) внутренних документов.

Четко организованная система документооборота обеспечит порядок и сохранность деловой переписки, поможет в решении спорных вопросов, избавит от беспочвенных претензий и предоставит необходимую доказательную базу в процессе судебного разбирательства. Важным элементом эффективного делопроизводства является учет входящих/исходящих бумаг, путем регистрации в журнале.

Таким образом, журнал регистрации это реестр, содержащий информацию о документации, которую предприятие получает и отправляет любым способом доставки. Исходящая и входящая почта регистрируется отдельно, поэтому необходимо вести два отдельных журнала.

Как прошивают. Обычно документы прошивают следующим образом. Слева на полях (на половину свободного поля, чтобы и листы скрепить и текст был виден) многостраничного документа иголкой, либо шилом делают три отверстия. Отверстия делают симметрично по высоте листа, расстояние между ними три сантиметра. Для шитья используют толстую, желательно капроновую, нитку.

Если нет толстой нитки, применяют ту, что имеется в наличии, сложив ее в несколько раз. Прошить можно один-два раза. Концы нитки должны выходить из среднего отверстия (на обороте последнего листа), их завязывают узлом.

По длине концы нитки должны быть не менее пяти-шести сантиметров (лучше сделать длиннее, а лишнее отрезать). После этого опечатывают прошивку бумажной наклейкой с соответствующей надписью. Иногда для прошивания журнала используют два отверстия. Оформление наклейки.

Такая форма регистрации не требует больших капиталовложений, для эксплуатации и содержания достаточно наличие базовых знаний пользователя ПК, но отсутствие резервирования данных влечет риски искажения или утери информации, при сбое системы.

Как компромисс можно вести два журнала одновременно, используя электронный в качестве основного, а бумажный как его резервную копию.

Инновационный метод регистрации корреспонденции – система электронного документооборота (СЭД) используется предпочтительно крупными компаниями, имеющими дело с большим объемом бумаг.

Существует большой ассортимент демо-версий, которые отличаются от лицензионных программ только установленными ограничениями на срок использования или количество пользователей (до 5-6 человек, например, Fossdoc). Недостаток данного вида учета в опасности доступа к информации посторонних при взломе злоумышленниками страничек сотрудников.

Источник: http://faktura-rb.ru/2019/01/26/nuzhno-proshivat-zhurnala-ishodyashhej-korrespondentsii-v-2018/

Как прошить журнал регистрации входящих документов организации

Журнал регистрации приказов не относится к документам, которые надлежит в обязательном порядке оформлять на бумаге.

Раньше требовалось страницы прошивать нитками, их концы заклеивать листом бумаги, на который нужно было ставить печать и подпись ответственного лица. Также на этом листке проставлялось общее количество пронумерованных страниц.

Секретарь должен проверить, есть ли все необходимые печати и подписи, реквизиты своего предприятия и той организации, для которой составлен документ, проставить на нем номер, соответствующий тому, под которым он вносится в журнал, дату отправления, название папки, в которую подшита копия.

Обложка переплета изготавливается из плотной бумаги плотностью 160 г/м2, по Вашему желанию обложку можно заламинировать.

Блок журнала пробивается двумя отвертиями диаметром 6 мм, которые расположенны на расстоянии 80 мм друг от друга, со стороны корешка по середине журнала.

Однако среди данного массива есть и виды корреспонденции, не подлежащие обязательной регистрации (не относящиеся к деловой стороне деятельности организации).

Документы, поступающие в компанию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Ответ

Если прошивается документ с большим количеством листов, то подобную манипуляцию следует провести несколько раз для их закрепления.

Это позволяет не только поддерживать порядок при работе с сообщениями, но и в дальнейшем располагать информацией о сроке давности документа. Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален.

Это актуально в ситуациях, когда по какой-то причине решение проблемы затягивается. И вина за это лежит на руководителе, который вовремя не занялся рассмотрением.

Журнал регистрации приказов как прошить

Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо (приказ, информационное сообщение или иной документ) приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать.

