Как правильно прошивать документы в 3 дырки

Как правильно прошить и пронумеровать документы по ГОСТу — фото пошагово и образец

Как правильно прошивать документы в 3 дырки

1001urist.ru > Документы > Как правильно прошить и пронумеровать документы по ГОСТу — фото пошагово и образец

Тем, кто не имеет дело с деловыми бумагами, вопрос, как прошить документы, может показаться, по меньшей мере, странным.

Однако, для сотрудников офисов и предпринимателей, которым часто приходиться сталкиваться с этим в своей работе, необходимо знать, как правильно скрепить документы.

Ведь работники в контролирующих органах довольно придирчивы в вопросах оформления деловых бумаг.

  • Какие документы подлежат прошивке
  •  Какие документы регулируют прошивание
  •  Учимся правильно прошивать документы
  • В 2 дырки
  •  В 3 дырки
  •  В 4 дырки
  •  В 5 дырок
  •  Заверение прошитых документов
  •  Советы по прошивке документов

Какие документы подлежат прошивке

Справедливости ради надо заметить, что далеко не все документы, составляемые в учреждениях и компаниях, подлежат сшиванию.

У каждого структурного подразделения есть ряд документов, оформление которых требует их соединения подобным способом. Чтобы систематизировать и закрыть год календарный в делопроизводстве организации, сшивается вся входящая и исходящая документация, копии документов и другие.

Сотрудники кадровой службы, производят прошивку:

  • книги приказов по личному составу;
  • книги приказов по иным вопросам организации;
  • штатного расписания со всеми изменениями (иногда его оформляют для хранения папкой-скоросшивателем).

Достаточно много сшивают документов в бухгалтерии. Регулярно в папку приходиться подшивать все бухгалтерские и кассовые документы, поскольку многие из них сдаются в архив. Для ежедневных кассовых отчетов применяется временная фиксация на уголок.

Например, отчетность, сдаваемая в ПФР, обязательно должна быть прошита. Подобным образом готовятся различные виды документов для госорганов, ИФНС и внебюджетных фондов.

Примите к сведению: в 2013 году из Методических рекомендаций исключен пункт о необходимости сшивания отчетности для налоговой. Теперь налогоплательщики могут выбирать сдавать отчеты в скрепленном или прошитом виде.

На сегодня правила по прошиванию разного рода документации не разработаны. Однако, есть несколько требований определенных инстанций, которыми регламентируется порядок прошивки определенных документов.

Так, в ГОСТе Р 7.0.8-2013 и Методических рекомендациях, утвержденных Росархивом, можно найти, как выполнять прошивку бумаг формата А4.

Некоторые из требований к оформлению отдельных типовых форм, утвержденные Министерством РФ по налогам и сборам в 2003 году, регламентируют оформление документации, необходимой при гос. регистрации ООО.

 Учимся правильно прошивать документы

Итак, как сшить документы, с чего начать, чем сшивают и с какой стороны заверяют печатью — все это мы сейчас рассмотрим.

Сегодня во многих офисах имеется специальная машинка-брошюратор. С ее помощью можно сброшюровать любые виды документов. Подобным образом, например, оформляют договор с проектно-сметной документацией. Однако, чаще бумаги сшивают вручную.

Чтобы не отвлекаться во время сшивания, стоит запастись:

  • нитками;
  • иголкой (штопальной);
  • шилом;
  • ножницами;
  • канцелярским клеем;
  • бумажным стикером 4 х 6 см.

Далее с левой стороны титульного листа делаются отверстия на расстоянии 3 см друг от друга на поле без текста. Количество отверстий будет зависеть от того, какая предполагается схема сшивания.

В 2 дырки

Это самая простая прошивка. По данной схеме в ФМС прошивают домовую книгу. В данной схеме прошивки 2 прокола не всегда могут располагаться в середине листа. К примеру, прошнуровать кассовую книгу и журнал по охране труда принято внизу листа.

Первый раз продеваем нить, выводя ее на титульный лист. Затем несколько раз пропускаем нить через отверстия и завязываем ее концы узелком на последней странице.

Далее на узел наклеиваем небольшой квадратик бумаги, который должен частично закрыть и концы нитки. Сопроводительную надпись на листке заверяем печатью организации и подписью руководителя. Оттиск печати должен выходить на край наклейки.

 В 3 дырки

Данная прошивка в 3 отверстия несколько сложнее.

