Протокол планерок образец

➤ Образцы протоколов совещания

Каждое заседание, совещание и деловая встреча требуют процедуры протоколирования. В данном материале мы подробно рассмотрим образцы протоколов, а также расскажем о правилах их оформления.

Скачайте образец протокола:

Многие сотрудники секретариата знают, что оформление и составление протокола — долгое и утомительное занятие. Связано это с тем, что данный документ содержит в себе огромное количество информации, объем которой не ограничивается одной-двумя страницами.

Кроме того, чтобы оформление образца протокола было наиболее корректным, а сам документ информативным, необходимо приступить к данному процессу как можно раньше. Однако для этого, прежде всего, необходимо понимать, в каком случае потребуется составление данной документации.

По этой причине мы рассмотрим основные события, в ходе которых потребуется вести протокол.

Совещание

Совещание может быть как плановым, организуемым через определенные временные промежутки, так и срочным. В любом случае ход совещания нужно фиксировать в протоколе.

Удобство проведения плановых совещаний заключается в том, что секретарь имеет возможность заблаговременно составить программу совещания, определить ход мероприятия, выступающих и количество вопросов. Наличие такой информации позволяет заблаговременно приступить к оформлению формы протоколов.

В данном случае важно понимать, что в ходе совещания всегда рассматриваются текущие вопросы и задачи, требующие решения. Именно это и является основой протокола, а точнее, рассмотренные вопросы, принятые решения, ответственные лица.

Заседание

Существуют различные виды данного мероприятия: заседание коллегиальных органов, акционеров, экспертной комиссии. При этом в данном случае необязательно иметь какие-либо текущие вопросы, которые требуют решения.

Напротив, как правило, заседание носит более пространный и долгосрочный характер. К примеру, могут определяться направление деятельности организации на ближайшие года, подведение итогов эффективности предприятия.

Проще говоря, совещание решает текущие вопросы, а на заседании рассматриваются общие вопросы, которые касаются политики организации и ее деятельности.

Важно понимать, что протокол заседания также должен фиксировать ход мероприятия. При этом в рамках события могут отсутствовать какие-либо решения, однако ход обсуждения различных вопросов должен быть отображен в соответствующем документе.

Отметим, что заседание экспертной комиссии должно проводиться регулярно (раз в год) с целью рассмотрения ежегодно возникающих вопросов. К примеру, заседание о рассмотрении новой номенклатуры дел, описи личных дел, документов, выделенных к уничтожению.

В данном случае каждое принятое решение ЭК должно фиксироваться в протоколе, в противном случае та же процедура уничтожения документов может стать незаконной при отсутствии основополагающего документа (в данном случае протокола).

При этом форма протокола заседания комиссии может практически не меняться из года в год.

Образец протокола заседания

Скачать образец полностью

Собрание

Бланк протокола собрания очень схож с документированием заседания. Главное отличие документов состоит в самом мероприятии: если в заседании принимают участие ответственные лица, то собрание может происходить среди всех работников организации.

По этой причине количество участников события может в разы превышать аудиторию заседания, как и продолжительность мероприятия. В связи с этим целесообразно фиксировать все происходящее с помощью записывающих средств.

В последствии на их основании заполняется предварительно составленная форма протокола собрания.

Отметим, что протокол собрания (образец представлен ниже) не должен содержать подробные высказывания всех присутствующих. Как правило решения на мероприятиях такого масштаба принимаются с помощью ания. В таком случае протоколирования состоит из озвученных вопросов и результатов ания с принятыми решениями.

Пример протокола собрания

Скачать образец полностью

Образцы протоколов

Помимо того, что протоколы, образца которых мы рассмотрим, различаются по разновидности мероприятия, они также могут иметь полную и краткую форму. Предлагаем рассмотреть, в чем заключаются их отличия.

Краткая форма

Данный вид протоколирования содержит информацию о рассмотренных вопросах и принятых решениях. Также в кратком протоколе указываются фамилии выступивших и ответственных за принятые решения лиц. Краткая форма не фиксирует полных ход события, а лишь дает информацию о принятии решений по определенным вопросам.