Входящий документ может регистрироваться в РКК либо в журнале регистрации входящих документов, формы которых закреплены в Инструкции № 4.

В журнале содержится информация о поступающей или исходящей корреспонденции и ее последующем распределении.

Входящий документ может регистрироваться в РКК либо в журнале регистрации входящих документов, формы которых закреплены в Инструкции № 4.

В журнале содержится информация о поступающей или исходящей корреспонденции и ее последующем распределении.

Это экземпляр исходящего документа, имеющий такую же юридическую значимость, как и основной. Его назначение – остаться в организации, создавшей письмо, после того как его основной экземпляр будет отправлен адресату.

На большинстве предприятий со всей входящей корреспонденцией должен ознакомиться руководитель, чтобы быть в курсе производственных процессов. Он сам решает, что делать с поступившими документами – принять к исполнению, ознакомить с информацией причастных лиц или просто подшить бумагу в папку.

Поэтому секретарь, зарегистрировав в журнале поступившую корреспонденцию, предоставляет ее начальнику.

Особенности ведения В журнал исходящей корреспонденции фиксирует данные о документах, которые отправляются предприятием.

Цифры записываются через тире или косую черту (например, 42-15/03, 42-15/04, 42-15/05 или 01/18, 02/18, 03/18 и т.д.).

Входящие и исходящие документы регистрируются и записываются в журналах регистрации.Обязан ли сотрудник, который ответственный за ведение журналов регистрации исходящих документов и регистрации входящих документов прошивать, пронумеровать, скреплять подписью и печатью директора организации?

Правила регистрации и индексирования документов подробно описаны в пункте 3.2.1 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

При этом порядковый номер поступления документа-запроса и порядковый номер исходящего документа-ответа будут совпадать.

Все права на графические, текстовые, музыкальные и иные материалы, представленные на сайте, принадлежат их законным владельцам.

Регистрация документов начинается с четвёртой страницы. Книга нумеруется до начала работы. Запрещено выдёргивать даже одну страницу. Хранится документ на протяжении 5 лет. Прошивка не обязательна, поскольку к документам полной отчётности журналы не относятся.

Образец: Прошито, пронумеровано, скреплено подписьюи печатью ( ) лист Генеральный директорЗАО «ЗАО» И.И.

Далее этот блок вставляется в переплетную крышку. (Используется одна переплетная крышка состоящая из картона плотностью 2,5 мм обтянутая бумвинилом). Потом блок соединяется с крышкой с помощью форзаца — бумажного листа.

Если предприятие большое, то функция заполнения и нумерации данного документа передается специалисту по охране труда.

Как правильно прошить и пронумеровать журнал образец

Исходящие документы, подготовленные в организации и предназначенные для отправки, после оформления и подписания регистрируют в РКК или в журнале регистрации исходящих документов.

Дополнив порядковый номер поступившего документа литерой Ф (факс) или Э (электронная почта) можно решить проблему учета способа доставки письма в вашу организацию без увеличения регистрационных форм (журналов). Регистрация документов строится на следующих основных правилах.

В некоторых случаях, когда документ срочный или очень важный, фиксируются часы и минуты его поступления в компанию. Только после подписи лица, которое имеет на это право, документ приобретает юридическую силу и может быть занесен в реестры.

Внимание Нужно ли прошивать журналы в частной конторе? Ответ утвердительный. Совершенно не важно, какая форма собственности у организации, проверка может запросто явиться и к рядовому индивидуальному предпринимателю, ведь закон для всех один.

При приёме на работу секретаря или делопроизводителя лучше сразу уточнить, умеет ли кандидат прошивать книги и как делает это? Если с ответом на данный вопрос возникнут сложности, имейте в виду: надёжным партнёром этот соискатель не станет, ведь навык прошивки не менее важен, чем умение правильно писать письма либо быстро набирать на компьютере тексты «слепым десятипальцевым методом».

