Дебет и кредит покупка канцелярии авансовый отчет

Содержание

Расходы на канцтовары – как правильно потратиться на офисную «мелочевку»
Дебет и кредит покупка канцелярии авансовый отчет
Расходы на канцтовары – как правильно потратиться
Как отразить в учете канцелярские товары – НалогОбзор.Инфо

Расходы на канцтовары – как правильно потратиться на офисную «мелочевку»

Без канцелярских принадлежностей не может обойтись ни одно предприятие, независимо от того, чем оно занимается.

Несмотря на все больший сдвиг в сторону безбумажного документооборота, до сих пор верным спутником администрации, да и бухгалтерии в том числе, являются бумага, ручки, папки для бумаг многое другое.

В связи с этим в учете возникает особый вид затрат – расходы на канцтовары. Как же отражается в учете покупка такой необходимой категории товаров?

Что относится к канцтоварам

В бухгалтерском законодательстве и Налоговом кодексе понятие канцелярских принадлежностей не раскрывается. С точки зрения товароведения к ним относят следующие группы и виды товаров:

1) принадлежности для письма: карандаши, ручки, перья, наборы принадлежностей для письма, чернила;

2) принадлежности для черчения: чертежные инструменты и наборы, готовальни, чертежные доски, рейсшины, чертежные принадлежности (линейки, угольники), стирательные резинки, кнопки;

3) принадлежности для рисования: краски, кисти, картон

4) мелкоофисное оборудование: скрепки, дыроколы, степлеры, корректоры, зажимы, ластики, клей;

5) школьные товары: точилки, тетради;

6) средства оргтехники: калькуляторы.

Бухгалтерский учет канцтоваров

Канцтовары в бухгалтерском учете относятся к материалам и учитываются по счету 10 «Материалы», субсчет 10-9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности».

Относясь к такому виду активов как материально-производственные запасы, канцтовары принимаются к учету по фактической себестоимости, которая равна сумме фактических затрат на их покупку (кроме НДС, если организация – плательщик НДС, а если организация не является плательщиком НДС, то он входит в первоначальную стоимость канцтоваров) (пп.2,5,6 ПБУ 5/01)

Приобретение у поставщика по безналичному расчету

Приобретение канцелярских товаров возможно как по безналичному расчету, так и в порядке расчетов наличными через подотчетных лиц. В первом случае проводки по приобретению будут такие:

1. Если материалы учитываются на счете 10 по фактической себестоимости:

Дебет 10 – Кредит 60 – оприходованы канцтовары, поступившие от поставщика

Дебет 19 – Кредит 60 – учтен НДС по оприходованным канцтоварам

Дебет 68 – Кредит 19 – НДС принят к вычету

Дебет 60 – Кредит 51 – произведена оплата поставщику с расчетного счета

2. Если приобретение материалов учитывается с использованием счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей»:

Дебет 10 – Кредит 15 – поступили товары от поставщика по учетным ценам

Дебет 15 – Кредит 60 – поступили расчетные документы от поставщика от поставщика (фактические затраты)

Дебет 19 – Кредит 60 – учтен НДС по канцтоварам

Дебет 15 (16) – Кредит 16 (15) – списана разница между учетной и фактической себестоимостью

Дебет 68 – Кредит 19 – НДС принят к вычету

Дебет 60 – Кредит 51 – произведена оплата поставщику с расчетного счета

Приобретение через подотчетных лиц

Более распространенным случаем является приобретение канцтоваров через подотчетных лиц. Порядок выдачи денежных средств в подотчет прочитайте подробнее в написано тут .

Здесь же мы назовем проводки, которые делаются при покупке канцтоваров через подотчетных лиц:

Дебет 71 – Кредит 50 – выданы из кассы денежные средства в подотчет

Дебет 10 – Кредит 71 – утвержден авансовый отчет, канцтовары оприходованы на склад.

Обратите внимание: налоговые органы настаивают, что для принятия НДС к вычету обязательно наличие счета-фактуры (см. например, письма Минфина РФ от 9.03 2010г. №03-07-11/51, от 3.08 2010г. №03-07-11/335). Если он у вас есть, то отнесите его на 19 счет:

Дебет 19 – Кредит 71 – учтен «входной» НДС

Однако арбитражная практика показывает, что выделить НДС можно, если есть кассовый чек с указанием суммы НДС (постановление Президиума ВАС РФ от 13.05 2008г. №17718/07).