Краткий протокол совещания: образец

Полная форма

Данная форма протокола содержит более подробную информацию о ходе мероприятия. Можно сказать, что в данном случае в документе отображается в хронологической последовательности все событие. Кроме того, полное протоколирование подразумевает и подробное изложение докладов и выступлений участников, их позицию, прозвучавшие мнения и вопросы.

Полный протокол образец

Стенографическая форма

Представленный образец протокола заполняется на основании стенограммы мероприятия либо диктофонной записи. Объем данного документа значительно превышает вышеуказанные формы, так как дословно описывает мероприятие. Проще говоря, все высказывания, доклады и вопросы, озвученные в ходе мероприятия, фиксируются в данной форме.

Как составить протокол

Образец составления протокола подразумевает разбитие текста на две части: вводную и основную. Документ начинается со слова “председатель”. Оно печатается через два интервала после заголовка, прямо от полей с нулевого положения табулятора с прописной буквы. После тире указывают фамилию председателя, инициалы. Так же оформляется слово «секретарь». Например,

Далее идет перечисление присутствующих. После необходимо перечислить фамилии приглашенных лиц с указанием их должностей. Также отметим, что на расширенных собраниях и заседаниях с большим количеством присутствующих лиц их состав указывается лишь количественно, а пофамильный список в дальнейшем прикладывается к протоколу.

Скачайте образцы протоколов

Образец заполнения протокола состоит из разделов, соответствующим пунктам повестки дня. В каждом пункте могут быть такие части: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие, и таким образом они зрительно разбивают текст.

Оформление и протоколирование

Только правильный порядок оформления протокола в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, основанием для принятия которых стало заседание, совещание или собрание. В данном случае основы оформления и протоколирования помогут вам разобраться в данной процедуре.

Пример оформления протокола является основным распорядительным документом коллегиального управления и почти всегда оформляется как многостраничный документ.

Поэтому при оформлении первого листа необходимо использовать общий бланк организации или предприятия, а если образец оформления протокола отсутствует, то документ оформляется на листах бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка.

Следует учитывать, что пример протокола датируется датой проведения мероприятия, а не составления и оформления документа. В случае, если заседание длилось на протяжении нескольких дней, дату следует проставлять через тире, например, 12-15.06.2016.

Каждому документу присваивается свой номер, соответствующий порядковому номеру события, начиная с нового календарного года. При этом номера заседаний, совещаний и собраний определяются обособленно друг от друга.

Под местом заседания подразумевается город, в котором проходило мероприятие.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/211023-qqq-17-m8-obraztsy-protokolov

Протокол совещания: образец и бланк документа

По результату проведения заседания, собрания или совещания почти всегда составляется протокол по соответствующему образцу. Особенности заполнения и готовый пример документа можно найти ниже.

Скачать образец бланков можно в конце статьи.

Основное назначение

По ходу проведения совещания всегда составляется протокол, причем руководство само решает, каким образцом лучше воспользоваться. Этот документ выполняет сразу несколько функций:

1. Фиксирует информацию обо всех присутствующих и выступавших.
2. Содержит все ключевые решения, принятые в ходе данного совещания.
3. Отражает фактическое состояние переговорного процесса, фиксирует ключевые договоренности на данном этапе.

Таким образом, основная задача документа – зафиксировать факт проведенного совещания и всех решений, которые были приняты по результату.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Не все заседания протоколируются, поэтому руководство компании вправе самостоятельно решать, в каком случае составлять отчетный документ, в каком – нет. Обычно протоколы применяются на тех совещаниях, на которых обсуждаются вопросы, непосредственно влияющие на будущее развитие организации.

документа

В законодательстве не разработано никаких требований документа, и тем более нет единой формы. Поэтому каждая компания может использовать собственный бланк. В том числе можно применять разные варианты бланков для конкретных случаев (например, собрание отдела, внеочередное совещание или совместное заседание с представителями контрагента).

Обычно в документе отражаются такие сведения:

1. Полное название компании, номер протокола и дата его составления. Нумерацию можно проводить сквозную – с началом отсчета с каждого календарного года.
2. Состав присутствующих:

• председатель комиссии;
• ответственный секретарь, фиксирующий записи в протоколе;
• остальные присутствующие – обычно список выносится в конец документа.