Как прошить документ в три дырки Прошивание документов в 3 дырки вручную: схема : Как сшить диплом три дырки? Как прошить папку с 4 дырками: схема

• Более надежный способ прошива докуметов — в четыре прокола. Делаем 4 дырки. Сшиваем с отверстия, находящегося вторым сверху.

Перечень регистрируемых и нерегистрируемых документов можно закрепить во внутренних документах организации, например в инструкции по кадровому делопроизводству.

Напомним, что это лишь примерная форма — можно добавлять, изменять или удалять определенные графы, например добавить графу «Отметка об исполнении» для контроля исполнения документов. Данные об исполнителе можно взять из резолюции руководителя на входящем документе.

К сожалению, законодательство не содержит четких инструкций и нормативных актов по прошивке документов и скреплению заверительных надписей.

Порядковые номера проставляются на документах валовым порядком в пределах делопроизводственного года независимо от того, каким структурным подразделением подготовлен документ и в какое дело он будет подшит.

Источник: http://an42.ru/nalogovoe-pravo/5342-nuzhno-proshivat-zhurnala-iskhodyashhey-korrespondencii-v-2018.html

Как прошивать журнал учета?

При работе с документацией рано или поздно сталкиваешься с необходимостью вести журналы регистрации. Хорошо, если эти знания будут получены не во время очередной проверки каких-нибудь уполномоченных органов.

Прошивка – это важный элемент в делопроизводстве, который лучше не оставлять без внимания, дабы не «попасть на штраф». Если документ сшит неправильно, то в дальнейшем будет проблематично доказать, что подмена сведений не имела места.

О том, как правильно прошить, пронумеровать журнал, рассказано в данной публикации.

Ответственность

Некоторые документы имеют повышенную степень важности, поэтому требуют более пристального внимания к хранению и оформлению. Прошивка и нумерация документации – это совсем не прихоть, а защита от внесения незаконных изменений, путём вырывания/добавления страниц и прочих несанкционированных действий.

Нужно ли прошивать журналы в частной конторе? Ответ утвердительный. Совершенно не важно, какая форма собственности у организации, проверка может запросто явиться и к рядовому индивидуальному предпринимателю, ведь закон для всех один.

При приёме на работу секретаря или делопроизводителя лучше сразу уточнить, умеет ли кандидат прошивать книги и как делает это? Если с ответом на данный вопрос возникнут сложности, имейте в виду: надёжным партнёром этот соискатель не станет, ведь навык прошивки не менее важен, чем умение правильно писать письма либо быстро набирать на компьютере тексты «слепым десятипальцевым методом». И радует то, что знание это легко можно получить, однажды разобравшись с этим вопросом.

В некоторых структурах, например силовых, внутренняя проверяющая служба всегда проводит ревизию с особым пристрастием, и в первую очередь смотрит на то, оформлены ли журналы надлежащим образом, проверяют даже шнуровку конспектов личного состава!

Все кассовые журналы должны прошиваться в первую очередь, всё, что касается финансов, всегда в фокусе контрольных служб. Следует прошить и книгу жалоб, и книги учёта приказов, и журналы для отметок о входящей/исходящей корреспонденции и прочего.

Некоторые журналы ведутся на предприятиях годами, в этих случаях бывает, что нить прошивки помогает книге просто не развалиться на составляющие части от старости.

Как прошить и пронумеровать журнал: пошаговая инструкция

На самом деле сложно прошивать только свой первый документ. Ведь ты не знаешь, с чего начать и как правильно прошить журнал, как к нему вообще подступиться. А вот работа с последующими документами будет обыкновенной рутинной манипуляцией и не больше.

Как прошить журнал? Образец можно посмотреть ниже на фото, наглядное пособие всегда работает лучше, чем написанные тысячи слов.

Нумерация

Если в журнале будет отсутствовать хотя бы один лист, то это сразу натолкнёт проверяющий орган на мысль о служебном подлоге на предприятии.

Если листы были вырваны, значит была сокрыта какая-то информация, и тут уж будут разбираться, кому это выгодно и почему.