Документальное оформление

Самое большое затруднение, которое возникает в процессе приобретения канцелярских принадлежностей через подотчетных лиц, — это наличие необходимы оправдательных документов (п.

56 Методических указаний по бухгалтерскому учету МПЗ).

Кроме составления авансового отчета, подотчетное лицо должно предоставить документы, подтверждающие оплату и документы, которые позволяют определить конкретный перечень приобретенных товаров:

— кассовые чеки, квитанции к приходному кассовому ордеру, товарные чеки (подтверждают оплату);

— товарные чеки, накладные, счета магазинов (подтверждают ассортимент товаров).

Особое внимание нужно обратить на товарные чеки, которые должны содержать все реквизиты первичных учетных документов, приведенных в законе №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и содержать расшифровку приобретенных товаров по наименованиям: ручки, бумага офисная, блокнот, степлер и т.п. Общее название «канцтовары» в товарном чеке недопустимо!

При поступлении канцтоваров в организацию на них составляется приходный ордер №М-4 (утв. Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997г. №71а) или другой первичный документ, утвержденный в вашей организации.

При отпуске канцтоваров пользователям со склада составляется требование-накладная (форма №М-11). Спасать в затраты канцтовары при их отпуске можно одним из способов:

— по себестоимости каждой единицы;

— по средней себестоимости;

— по себестоимости первых по времени приобретения МПЗ (способ ФИФО);

— по стоимости последних по времени приобретений (ЛИФО) – этот способ можно использовать только в налоговом учете.

Расходы на канцтовары в налоговом учете

Для целей налогообложения прибыли расходы на канцтовары являются прочими расходами, связанными с производством и реализацией (пп.24 п.1 ст.264 НК), принимаются к учету по стоимости их приобретения без включения НДС.

Никаких норм расходования канцтоваров на предприятии законодательство не устанавливает. Впрочем, предприятие может разработать и свои нормы. Главное помнить, что расходы на канцтовары должны быть обоснованными, направленными на получение дохода и документально подтверждаться (п.1 ст.252 НК).

Предприятия на УСН также могут учесть расходы на канцтовары как прочие расходы – пп.17 п.1 ст.346.16 НК. Они записываются в КУДиР после оприходования и оплаты.

Как составить авансовый отчет, читайте здесь.

Источник: http://pommp.ru/buhgalterskiy-uchet/rashodyi-na-kantstovaryi-kak-pravilno-potratitsya-na-ofisnuyu-melochevku/

Дебет и кредит покупка канцелярии авансовый отчет

Канцелярские товары — мелочь, но при работе с ними бухгалтер нередко допускает ошибки. Записи в карточке ведутся материально ответственным лицом на основании первичных приходно-расходных документов в день совершения операции.

Канцелярские товары принимаются к учету в качестве материально-производственных запасов далее — МПЗ по фактической себестоимости, которая равна сумме фактических затрат на их приобретение за исключением НДС подп.

Поступающие на предприятие канцелярские товары на основании сопроводительных документов накладных, копий счетов, кассовых чеков бухгалтер приходует по Дебету счета

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Расходы на канцтовары – как правильно потратиться на офисную «мелочевку»
Авансовый отчет – как заполнить в 1С: Бухгалтерии предприятия 8
Как правильно вести учет канцтоваров
Канцтовары в бухучете — проводки, счет учета, примеры
Бухгалтерский счет 71. Учет расчетов с подотчетными лицами

Расходы на канцтовары – как правильно потратиться на офисную «мелочевку»

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Покупки КАНЦЕЛЯРИИ к Школе 2018 — Снова в Школу Back to School

Просмотр полной версии : Учёт канцтоваров Дт26 Кт Подскажите, пожалуйста, как учитывать канцтовары с применением проводки Дт26 Кт 71, какие документы в этом случае необходимы? Я считаю, что нужен приказ по организации, о том, что канцтовары сразу относить на 26 счёт,приложить акт на использование канцтоваров.

Главный бухгалтер мне сказала, что никаких приказов ненадо,что канцтовары сразу списываются на 26 счёт, потому что они канцтовары и расписывать их не надо, а одной единицей- канцтовары и у налоговиков никаких возражений не возникает по этому поводу, а так ли это?