1. Повестка дня – т.е. список вопросов, которые предполагается обсудить. Составляется заранее и доводится до сведения всех присутствующих (обычно создаются специальные объявления за несколько дней за собрания).
2. Список выступавших (ФИО, должность, тема выступления, затронутые вопросы).
3. Решения, которые были приняты в результате совещания.
4. Подписи председателя и секретаря, расшифровки подписей (фамилия и инициалы).
5. Если к протоколу прикладываются дополнительные документы, а также материалы аудиозаписей, фото- и видеосъемки, этот факт обязательно отражается в документе. В конце прописывают слово «Приложения» и перечисляют названия документов и других материалов, их количество и вид (оригинал или копия), а также количество страниц.

Бланк и образец 2019

В наиболее простом случае бланк выглядит так.

А в качестве образца можно выбрать такую форму:

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В разделе «ПОСТАНОВИЛИ» с описанием решения нередко приводятся и результаты процедуры ание, если оно было проведено на собрании. Результаты фиксируются простым суммированием «ЗА», «ПРОТИВ» и воздержавшихся.

Краткая и полная разновидности

В одной и той же организации могут проводиться разные совещания. Важность того или иного собрания зависит от вопросов, которые на нем рассматриваются. И они же определяют выбор того или иного образца, по которому будет составлен протокол. В целом можно выделить 2 разновидности документа:

1. Краткий протокол – как правило, составляется для фиксирования информации, полученной в ходе оперативного, обычного совещания, на котором рассматриваются текущие вопросы. В нем достаточно просто упомянуть всех выступавших (ФИО, должность) и кратко описать тему выступления (это и есть тема доклада). В некоторых случаях фиксируют и отдельные вопросы в виде пунктов плана. Вот образец краткого протокола совещания. 
2. Полный – здесь необходимо более точное и полное фиксирование сведений о темах выступления. Приводится не только сам доклад выступавшего, но и реплики, обсуждения собравшихся. Нередко составляются стенограммы (точные цитаты с фиксированием каждого слова докладчика, его оппонентов и других лиц). Вот пример такого документа. 

Выписка из протокола

В случае необходимости получения некоторых сведений из протокола, составляется выписка. Этот документ представляет собой точную копию части протокола. В выписке обязательно фиксируется дата составления основного документа, его номер, название компании. Верность копии заверяется личной подпись, секретаря и/или председателя собрания.

Особенности ведения

В случае отчетных собраний по итогам года обычно выбирают расширенные формы документа. Если же речь идет о собрании отдельного структурного подразделения, руководители, как правило, выбирают наиболее простой шаблон.

Особенности фиксирования фактов и хранения протокола следующие:

1. Образец протокола совещания утверждает руководство компании или конкретного структурного подразделения организации.
2. Ведется непосредственно в момент проведения собрания. Назначается специальный сотрудник, ответственный за оформление документа. В большинстве случаев это секретарь, который также исполняет обязанности секретаря собрания.
3. Во избежание неточностей, некорректного толкования фраз выступающих нередко производится дополнительное фиксирование всех событий, происходящих во время собрания. Применяются средства аудио- и видеозаписи. Впоследствии при необходимости в приложение к протоколу приводятся стенограммы выступлений – точные цитаты того, что говорили сотрудники и другие приглашенные лица.
4. Количество оригинальных экземпляров составляется в зависимости от ситуации. Как правило, достаточно одного оригинала. Однако в случае проведения собрания с участием партнера (представителей другой фирмы) возникает необходимость составления 2 оригиналов. Обычно такие собрания проводятся на разных этапах деловых переговоров.
5. Что касается копий документа, можно составить любое их количество. Такая необходимость возникает при проведении собраний, решения которых обязательны для всех отделов организации. Тогда копии рассылаются во все структурные подразделения. Как правило, они заверяются оригинальной печатью и собственноручной подписью руководителя.

Чтобы избежать возможных неточностей, применяют средства аудио- и видеозаписи, чтобы впоследствии стенографически точно воспроизвести выступление каждого сотрудника или приглашенного лица.