Если проверяющий захочет непременно наказать фирму за что-то, то непрошнурованные документы станут прекрасной «зацепкой» в его деятельности.

Пронумеровать книгу можно вручную, при этом нумеруются именно листы, а не страницы. Обложка листом не является, арабские цифры обычно ставятся в правом нижнем углу. Если при нумерации вручную была допущена ошибка, то можно исправить цифру ручкой и поставить рядом подпись должностного лица, например секретаря, который является ответственным за прошивку журналов на предприятии.

Современный рынок перенасыщен товарами, можно без труда купить уже сразу красиво пронумерованный журнал. Это, без сомнений, удобно, потому что прописывать цифры от одного до ста – не самое увлекательное занятие.

Нить для прошивки

Обыкновенная нитка, наподобие той, какой мы пришиваем пуговицы и пользуемся привычно в быту, для работы не подойдет. Если взять тонкий образец, то со временем нить может порваться, и тогда прошивать журнал придется заново, а это далеко не минутное дело.

Чаще всего у делопроизводителя в арсенале имеется капроновая нить, которая настолько прочна, что голыми руками её порвать просто невозможно, она точно сохранит все листы вместе, даже если журнал нечаянно упадет.

Чем делать дырки?

В тонком журнале или тетради дырки можно проделать шилом, постепенно, шаг за шагом, страница за страницей проколоть все листы.

А вот если дело иметь придётся с многостраничным экземпляром, то в помощь обычно берут дрель. Особенно увлекательно наблюдать за тем, как ловко умеет управляться с инструментом хрупкая девушка-бухгалтер.

И всё-таки, прибегая к такой тяжелой артиллерии, лучше заручиться мужской поддержкой.

Для того чтобы ваш журнал выглядел опрятно, не прокалывайте обложку, даже если очень хочется. Дырки делать следует как можно ближе к корешку (переплету), тогда при открытии страниц ниток практически не будет видно, и они не займут полезную площадь граф.

Дырок обычно делается две, расстояние между ними составляет 6-10 сантиметров. Располагаются отверстия примерно посередине книги.

После того как дырки сделаны, нитка вставляется в большую иглу и протягивается сквозь отверстия. Оба хвостика нитки должны остаться сзади журнала (между последним листом и задней частью обложки).

Длина нити

Также необходимо сразу прикинуть, какой длины отрезать нить, оба ее «хвостика» должны будут остаться свободными примерно на 15 сантиметров, но лучше действовать с запасом, лишние миллиметры всегда можно обрезать. Концы нужны для того, чтобы сверху них можно было приклеить контрольный листок с количеством пронумерованных страниц.

Контрольный лист

Весь смысл прошивки журналов состоит в том, чтобы при помощи своеобразной самодельной «пломбы» навечно зафиксировать количество листов, которые должны присутствовать в данном документе при любых обстоятельствах.

Нам понадобится вырезанный кусочек листа, примерно 10*10 см, на нём необходимо написать вручную либо отпечатать на компьютере следующий текст: «В данном журнале пронумеровано и прошнуровано «….» страниц. Руководитель предприятия должен поставить на бумажном квадрате свою резолюцию, дополнительно ставится дата операции.

Нить связывается в узел, а концы остаются свободными, контрольный листок наклеивается при помощи ПВА, на сам узелок и часть нитей. После того как клей подсохнет, руководитель ставит на контрольный лист печать так, чтобы она вышла за его края и след присутствовал на самой обложке. Вот такая применяется элементарная схема для защиты от посягательства на целостность журналов.

Полезные советы

1. Журналом может стать даже самая обыкновенная ученическая тетрадь.
2. Перелопатив информацию о том, как прошивать журнал, не всегда можно натолкнуться на следующий полезный совет.

   Следите за натяжением, прошивка должна быть выполнена достаточно свободно, в противном случае шнурок/нить будут врезаться в отверстия и рвать страницы, либо книгу невозможно будет открыть полностью. Туго сшитый журнал не позволяет вести записи в центре разворота.