Кто сталкивался с таким вопросом, подскажите! Хочу разобраться. Мы на ЕСХН. Обе операции можно делать одновременно. Приобретенные подотчетным лицом канцелярские товары принимаются к учету в составе материально-производственных запасов по фактической себестоимости п.

В рассматриваемой ситуации фактической себестоимостью приобретенных канцтоваров является сумма, уплаченная подотчетным лицом и указанная в чеке ККТ и товарном чеке п. Фактическая себестоимость приобретенных канцтоваров отражается при их принятии к учету по дебету счета 10 “Материалы” в корреспонденции со счетом Кроме авансового отчета, подотчетное лицо согласно п.

Причем, если к авансовому отчету прилагается товарный чек, он в соответствии с требованиями п. Часто же указывают только “канцтовары в ассортименте”. В таком случае налоговые органы могут признать данные расходы неподтвержденными.

Как правило, канцтовары приходуются отдельно по каждой позиции, указанной в накладной или товарном чеке. Однако этот способ является довольно трудоемким.

Иногда на практике канцтовары приходуют по группам, не разбивая по видам внутри группы например, группы “ручки”, “бумага”.

Это не является ошибкой, поскольку в соответствии с п.

Хотя этот способ тоже нельзя назвать менее трудоемким, так как необходимо провести деление по группам, определить общее количество единиц в группе, рассчитать среднюю цену единицы. В этом случае велика вероятность арифметической ошибки.

Еще однин способ, иногда применяемым на практике, является списание канцтоваров сразу в расходы без отражения их на счете Однако данный способ чреват налоговыми последствиями.

Во-первых, проблемы возникнут с вычетом “входного” НДС, поскольку одним из условий, при выполнении которых налог может быть принят к вычету, является постановка товаров работ, услуг на учет ст.

В этом случае формально налоговый орган может сделать вывод, что канцтовары на учет не принимались. Мы работаем без НДС.

А как совместить то, что в налоговом учёте канцтовары к материалам не относятся? Истраченные на них деньги сразу списываются в состав прочих расходов?

Cписываются в 1С на счет 26 или 44 в опте требованием, а вот акт на списание, утвержденный генеральным директором с подписями членов комиссии каждый выдумывает как у кого фантазия работает. Я акты на списание составляю в конце квартала , утверждаю их приказом.

Кстати как раз на эту тему статья в журнале Главбух номер 16 страница Приобретенные подотчетным лицом канцелярские товары принимаются к учету в составе материально-производственных запасов Могу поспорить — канцелярские товары — это не производственные запасы.

Считаю, что ст. Всегда при покупке составлялась ведомость расхода канцтоваров с подписями лиц их получивших и прикладывалась к документу покупки — будь то 60 счет или Мнение моё частное, я так работаю, никогда при проверках налоговики не смогли предъявить мне претензий. Вообщем каждый поступает так, как считает нужным.

Лично я всю канцелярку приходую на 10 счет общей единицей “Канцтовары” и списываю так же А если канцелярка, которая служит долго, как спишешь сразу? А если купили пачек бумаги впрок, ее всю не использовали, она осталась в остатках-разве это не ТМЦ? Вы нарушаете методологию и не более, с тех самых времен. Канцтовары провожу через й счет. Списываю в конце квартала, исходя из остатка и здравого смысла. Разумеется, дырокол списывается в этом же квартале.

А если в последний день квартала куплено 10 пачек бумаги например, на полгода , не очень разумно их в тот же день списывать. Списываю в конце квартала исходя из остатка и здравого смысла. Спасибо за разъяснения.

В моём случае надо поступать так, как говорит мой главбух- Дт26 Кт Но,я к авансовому отчёту, кроме кассового и товарного чеков теперь стала добавлять заявку на канцтовары,утверждённую директором организации в заявке перечисленные все канцтовары с товарного чека и датирована заявка днём раньше, чем чеки и акт на списание канцтоваров, согласно заявке.

Заявка выполняет роль нормы,а актом подтверждаю расходы. Как вы думаете, это не глупо? Могу поспорить — канцелярские товары — это не производственные запасы.

Все теми же разъяснениями и методичками от царя гороха, всегда говорилось — канцелярские товары из пластмассы и бумаги не подлежат учету а списываются сразу на затраты. А что по вашему? Учет веду также.. PS А еще есть понятие “товарно-материальные ценности”..