Скачать образцы бланков:

Пустой бланк протокола совещания (word)

Образец заполнения протокола совещания (word)

ссылкой:

(8 4,88 из 5)
Загрузка…

Источник: https://2ann.ru/protokol-soveshhaniya/

Как составить протокол совещаний по ГОСТу

На педсоветах и оперативных совещаниях, которые будете проводить во втором учебном полугодии, фиксируйте результаты в протоколах по новому ГОСТу. В статье – образцы протоколов с рекомендациями по оформлению.

Протокол обеспечивает юридическую силу решений, которые приняли на педсовете или совещании. Поэтому важно оформлять этот документ. В статье – какую форму протокола использовать на разных собраниях, как оформлять реквизиты документа, как его регистрировать, а также образцы протоколов и журнала их регистрации.

Какой протокол выбрать

Есть два вида протоколов: краткий и полный. В кратком протоколе по каждому вопросу перечисляйте выступающих и принятые решения. В полном – документируйте весь ход обсуждения. Какой протокол составить, решает тот, кто председательствует на совете или совещании.

Поручите секретарю вести краткий протокол, если заседание носит оперативный характер. Используйте полный протокол, если нужно подробно документировать заседание. Например, когда обсуждаете конфликтную ситуацию.

Какой структуры придерживаться

Протокол состоит из двух частей – вводной и основной.

Вводная часть

Во вводной части надо указать председателя, секретаря. Там же нужно перечислить работников, которые присутствуют, приглашенных людей и указать повестку дня. Чтобы указать председателя, напишите фамилию и инициалы работника, который ведет заседание. Секретарь – работник, который составляет протокол. Напишите его фамилию и инициалы.

Чтобы отметить присутствующих, надо написать фамилии и инициалы работников, которые участвуют в заседании. Если их больше 15 человек, то отметьте общее количество участников и составьте отдельный список. Оформите его как приложение к протоколу. Например: «Присутствовали: 42 человека (список прилагается)».

Если есть приглашенные лица, то напишите должности, фамилии и инициалы людей, которые не работают в образовательной организации, но участвуют в обсуждении повестки дня. Приглашенными также могут быть работники, которые не входят в состав, например, коллегиального органа, который проводит заседание.

Повестка дня – это перечень вопросов для обсуждения, должность, фамилия и инициалы докладчика по каждому вопросу, при необходимости – время на обсуждение вопроса.

Основная часть

Обратите внимание

Если кто-то из присутствующих не согласен с принятым решением, оформите после раздела «РЕШИЛИ» раздел «ОСОБОЕ МНЕНИЕ»

Основную часть протокола изложите в виде разделов. Предусмотрите столько разделов, сколько вопросов в повестке дня. Номер раздела должен соответствовать номеру вопроса в повестке дня. Оформляйте каждый раздел по схеме: Слушали – Выступили – Постановили (или Решили).

«СЛУШАЛИ». Укажите фамилию и инициалы докладчика. Дайте краткое содержание выступления. Можете приложить к протоколу презентацию или текст выступления. В этом случае после краткого содержания выступления отметьте: «Презентация прилагается» или «Текст выступления прилагается».

«ВЫСТУПИЛИ». Запишите фамилии и инициалы выступающих после доклада. Дайте краткое содержание их мнений.

«ПОСТАНОВИЛИ» или «РЕШИЛИ». Перечислите решения и поручения, которые приняли по каждому вопросу повестки дня.

Записывайте решения и поручения в повелительной форме – «провести, организовать, представить…», указывайте ответственного, срок выполнения и содержание. Нумеруйте решения по каждому вопросу повестки дня, начиная с № 1.

Решения по важным и принципиальным вопросам принимайте по результатам ания. Информацию о ании вписывайте в протокол.

Популярные программы обучения за 500 руб

Оформляйте протоколы на стандартном листе бумаги либо на специальном бланке протокола. Бланк протокола, срок его подготовки и порядок работы с ним утвердите в Инструкции по делопроизводству.

Реквизиты протокола оформляйте по ГОСТ Р 7.0.97–2016. Проследите, чтобы в бланке протокола были обязательные реквизиты: наименование школы, вид документа, дата, регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту (вид мероприятия), сам текст, отметка о приложении (если есть), подписи председателя и секретаря заседания.