3. А еще можно найти в интернете нужную форму установленного образца, распечатать, проколоть дыроколом, сшить, наклеить «контрольку».
4. Желательно крепить контрольный листок клеем-карандашом: ПВА долго сохнет, а влага часто размывает подпись и печать, поставленную руководителем в спешке.
5. Случаются ситуации, когда внести какие-нибудь изменения в журнал все же необходимо. Например, из-за досадной оплошности или безответственности должностного лица были внесены некорректные данные, либо вовсе регистрационная информация отсутствует, в этом случае порой приходится переписать журнал полностью.

Кстати, сейчас в интернете есть масса порталов, которые за небольшие деньги и в быстрые сроки могут предложить приобрести любой образец. Плюс такой покупки состоит в том, что журналы уже придут вам с отверстиями для нитки либо даже уже прошитые полностью, и не нужно будет думать о том, как прошивать журнал самому.

Инженеров по защите жизни и здоровья работников обычно интересует, как прошить журнал по охране труда, но особой премудрости здесь нет – все эти документы шнуруются по одному принципу.

Кстати, журнал по охране труда – это один из тех, которые работодатель должен «холить и лелеять», ведь, случись что с сотрудником на производстве, первым делом контролирующие органы спросят про книгу, где эти самые сотрудники ознакомились под подпись с правилами техники безопасности.

Информация кадровику

А вот книга регистрации учёта трудовых книжек и вкладышей в них должна быть не просто прошита, а скреплена сургучной печатью либо опломбирована. Стандартная схема, как прошивать журналдля внесения сведений о трудовых книжках, здесь не подойдёт.

Некоторые итоги

Повторим основные правила, озвученные выше:

• Перед работой внимательно изучить инструкцию о том, как прошивать журнал.
• Определиться с «колющим» инструментом.
• Не прокалывать обложку (только сами листы).
• Не делать отверстия далеко от обложки – журнал будет неудобно открывать.
• Нить должна быть прочной.
• Не просчитаться с длиной нити, дабы не переделывать всё заново.
• Журнал пронумеровать.
• Наклеить контрольный лист, где будет указано количество прошиваемых страниц, дата прошивки.
• Скрепить печатью.

Надеемся, что после прочтения статьи у вас не осталось вопросов по поводу того, как прошить журнал регистрации и тому подобные документы.

Источник: https://FB.ru/article/290370/kak-proshivat-jurnal-ucheta

Нужно прошивать журнала исходящей корреспонденции в 2019

Строгого регламента по прошивке документов нет, однако действуют рекомендации, которые были официально утверждены Росархивом. Кроме этого, на территории России действует инструкция по документированию от Центрального банка РФ, а также ГОСТ по делопроизводству и архивному делу.

Жёстких стандартов не существует, поэтому разобраться в том, как правильно прошить журнал очень сложно, ведь каждый проверяющий орган требует соблюдать свои рекомендации и правила. Оформляем обложку.

Она может быть стандартных размеров (для листов А4 чаще всего), нестандартных из-за формата документации, а также для долгого хранения.

В организации ведут журнал регистрации исходящих документов, журнал регистрации входящих документов, журналы скреплены скобами, они не прошиты, не пронумерованы и не скреплены подписью и печатью директора организации, покупаем эти журналы в магазине

Следовательно, законодательство не содержит обязанности прошивать и опечатывать эти журналы.

Наименование журнала(кликните по названию, чтобы открыть готовый для заполнения документ) Обязательность ведения Форма Назначение Срок хранения Не предусмотрена Произвольная Для учета и систематизации входящей корреспонденции 5 лет Не предусмотрена Произвольная Для учета и систематизации исходящей корреспонденции 5 лет Однако, учитывая практику, а также во избежание утери каких-либо данных из регистрационного журнала (например, путем вырывания листов), по нашему мнению прошивать и опечатывать необходимо все журналы регистрации. К сожалению, законодательство не содержит четких инструкций и нормативных актов по прошивке документов и скреплению заверительных надписей.