Как показывает практика, чем больше бумажек, тем лучше : Хотя мое мнение, что бюрократия все это, смысл не меняется, сама списываю тоже сначала на 10, но номенклатуру не разбиваю, пишу “Канц.

И я работаю бухом давно, но во всех фирмах что я работала канц. Пусть даже и в один день.

А если в последний день квартала куплено 10 пачек бумаге например, на полгода , не очень разумно их в тот же день списывать. Именно, так и я поступаю.

Добрый день! Я тоже пиходую на По мере надобности списываю требованием-накладной Заполняю акт ТОРГ Создаю приказ. У меня вопрос: акт и приказ нужны? И где можно почитать нормотивку?

Составляется в трех экземплярах и подписывается членами комиссии с участием представителя администрации организации, материально ответственного лица или, при необходимости, представителя санитарного надзора. Затем в 1С в основном у всех 1С, я так понимаю есть спец форма требование-накладная на списание материалов. А еще налоговики и Минфиновцы говорят, что им и этого мало.

Они еще хотят, чтобы списание было по акту, утвержденному приказом директора. Конечно, это лишняя трата времени, которого и так не хватает. Но что делать Я приказ и акт делаю один раз в конце каждого квартала. Вернее делаю я это раз в году все сразу приказы и акты, а в течение года номера приказов “забиваю” под это дело.

Я выложу внешние обрабоки актов на списание для 1С 7. Надеюсь, что все знакомы что это такое и как ими пользоваться. Хотела скорректировать Ваш акт, т.

Или это секрет? А в целом , думаю , будет полезно. Nivera, а Вы как их открывали? У меня в 7.

В 8-ке не открывается, с версией программы что-то не сочетается Вот я могу вам выслать свой акт на списание и заодно услышать ваше мнение. Отличный акт.

А Вы его вручную делаете или обработкой из 1С? А я чего-то не понимаю зачем велосипед придумывать, когда в той же семерке есть акт на списание, который и заполняется одной кнопкой?

Спасибо за мнение. Документы – Учет материалов-списание материалов в эксплуатации Собственно мы же штуки списываем, а стоимость списывается в момент передачи в эксплуатацию. В УП этот бланк утвердить и все. А вы откуда куда грузить будете? Обязательно сохраните базу БП перед загрузкой! Сервис-Обмен данными с продуктами 1с8.

Там должен быть прописан обмен. Войдите и посмотрите Настройка фильтров. Я для первого раза ставила маленький период загрузки. И далее – Выполнение обмена данными. И далее – Выполнение обмена данными ок!

В ней укажите наименование подразделения, которому выданы канцтовары, номер счета, на котором учитываются затраты на содержание данного подразделения например, счет 44 при передаче канцтоваров в отдел продаж п.

Если со склада канцтовары отпускаются в промежуточное подразделение организации например, в АХО , то в момент передачи неизвестно, какое количество израсходует каждое подразделение организации например, бухгалтерия, отдел закупок.

В этом случае по мере их расходования каждым подразделением нужно составлять акты отчеты в произвольной форме.

Сложно представить фирму, которая не печатает документы, не подписывает их и не делает записей. Другими словами обходится без канцтоваров. Они учитываются в составе материально-производственных запасов.

Отражают данный вид материалов по цене приобретения указанной в документах , включая затраты на доставку. Канцелярские товары приобретают либо напрямую через поставщика, либо через подотчетных лиц организации.

Канцтовары, как и материалы, учитывают на бухгалтерском счете

Авансовый отчет – как заполнить в 1С: Бухгалтерии предприятия 8

С оформлением авансовых отчетов регулярно сталкивается практически каждый бухгалтер. Для кого-то эта операция уже привычная и рутинная, а кто-то только начинает разбираться с особенностями данного документа.

В своей статье я подробно расскажу о том, как работать с авансовыми отчетами в программе 1С: Бухгалтерия предприятия 8 и на какие моменты нужно обратить особое внимание.

Для того, чтобы ввести в программу новый авансовый отчет, необходимо перейти на вкладку “Банк и касса” и выбрать пункт “Авансовые отчеты”.