Как вести и регистрировать протоколы

Поручите вести протоколы секретарю заседания. Пусть он составляет их на основании стенограммы или диктофонной записи, своих рукописных записей, а также текстов докладов, выступлений, справок и проектов решений. Секретарем может быть секретарь руководителя или один из участников совещания, заседания, собрания.

Протокол подписывают председатель и секретарь. Копии предоставляют участникам совещания. Можете разослать их по электронной почте. Согласовывать протокол и знакомить с ним под подпись участников не нужно.

Регистрируйте протокол в учетной форме. Указывайте порядковый номер протокола, дату заседания, Ф. И. О. и должность председателя, дополнительную информацию в графе «Примечание». Смотрите образец журнала регистрации протоколов в конце статьи.

Номер протокола присваивайте по порядковому номеру заседания. Нумерацию ведите в пределах учебного года.

Дата протокола – дата заседания. Если в образовательной организации не используют СЭД, то дополните журнал регистрации графой «Выполнение поручений по протоколу». В каждом протоколе может быть несколько поручений. Учитывайте их так: первая цифра – номер вопроса в повестке дня; вторая, написанная через косую черту, – номер задания по этому вопросу.

Протоколы с разными сроками хранения учитывайте в отдельных регистрационных формах.

По Вашим многочисленным просьбам, мы продлеваем акцию и увеличиваем скидку до 30% на все программы профессиональной переподготовки и повышения квалификации. Успейте подать заявку на семинары по 499 руб. Акция действует весь январь!

Титульный лист на титульном листе указывайте даты начала и окончания ведения журнала. Регистрируйте протоколы в пределах календарного года .Номер поручения .Эти цифры возьмите в протоколе. Первая цифра – номер вопроса в повестке дня, а вторая – номер поручения по этому вопросу

Скачать образец журнала регистрации протокола 

 Скачать шаблон краткого протокола

Скачать образец краткого протокола

Скачать шаблон полного протокола

Скачать образец полного протокола

Источник: http://anna-muratova-school.ru/news/kak-sostavit-protokol-soveshhaniy-po-gostu/

Как составляется протокол совещания

Совещания проводятся в большинстве организаций вне зависимости от формы собственности. На них сотрудники и руководители обмениваются информацией по текущим вопросам, принимают оперативные решения.

Чтобы такое мероприятие проходило с максимальной эффективностью, ведётся протокол совещания.

Этот документ имеет одновременно информационную и распорядительную функцию: в нём фиксируются сведения о поднятых вопросах и принятых решениях.

Как вести

Протоколирование хода совещания входит в обязанности секретаря руководителя организации. Данная функция может исполняться и другим сотрудником.

До начала совещания секретарю передают список приглашённых и примерный перечень вопросов. Участники представляют тезисы докладов.

Это помогает готовить шаблон документа, чтобы ускорить работу по составлению итоговой версии протокола. Если участников много, то желательно завести регистрационный лист, где будут указаны Ф.И.О. явившихся лиц.

После начала совещания секретарь зафиксирует окончательный список присутствующих.

Запись информации ведётся секретарём совещания по ходу мероприятия. Для того, чтобы повысить точность протоколирования, используются диктофонные записи. Все слова фиксируются на цифровом носителе, а после воспроизводятся при окончательном оформлении документа.

Если проводится большое собрание с большим количеством участников, то прокол ведут 2 секретаря. Работа сразу двух специалистов над протоколом поможет ускорить процесс, если совещание затянется.

Отдельные реплики, замечания, комментарии, обсуждения вопросов, не относящихся к тематике заседаний, не отражаются в документе. В протоколе фиксируется общий смысл докладов, вопросов и предложений. Точно записываются решения и поручения, которые даёт руководитель отдельным исполнителям.

Если руководителю понадобится точная информация, то он потребует представить отчёт за подписью ответственного сотрудника. На совещаниях оговаривается положение вещей в целом, поэтому нет нужды в детальной записи. В итоге, в протоколе тезисно отражается ход заседания: обсуждённые темы, поднятые вопросы и принятые решения.

В некоторых случаях руководители организации требуют именно дословной фиксации каждой фразы. Это характерно для совещаний в современных компаниях, где на подобных мероприятиях решается большое количество оперативных вопросов.