Но есть общие собственные требования различных инстанций, к примеру, общие рекомендации по прошивке документов формата А4

Журнал регистрации входящих и исходящих документов: оформляем правильно

В этом случае целесообразно вести три вида таких журналов:

1. Для внутренних документов.
2. Исходящих документов;
3. Входящих документов;

Все виды журналов можно вести по старинке, вручную заполняя графы обычной ручкой или электронным способом, через интернет. Регистрация входящего документа при помощи 1С описана данным видеороликом: Они не имеют официально утвержденной формы.

В случае, когда учет входящей и исходящей корреспонденции у вас ведется электронно, нужно будет скачать из интернета шаблон журнала и заполнять его. Так, у нас можно скачать бесплатно бланк журнала .

Регистрация документов.

Входящая и исходящая корреспонденция.

Так, выданная работнику справка считается действительной только при условии наличия регистрационного номера.

Что касается входящей документации, то регистрации подлежат документы, полученные любыми способами доставки, включая электронную почту и факс. Если речь идет о внутренней документации компании, то документ, переданный в иное структурное подразделение, регистрируется только один раз, что облегчает поиск и отслеживание документации.

При необходимости получить сведения о регистрационных данных документа другого подразделения разрешено делать копию страницы журнала учета входящей/исходящей корреспонденции. Журнал регистрации заполняется секретарем, референтом, офис-менеджером, делопроизводителем или иным работником, исполняющим аналогичные обязанности.

Утвержденной формы оформления журнала на сегодняшний день не существует. Руководство каждой организации вправе решать, каким образом осуществлять регистрацию корреспонденции и какие графы должны быть включены в журнал.

Журнал регистрации исходящих документов: покупка и начало ведения(2019г)

В этом случае целесообразно вести три вида таких журналов:

1. Исходящих документов;
2. Входящих документов;
3. Для внутренних документов.

Все виды журналов можно вести по старинке, вручную заполняя графы обычной ручкой или электронным способом, через интернет.

Регистрация входящего документа при помощи 1С описана данным видеороликом: Они не имеют официально утвержденной формы. Каждый руководитель, исходя из своих потребностей, самостоятельно решает в каком виде удобнее вести учет информации. Можно купить в типографии или любом специализированном магазине стандартный журнал и в нем расчертить графы так как нужно именно вашему предприятию.

А можно сделать это в обычной школьной тетради.

Журнал регистрации входящих документов: для чего он нужен и как заполняется

Секретарь или делопроизводитель будет знать, что документ под таким-то номером должен быть рассмотрен в ближайшее время.

Иногда лицо, ответственное за ведение журнала, может внезапно заболеть или уехать в командировку, и руководитель предприятия сможет, пробежавшись глазами по списку входящей корреспонденции, найти нужный ему документ. Бывают такие случаи, когда журнал поможет защитить саму администрацию от надуманных обвинений.

Например, партнёр по бизнесу может уверять, что вовремя выслал необходимые бумаги и будет называть точную дату, когда они должны были прийти. Фиксация приходящей корреспонденции позволит избежать ложных обвинений.

Специальная отметка о решении проблемы и ответе на письмо позволяют не скапливать макулатуру, а своевременно избавляться от ненужной корреспонденции.

Другими словами, данный журнал – это своеобразный шкаф с множеством полочек, позволяющих не смешивать все письма в общую кучу.

Некоторые секреты входящих документов

• Темы:
• Документооборот
• Регистрация документов
• Входящие документы

Каждый секретарь должен уметь работать не только с внутренней документацией в организации, но и с входящей корреспонденцией. О том, какие документы являются входящими, как их регистрировать и как оформлять – читайте в статье.

Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69).

Три вида журналов по кадрам

Вообще, все кадровые журналы и книги учета можно разделить на три группы.

1. Те, что нужно обязательно вести в бумажном виде и оформлять по строгим правилам. Таких книг всего две, о них я написала только что чуть выше.
2. Те, в которых работники или кадровики расписываются за что-то. Например, работник при приеме ставит подпись о своем ознакомлении с локальными нормативными актами компании.