Как правильно вести учет канцтоваров

Если организации необходимо выдать своим работником наличные денежные средства на расходы, связанные с деятельности организации, то нужно воспользоваться счетом учета расчетов с подотчетными лицами — Как ведется бухгалтерский учета взаимоотношений с подотчетными лицами, какие проводки выполняются, какие документы оформляются? Об этом поговорим в статье ниже. Выдача денег под отчет сотрудникам сопровождается выполнения ряда проводок и оформлением документа авансовый отчет. Порядок заполнения авансового отчета с возможностью скачать бланк и образец этого документа будет приведен в ближайшей статье.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Канцелярия к Школе в США #backtoschool

Учет канцелярских товаров.

Мы на ЕСХН.

Канцтовары в бухучете — проводки, счет учета, примеры

Без канцелярских принадлежностей не может обойтись ни одно предприятие, независимо от того, чем оно занимается. Несмотря на все больший сдвиг в сторону безбумажного документооборота, до сих пор верным спутником администрации, да и бухгалтерии в том числе, являются бумага, ручки, папки для бумаг многое другое. В связи с этим в учете возникает особый вид затрат — расходы на канцтовары.

Дебет 10 – Кредит 60 – отражается оприходование канцтоваров, Второй способ приобретения канцелярских товаров – это покупка подотчетным лицом. Дебет 10 – Кредит 71 –авансовый отчет утвержден.

Источник: https://torex-b.ru/hozyaystvennoe-pravo/debet-i-kredit-pokupka-kantselyarii-avansoviy-otchet.php

Расходы на канцтовары – как правильно потратиться

28 мая 2013

Авансовый отчет

Отражают данный вид материалов по цене приобретения (указанной в документах), включая затраты на доставку. Канцелярские товары приобретают либо напрямую через поставщика, либо через подотчетных лиц организации.

Поступление канцтоваров Канцтовары, как и материалы, учитывают на бухгалтерском счете 10. Субсчет организация вольна выбрать самостоятельно. Для канцтоваров обычноиспользуют субсчета 10.01, 10.06 или 10.09.

В зависимости от вида приобретения счет 10 корреспондирует по кредиту со счетами 60 и 71.

Первый способ приобретения канцелярских товаров – покупка у поставщика: Дебет 10 Кредит 60.
Второй способ – выдача денежных средств для покупки материалов подотчетнику.

Утвержден авансовый отчет проводка

Единственными объектами, учет которых придется организовать, являются основные средства и нематериальные активы. Канцелярка, как правило, имеет стоимость значительно ниже лимита, установленного п. 5

ПБУ 6/01 «Учет основных средств», поэтому принимается к учету в составе МПЗ. Из этого следует, что приобретение и списание в производство канцелярских товаров не отражается упрощенцем на счетах бухгалтерского учета.

Обязательно установите в учетной политике лимит стоимости активов для отнесения их к основным средствам. Операции с подотчетными лицами Соблюдение порядка ведения кассовых операций обязательно для плательщика единого налога в связи с применением УСН (п.
4 ст. 346.11

НК РФ). Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации утвержден Решением Совета Директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 г. № 40 (далее – Порядок). В п. 11 Порядка установлены правила выдачи денег под отчет.

Учет канцтоваров на предприятии

Канцтовары – это неотъемлемая часть имущества любого предприятия, так как практически невозможно обойтись без ручек, карандашей и т.п., поэтому разберем, как организуется учет канцтоваров на предприятии.

Бухгалтерский учет канцтоваров на предприятии Канцелярские товары обычно учитываются на счете 10 «Материалы» субсчет 09 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности». Два самых распространенных способа поступления канцтоваров на предприятие – это покупка у поставщика или приобретение подотчетным лицом.

При приобретении у поставщика делаются следующие проводки: Дебет 10 – Кредит 60 – отражается оприходование канцтоваров, которые поступили от поставщика Дебет 19 – Кредит 60 – учитывается НДС по канцтоварам Дебет 68 – Кредит 19 – НДС принимается к вычету Дебет 60 – Кредит 51 – осуществляется безналичная оплата поставщику с расчетного счета В программе 1С Бухгалтерия 8 ред.
Исключение из этого правила составляют случаи, когда:

организация пользуется освобождением от уплаты НДС;

организация проводит только не облагаемые НДС операции.

В этих случаях входной НДС учитывайте в стоимости канцтоваров. Это следует из пункта 2 статьи 170 Налогового кодекса РФ.