Оформление

Нередко можно встретить упоминания о том, что протоколы должны вестись на специальных бланках. Так происходит, если подобные встречи проходят в государственных ведомствах, например, в муниципальных органах власти.

В обычных организациях редко вводятся специальные формы для протоколирования. Исключение составляют особые виды совещаний, например, работа совета директоров акционерного общества.

Протокол совещания должен содержать следующие сведения:

• дату и номер;
• наименование организации;
• вид документа с указанием мероприятия;
• место проведения собрания.

Также каждый лист нумеруется, чтобы можно было точно проследить ход совещания;

1. Список присутствующих и их роли. Необходимо указать Ф.И.О. и должность специалиста, ведущего протокол, начальника, ведущего совещания, иных участников совещания. Вместо него может быть использован явочный лист, где расписываются пришедшие работники;
2. Если на мероприятии были лица, представляющие другие организации, то их указывают с пометкой «Приглашённые»;
3. Основная часть протокола состоит из 3-х последовательных блоков:

• Слушали. Указывается Ф.И.О. и должность докладчика, основная тема выступления, краткое изложение сведений выступления;
• Выступили. Фиксируется Ф.И.О. и должность лица, которое задавало вопросы или давало комментарии по существу выступления;
• Решили. По результату доклада руководитель даёт поручения или накладывает резолюцию. Решение записывается секретарём подробно, так как оно имеет обязательную силу для сотрудников. Указываются сроки выполнения заданий.

1. В конце протокола ставятся подписи секретаря и руководителя совещания. Печать не требуется.

Окончательный вариант документа готовится некоторое время после проведения заседания. Это может занять несколько часов или несколько дней, в зависимости от объёма информации. Далее он подаётся для подписи начальнику, который руководил мероприятием.

После этого протокол рассылается заинтересованным лицам, либо из него делаются официальные выписки с поручениями для конкретных исполнителей.

Протокол оперативного совещания

Оперативное совещание имеет несколько особенностей:

• Чёткая периодичность проведения (например, раз в неделю в определённое время);
• Стабильный состав участников;
• Практически неизменные темы и вопросы;
• Короткая длительность.

Эти характеристики накладывают отпечаток на составление протокола оперативного совещания. Секретарь заранее знает алгоритм работы, вопросы, которые будут обсуждаться. Это позволяет ускорить работу над итоговым документом, сформировать большую его часть заранее.

Протокол заседания готовится быстро, чтобы документ был сразу подан на подпись руководителю.

Хранение

При решении вопроса о хранении протоколов, секретарь должен изучить внутренние документы организации.

Так, протоколы совещания совета директоров или общего собрания акционеров акционерного общества должны храниться постоянно.

Документы находятся по месту расположения постоянно действующего органа организации. Такой порядок установлен в постановлении ФКЦБ № 03-33/пс от 16.07.2003 г.

, в котором содержатся нормы, регулирующие правила и сроки хранения некоторых документов в акционерных обществах.

Обычно протоколы различных собраний хранятся 3 или 5 лет, после чего сдаются в архив и уничтожаются в соответствии с инструкциями.

Протокол совещаний – это не элемент ненужной бюрократии. Он помогает участникам собрания не забыть повестку дня и выполнить поручения руководителя в срок. Сегодня существуют электронные ресурсы для оперативной подготовки и рассылки подобных документов. Поэтому секретарь может быстро и в удобном виде представить готовую версию протокола всем заинтересованным лицам.

Источник: https://mirblankov.ru/protokol-soveshhaniya/

Образцы протоколов совещаний. Как составить протокол совещания: образец

Совещания проводят во многих организациях, какая бы форма собственности у них ни была. На них работники и руководители обмениваются важными сведениями, принимают решения. Чтобы мероприятие было эффективным, создается протокол совещания. Образец этого документа в организациях примерно одинаковый. О правилах составления протокола рассказано далее.