   Такие журналы ведутся в бумажном виде, но ни прошивать, ни пломбировать их не надо.

3. Электронные журналы. Это простые учетные формы, в которых никто не расписывается. Таких большинство. Это полноценные, но полностью электронные документы, и даже после закрытия распечатывать их не надо.

А можно сделать это в обычной школьной тетради.

В случае, когда учет входящей и исходящей корреспонденции у вас ведется электронно, нужно будет скачать из интернета шаблон журнала и заполнять его. Так, у нас можно скачать бесплатно бланк журнала здесь.

В журнале регистрации входящих и исходящих документов должны быть следующие разделы:

1. Порядковый номер входящего или исходящего документа;
2. От кого получен документ или кому отправлен;
3. Направленность документа (судебное, информационное, личное, в отдел кадров и т.д.);
4. Ответственный исполнитель документа;
5. Примечание.

Правила и требования по заполнению

• Для начала нужно заполнить титульный лист журнала.

Регистрировать посредством компьютера бумаги особенно просто, использовав таблицы в офисных программах Word, Excel. Такую книгу можно защитить от входа посторонних лиц паролем, сделав ее доступной только для уполномоченных лиц.

Бумажный образец журнала регистрации все-таки необходимо использовать для особо важных входящих документов, информация о которых подлежит длительному архивному хранению, этот вариант более предпочтительный в данном случае.

Образец оформления

Источник: http://rabotnika.ru/sostavleniya-zhurnala-registracii-vxodyashhej-dokumentacii/

Регистрация исходящих документов — Отличный секретарь

В этой статье мы не только подробно рассмотрим процесс учета исходящих документов, но и полностью алгоритм их подготовки с момента создания проекта до помещения в дело.

входящий номер, который получило письмо у адресата, это нужно сделать и зафиксировать его в графе 10.

В графе 11 можно указать дополнительную информацию, относящуюся к данному документу – отметка об исполнении, полученном ответе, о возврате недоставленного документа и пр.

Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета, и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике.

ВАЖНО: Журнал регистрации исходящих документов НЕ прошнурован, а лишь подготовлен для шнуровки: журнал имеет сквозные отверстия и надпись-заверитель на последней странице журнала.

Источник: http://www.HR-OK.ru/e-store/office/5162/

Журнала регистрации исходящих документов: порядок ведения

В статье рассмотрен порядок ведения журнала регистрации исходящих документов.

Прошивку производят с задней стороны собранных вместе листов.

• Иглу вводят сначала в среднее отверстие. Лучше использовать двойную прошивку. Когда сшивание завершено, иголку с ниткой вводят в центральное отверстие и выводят на заднюю сторону собранных вместе документов. Оставшийся конец нитки нужно завязать узелком.

Как прошивать документацию ниткой

Подготовка принадлежностей:

• иглы с нитью подходящей толщины
• документов, которые необходимо прошить
• шило или другой инструмент для проделывания проколов в бумаге
• печати организации
• клея канцелярского

Прошиваем документ в 3 этапа:

• Готовим бумаги для прошивки.

Внимание Это правило действует даже в случае, если в нем отмечались приказы по основной деятельности или кадровые документы, имеющие постоянный срок хранения.

Правило: для того чтобы иметь право на уничтожение журнала регистрации исходящих документов, необходимо удостовериться в том, что сроки хранения всех отмеченных в нем бумаг истекли.

Обычно срок не превышает 3-5 лет. Но бывают исключения из правил.

По этой причине опытные кадровики, секретари, главы подразделений или другие сотрудники, на чью долю выпало ведение журнала, частенько прибегают к разделению журналов.

В одном регистрируют документы с постоянным сроком хранения (также те, что хранятся 75 лет), а другой оставляют под «скоропортящиеся» документы, теряющие юридическую силу в течение 3-5 лет.

Источник: http://piv-zapravka.ru/nuzhno-proshivat-zhurnala-ishodyashhej-korrespondentsii-v-2018/