Если организация выполняет как облагаемые, так и не облагаемые НДС операции, входной налог со стоимости канцтоваров распределите (п. 4 и 4.1 ст. 170 НК РФ). УСН Если организация платит единый налог с доходов, то при расчете налоговой базы стоимость канцтоваров не учитывайте (п.

1 ст. 346.14 НК РФ). Если организация платит единый налог с разницы между доходами и расходами, стоимость канцтоваров уменьшает налоговую базу (подп. 17 п. 1 и п. 2 ст. 346.16, подп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ). Учесть расходы на приобретение канцтоваров можно сразу же после их оплаты (п. 2 ст.

Из этого следует, что оплаченными можно признать только те материалы (товары), за которые организация рассчиталась с подотчетным лицом. Такой подход не позволяет принимать к расходам стоимость материальных ценностей, если организация имеет задолженность перед подотчетным лицом до погашения этой задолженности (выплаты из кассы суммы перерасхода, допущенного подотчетным лицом).

Поэтому, если работнику выдавался аванс, тогда расходы на приобретение канцелярских расходов из подотчетных сумм отразите в книге учета доходов и расходов на дату утверждения авансового отчета.

В случае же отражения в авансовом отчете перерасхода, который организация работнику не выплатила, право учесть траты на «канцелярку» в расходах появится только после полного погашения задолженности подотчетному лицу.

1Документальное оформление
2 Бухучет
3 Методы оценки стоимости
4 ОСНО: налог на прибыль
5 ОСНО: НДС
6 УСН
7 ЕНВД
8 ОСНО и ЕНВД

Документальное оформление Отпуск канцтоваров со склада в подразделения организации оформите требованием-накладной по форме № М-11. В ней укажите наименование подразделения, которому выданы канцтовары, номер счета, на котором учитываются затраты на содержание данного подразделения (например, счет 44 при передаче канцтоваров в отдел продаж) (п.

97 и 98 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н). Если со склада канцтовары отпускаются в промежуточное подразделение организации (например, в АХО), то в момент передачи неизвестно, какое количество израсходует каждое подразделение организации (например, бухгалтерия, отдел закупок).

Методических указаний по учету МПЗ). Вместо оформления приходного ордера приемка и оприходование материалов может оформляться проставлением на документе поставщика (счет, накладная и т.п.) штампа, в оттиске которого содержатся те же реквизиты, что и в приходном ордере. В этом случае, штамп с заполненными реквизитами и указанием очередности номера приходного ордера к приходному ордеру.

Рекомендуем взять на заметку такой вариант документального оформления поступления ТМЦ, поскольку закон предоставляет оформлять приход материалов проставлением штампа на документах поставщика, такой вариант наименее трудозатратен. Организации следует изготовить штамп, содержащий все основные реквизиты первичного учетного документа. А именно: наименование организации, наименование подразделения, склад, счет, слова «Принял» и «Сдал».

Источник: https://obrazrp.ru/debet-i-kredit-pokupka-kantselyarii-avansovyj-otchet/

Как отразить в учете канцелярские товары – НалогОбзор.Инфо

Отпуск канцтоваров со склада в подразделения организации оформите требованием-накладной по форме № М-11.

В ней укажите наименование подразделения, которому выданы канцтовары, номер счета, на котором учитываются затраты на содержание данного подразделения (например, счет 44 при передаче канцтоваров в отдел продаж) (п.

97 и 98 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н).

Если со склада канцтовары отпускаются в промежуточное подразделение организации (например, в АХО), то в момент передачи неизвестно, какое количество израсходует каждое подразделение организации (например, бухгалтерия, отдел закупок).

В этом случае по мере их расходования каждым подразделением нужно составлять акты (отчеты) в произвольной форме. В них следует указать наименование, количество, стоимость канцтоваров и подтвердить целесообразность их использования. На основании этих актов (отчетов) стоимость канцтоваров списывайте на затраты.

Такой порядок следует из пунктов 97 и 98 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н.

Бухучет

В бухучете канцтовары учитывайте в составе материалов на счете 10-9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности». Приобретение канцтоваров оформляйте и отражайте в бухучете в обычном порядке, предусмотренном для материалов. Подробнее об этом см. Как отразить в учете поступление материалов.

Ситуация: нужно ли в бухучете включать в состав основных средств канцтовары, срок полезного использования которых превышает 12 месяцев? Например, ножницы, калькуляторы и т. п.