Типы совещаний

Эти мероприятия могут пройти неудачно, если не подготовиться к ним. Данная функция ложится на руководителя. Он должен определить характер мероприятия. Специалистами выделяется несколько типов совещаний:

1. Учебное (конференция), целью которого считается предоставление сотрудникам знаний, повышение их квалификации.
2. Информационное. Мероприятие требуется для обобщения информации и изучения разных точек зрения на появившиеся вопросы.
3. Разъяснительное. При таких совещаниях руководители убеждают работников в правильности выполняемой хозяйственной политики.
4. Проблемное. Мероприятие проводят для разработки метода решения актуальных проблем.

Каким бы ни был вид совещания, его обязательно оформляют документально. Это позволяет грамотно и организованно его проводить.

Подготовка

Чтобы совещание было эффективным, руководящим сотрудникам нужно знать о следующих правилах:

1. Нужно четко определить тему и желаемые итоги. Это позволит организованно провести мероприятие.
2. Тщательная разработка повестки дня. Нужно установить последовательность рассмотрения вопросов. При этом начинать лучше с легких вопросов, переходя к более сложным.
3. Необходимо ознакомить участников с фактами, которые будут обсуждаться. Это лучше делать до совещания.
4. Нужно заранее отправить приглашение лицам, которые должны присутствовать. Если некоторые не смогут помочь в решении вопросов, но должны знать результаты мероприятия, то им нужно предоставить протокол.
5. Место совещания должно выбираться на основе его целей. Условия размещения людей имеют важное значение в создании деловой обстановки.

Эти нюансы являются основными в подготовке к совещанию. При их соблюдении мероприятие будет проведено эффективно и организованно.

Зачем требуется протокол совещания?

В каждой организации регулярно проводятся совещания. Этот вид мероприятий помогает разрешить многие острые проблемы, своевременно принять решение по сложным задачам, создать стратегию развития фирмы.

Часто совещания не фиксируют протоколом, что считается нормой. Руководство может самостоятельно определить список мероприятий, в процессе которых ведется запись.

Им же устанавливается, где это делать необязательно.

Основным назначением протокола считается фиксация в письменной форме всех вопросов, задач и мнений, звучащих на заседании, а также совместное принятие решений. Лучшей формой считается детализированный протокол.

Обычно такой документ используется на мероприятиях, которые повлияют на будущее развитие фирмы. Кроме того, нужно фиксировать содержание встреч с предприятиями и работниками госучреждений.

Образцы протоколов совещаний для разных форм мероприятий подобны, есть лишь незначительные отличия.

Ведение

Протокол совещания ведет руководитель предприятия. Но эта функция может выполняться и другим работником. До этого мероприятия секретарю передается список приглашенных и примерный список вопросов.

Участниками предоставляются тезисы докладов. Это позволит подготовить шаблон документа для ускорения работы по составлению документа.

Образцы протоколов совещаний при таких мероприятиях на всех предприятиях подобные.

Когда участников много, лучше завести регистрационный лист, где будут фиксироваться Ф. И. О. явившихся. С началом совещания секретарем утверждается перечень присутствующих.

Запись сведений фиксируется секретарем во время мероприятия. Для повышения точности протоколирования применяются диктофонные записи.

Все слова записываются на цифровой носитель, а затем воспроизводятся при окончательном оформлении протокола.

Если на собрании много участников, то для ведения протокола приглашается 2 секретаря. Такая работа ускоряет процесс, если мероприятие затягивается.

Реплики, замечания, комментарии, которые не относятся к теме заседания, не включаются в содержание документа. Протокол включает общий смысл докладов, вопросов и предложений.

Точно фиксируются решения, поручения, которые предоставляются руководителем отдельным работникам.

Если руководителю необходимы точные сведения, то он может потребовать отчет за подписью ответственного лица. На совещаниях обсуждается положение вещей в общем, поэтому не нужно делать детальные записи.

В результате протокол включает ход заседания: обсуждаемые темы, вопросы, решения. Иногда руководители требуют дословной фиксации всех фраз.

Это происходит на совещаниях современных организаций, на которых решается множество оперативных вопросов.

Оперативное совещание

Данное мероприятие обладает следующими особенностями:

1. Конкретная периодичность, к примеру, каждую неделю.
2. Определенный состав присутствующих.
3. Подобные темы и вопросы.
4. Небольшая длительность.