Канцтовары, стоимость которых не превышает лимита, установленного в учетной политике, можно учесть на счете 10 «Материалы» и единовременно списать при передаче в эксплуатацию.

Активы, соответствующие всем признакам основных средств и стоимость которых не превышает 40 000 руб., могут учитываться в составе МПЗ (п. 5 ПБУ 6/01).

Если организация решит воспользоваться таким правом, она должна зафиксировать это в учетной политике для целей бухучета.

При этом нужно выбрать конкретный лимит стоимости объектов со сроком полезного использования более года, которые будут учитываться в качестве МПЗ. Устанавливая такой лимит, учтите, что его сумма не может превышать 40 000 руб. (п. 5 ПБУ 6/01).

При отпуске канцтоваров со склада одновременно с составлением требования-накладной по форме № М-11 или акта (отчета) делайте проводку:

Дебет 23 (25, 26, 29, 44…) Кредит 10-9

– отнесена на затраты стоимость израсходованных канцтоваров.

Об этом говорится в пунктах 90, 93, 97 и 98 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н.

Методы оценки стоимости

Стоимость, по которой канцтовары списываются со счета 10-9, определите одним из следующих способов:

по себестоимости каждой единицы запасов;

по средней себестоимости.

Об этом сказано в пункте 58 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности и в пункте 16 ПБУ 5/01.

Метод оценки стоимости списываемых канцтоваров закрепите в учетной политике для целей бухучета. Такие правила установлены пунктом 73 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н.

ОСНО: налог на прибыль

При расчете налога на прибыль стоимость канцтоваров учтите в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 24 п. 1 ст. 264 НК РФ). При методе начисления сделайте это сразу в момент приобретения (п. 7 ст.

272 НК РФ). Если организация применяет кассовый метод, расходы на канцтовары учтите, только если они оплачены (п. 3 ст. 273 НК РФ). Подробнее об этом см.

Какие прочие расходы, связанные с производством и реализацией, учитывать по налогу на прибыль.

Совет: во избежание споров с проверяющими стоимость канцтоваров учтите в расходах при расчете налога на прибыль в момент их передачи в подразделение.

При включении затрат в налоговую базу они должны быть экономически обоснованны, документально подтверждены и связаны с деятельностью, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Если организация признает расходы на приобретение канцтоваров, оприходованных на склад, но еще не списанных в подразделения, проверяющие могут их оспорить (как затраты, не связанные с деятельностью, направленной на получение дохода). Во избежание этого стоимость канцтоваров относите на расходы только после оформления их отпуска для использования в деятельности (по требованию-накладной по форме № М-11 или акту (отчету)).

Пример отражения в бухучете и при налогообложении расходов на приобретение канцтоваров. Организация применяет общую систему налогообложения

4 апреля секретарю ЗАО «Альфа» Е.В. Ивановой выдано 2 000 руб. на покупку канцтоваров для организации (бумаги, степлеров, ручек и т. д.). Иванова действует от имени организации по доверенности.

5 апреля Иванова приобрела канцтовары на всю подотчетную сумму. В этот же день руководитель «Альфы» утвердил ее авансовый отчет, а бухгалтер оприходовал полученные материалы. Вместе с авансовым отчетом Иванова представила в бухгалтерию счет-фактуру с выделенной суммой НДС (305 руб.), накладную и кассовый чек.

7 апреля все канцтовары были переданы в отдел маркетинга на основании требования-накладной. В ней кладовщик указал назначение использования канцтоваров – обеспечение текущей деятельности структурного подразделения. Поэтому бухгалтер списал их на затраты в момент отпуска со склада.

В бухучете «Альфы» сделаны следующие записи.

4 апреля:

Дебет 71 Кредит 50
– 2 000 руб. – выданы деньги под отчет Ивановой.

5 апреля:

Дебет 60 Кредит 71
– 2 000 руб. – оплачена поставщику стоимость канцтоваров;

Дебет 10-9 Кредит 60
– 1695 руб. (2 000 руб. – 305 руб.) – оприходованы канцтовары;

Дебет 19 Кредит 60
– 305 руб. – учтен НДС по приобретенным канцтоварам;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
– 305 руб. – принят к вычету входной НДС.