Образец протокола оперативного совещания действует такой же, как и для обычного мероприятия. Только секретарь предварительно знакомится с алгоритмом работы, вопросами для обсуждения. Это ускоряет работу над документом, ведь большая его часть формируется заранее. Протокол готовится быстро, документ сразу подают на подпись руководству.

Вывод

Протокол собраний позволяет участникам помнить о повестке дня и выполнить поручения в положенный срок. Сейчас есть электронные ресурсы по оперативной подготовке и рассылке этой документации. Поэтому секретарю будет удобно представить версию протокола заинтересованным лицам.

Источник: https://FB.ru/article/367555/obraztsyi-protokolov-soveschaniy-kak-sostavit-protokol-soveschaniya-obrazets

Протокол встречи

«Я знаю, что вы сделали прошлым летом!» – послышалось из-за принтера. Казалось бы, самое время найти подходящее убежище и, вооружившись степлером, атаковать мужика в рыбацком плаще с крюком из одноименного фильма.

Но погодите, возможно это просто кто-то распечатал старинный протокол совещания и спешит напомнить, что нынешний «корпоратив» вы обещали организовать непременно на море.В суете дней мы не всегда можем вспомнить, где припарковали машину и что ели на завтрак, что уж говорить о деталях многочисленных деловых встреч.

И если для бытовой амнезии в верхнем ящике стола всегда хранится «глицинчик», то в последнем случае нас спасет всеведущий и злопамятный протокол встречи.

Для чего составляется протокол встречи?

Протокол встречи – это документ, в котором фиксируется ход встречи и принятые решения.

Рекомендуется к использованию практически в любой ситуации переговоров, деловых обсуждений и совещаний, где присутствует больше одного человека (хотя порой и для дебатов между демонами в голове он тоже был бы не лишним, а в случае с друзьями, когда вы решили бегать вместе по утрам, но не уточнили, в каком году, вообще крайне необходим).

Важно понимать, что договором протокол встречи не является и юридической силы не имеет, но при этом он намного больше, чем просто бюрократия.

Для участников предельно ясное закрепление результатов встречи при прозрачной их формулировке с красивыми «буллет-поинтами» повысит эффективность внутренних бизнес-процессов и откликнется конструктивностью в переговорах.

Учитывая, что людям свойственно воспринимать информацию по-разному, и магическую способность памяти ее искажать со временем, протокол как раз позволяет сделать так, чтобы все были, в буквальном переводе с английского, «на одной странице», то есть имели одинаковое понимание всех решений и дальнейших действий по обсуждаемым вопросам. Подтвержденные и подписанные участниками договоренности уже не просто «слово-воробей», а то самое, что не вырубишь топором.

Что нужно указать в протоколе встречи?

Начнем с названия. Ну скажем «Управление Семью Королевствами». Место и время проведения – «Королевская Гавань, 19.05.2019». Далее перечисляем присутствующих на встрече лиц и организации (от дома Старков – Арья Старк, Санса Старк, Бран Старк и т.д.).

В повестке дня перечисляем рассматриваемые вопросы (кто будет новым королем; смена формы правления в Семи Королевствах).

После повестки дня в протоколе кратко описывается ход встречи: кто выступал, какие предложения внес, какие высказывались возражения и контрпредложения (Сэм Тарли предложил выборность главы государства, был осмеян; Тирион Ланнистер внес кандидатуру Брана Старка на пост короля с последующим переходом к республике; Санса Старк настаивает на независимости Севера). В итоговой части описываются выводы, к которым пришли стороны, и решения, которые были приняты на будущее с указанием ответственного за выполнение лица (Королевств остается шесть под управлением Брана, Север выходит из состава федерации во главе с Сансой, смена монархической формы правления на республиканскую).

На практике часто протоколы рассылаются участникам уже после встречи, иногда и через несколько дней.

Однако лучше на финале совещания еще раз озвучить присутствующим все выводы и дальнейшие шаги по протоколу и подписать его непосредственно после окончания встречи.

Протокол встречи может быть подписан участниками или только тем, кто этот протокол составлял. На рассматриваемом здесь собрании протокол не велся, поэтому кто знает, как у них там сложится с демократией, когда дракон вернется.

Источник: https://formadoc.ru/entity/others/protokol-vstrechi/