7 апреля:

Дебет 26 Кредит 10-9
– 1695 руб. – учтена в составе общехозяйственных расходов стоимость канцтоваров.

В апреле при расчете налога на прибыль бухгалтер «Альфы» включил стоимость канцтоваров (1695 руб.) в состав прочих расходов.

Ситуация: можно ли учесть при расчете налога на прибыль расходы на канцтовары, приобретенные в розницу через подотчетника? В товарном и кассовом чеках стоимость материалов отражена в общей сумме без расшифровки их по видам, количеству и цене.

Ответ: нет, нельзя.

В налоговом учете можно признать лишь те расходы, которые подтверждены документами, оформленными по требованиям законодательства (п. 1 ст. 252 НК РФ).

При этом в каждом таком первичном учетном документе должны быть, в частности, количественные и стоимостные измерители (ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Документом, в котором не расшифрованы вид, количество и цена приобретаемого товара, подтвердить понесенные расходы не удастся.

При этом, чтобы признать расходы на канцтовары, помимо товарного и кассового чека нужно иметь авансовый отчет сотрудника.

Аналогичные разъяснения даны в письме ФНС России от 25 июня 2013 г. № ЕД-4-3/3/11515.

Совет: при расчете налога на прибыль затраты на канцтовары можно признать в расходах, даже если в кассовых и товарных чеках не расшифрованы вид, количество и цена товаров. Объясняется это следующим.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, которые подтверждены не только теми документами, что оформлены в соответствии с законодательством, но и теми, что косвенно подтверждают понесенные расходы (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Таким образом, организация вправе учесть для целей исчисления налога на прибыль расходы на канцтовары на основании кассового и товарного чека, даже если в них стоит общая сумма, уплаченная за все приобретенные товары без расшифровки. И при этом имеется авансовый отчет сотрудника.

Некоторые суды придерживаются аналогичной позиции (см., например, постановления ФАС Поволжского округа от 2 октября 2008 г. № А55-911/2008 и от 3 февраля 2006 г. № А55-14012/05-32).

ОСНО: НДС

Входной НДС, предъявленный при приобретении канцтоваров, примите к вычету при наличии счета-фактуры (п. 2 ст. 171 НК РФ). Исключение из этого правила составляют случаи, когда:

организация пользуется освобождением от уплаты НДС;

организация проводит только не облагаемые НДС операции.

Если организация выполняет как облагаемые, так и не облагаемые НДС операции, входной налог со стоимости канцтоваров распределите (п. 4 и 4.1 ст. 170 НК РФ).

УСН

Если организация платит единый налог с доходов, то при расчете налоговой базы стоимость канцтоваров не учитывайте (п. 1 ст. 346.14 НК РФ).

Если организация платит единый налог с разницы между доходами и расходами, стоимость канцтоваров уменьшает налоговую базу (подп. 17 п. 1 и п. 2 ст. 346.16, подп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ). Учесть расходы на приобретение канцтоваров можно сразу же после их оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Совет: во избежание споров с проверяющими стоимость канцтоваров учтите в расходах при расчете единого налога в момент их передачи в подразделения.

При включении затрат в налоговую базу они должны быть экономически обоснованны, документально подтверждены и связаны с деятельностью, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252, п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

Входной НДС по приобретенным канцтоварам тоже включите в состав расходов (подп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

ЕНВД

Объектом обложения ЕНВД является вмененный доход (п. 1 ст. 346.29 НК РФ). Поэтому на расчет налоговой базы по ЕНВД расходы на приобретение канцтоваров не влияют.

ОСНО и ЕНВД

Если организация применяет общую систему налогообложения и платит ЕНВД, а приобретенные канцтовары использует в обоих видах деятельности, то стоимость этих канцтоваров нужно распределить (п. 9 ст. 274 НК РФ).

Сумму НДС, выделенную в счете-фактуре на приобретение канцтоваров, также нужно распределить. Распределите НДС по методике, установленной в пунктах 4 и 4.1 статьи 170 Налогового кодекса РФ.

Сумму НДС, которую нельзя принять к вычету, прибавьте к доле расходов по деятельности организации, облагаемой ЕНВД (подп. 3 п. 2 ст. 170 НК РФ).

Источник: http://NalogObzor.info/publ/uchet_i_otchetnost/uchet_materialov/kak_otrazit_v_uchete_kanctovary/40-1-0-1037