Пошагово она делается следующим образом:

  1. Вначале иголкой с ниткой делаем прокол в центре листа с тыльной стороны.
  2. При втором проколе иголку с ниткой выводим на тыльную сторону, причем отверстие делаем на 3 см выше первого.
  3. Последний прокол делаем ниже первого, выводя нитку на титульный лист.
  4. Далее пропускаем иголку с ниткой в среднее отверстие на тыльную сторону.
  5. Теперь аккуратно стягиваем прошитые листы, обрезаем нитку и завязываем ее концы на узелок.
  6. Концы нитки и узел закрываем наклейкой, предназначенной для заверения.

Подобным способом сшиваются налоговые декларации, устав ООО.

 В 4 дырки

Данную схему прошивки использую при оформлении особо значимых документов.

Для нее удобнее вначале проделать отверстия. Прокалывать их можно с помощью дрели или дырокола, в зависимости от того, по сколько листов будут документы.

Прошивка документации в 4 дырки пошагово делается так:

  1. Нитку начинаем вводить с тыльной стороны во второе отверстие.
  2. Затем вводим иголку в самую нижнюю дырку.
  3. Повторно проводим нитку через вторую дырку.
  4. Далее заходим в вышерасположенное отверстие с лицевой стороны.
  5. В верхний прокол заводим нитку сзади.
  6. Теперь в обратном порядке пока не введем нитку в отверстие, с которого начинали.
  7. Аккуратно натягиваем стежки и завязываем концы узелком.
  8. Как и в первых двух способах, узел закрывается наклейкой, на которой делается заверительная надпись.

 В 5 дырок

При прошивке по схеме с пятью отверстиями используют прошиватель. Она применяется при сшивании особо важных документов, таких как уголовное дело, поскольку может обеспечить защиту бумаг от подмены.

Кроме того, устройство позволяет сшивать достаточно большой объем документации, поэтому схему с 5 дырками часто используют, чтобы подшить текущие бухгалтерские документы.

Затем все листы хорошенько выравниваем, закрепляем в струбцине, после чего приступаем к сверлению 5 отверстий в левой стороне блока. Два из них сверлим по краям с отступом в 2 см, третье в центре. 4 и 5 располагаем в промежутках между центром и крайними проколами.

Схема подшивки на 5 отверстий выглядит таким образом:

  1. Иголку с тыльной стороны проводим через среднее отверстие, оставляя хвостик нитки около 10 см. С лица вводим ее во 2 отверстие сверху.
  2. Теперь иглу через верхнее отверстие спускаем вниз и вновь проводим через 2 сверху отверстие.
  3. Далее придерживаем конец нитки в центре и просовываем через него иголку, которая оказывается на исходной точке.
  4. Теперь аналогичным образом поступаем с отверстиями, расположенными ниже центра.
  5. В результате в центральном отверстии на тыльной стороне оказываются два кончика, которые завязываем узлом и отрезаем лишние нитки. Только после этого можно достать бумаги из пресса.

Узелок, как и во всех предыдущих случаях, заклеиваем прямоугольным листочком. В нем указывается нумерация и соответствующие данные о подшивке.

 Заверение прошитых документов

По ГОСТу документацию необходимо не только сшить и пронумеровать, но и заверить. Это делается на бумажном стикере прямоугольной формы.

Его наклеивают в том месте, где при сшивании завязывался узел, причем из-под наклейки должны выглядывать концы нитки.

На нем в печатном виде или от руки делается следующая надпись:

«Прошито, пронумеровано, скреплено печатью ___ (________) лист___».

Кроме печати надпись должен заверить своей подписью руководитель организации.

Обратите внимание:  подпись и оттиск печати должны захватывать стикер и страницу, на которой он наклеен. Заверение осуществляется после высыхания клея, чтобы не нарушить целостность наклейки. В обязательном порядке указывается дата заверения или подписания документа.

Чтобы лучше понять, как правильно выполнить прошивку документы ниткой, нужно просмотреть образец – соответствующую фото инструкцию. Она же поможет пошагово изучить весь процесс.

Если предстоит сшить большой объем документации, а Вы даже не представляете, как пользоваться станком-прошивателем, то лучше так же посмотреть видео.

Перед прошивкой обязательно уберите с бумаг все посторонние предметы: скрепки, скобы (их удобнее вынимать степлером). Складывайте документы по датам составления и таким образом, чтобы их впоследствии было удобно просмотреть.

Для того чтобы уберечь титульный лист от разрыва, практично в месте прошивания подложить полоски картона, и уже сквозь них пропускать нить. Для обложки лучше использовать картонные папки с надписью «Дело». Они могут иметь разную толщину и размеры.

Отсутствие единого стандарта, дающего разъяснения по вопросу сшивания документов, довольно часто приводит к возникновению споров относительно их оформления.

При подаче бумаг в госструктуры нужно иметь в виду, что в некоторых из них требования, предъявляемые к их оформлению, могут отличаться от стандартов, принятых в делопроизводстве.

Поэтому желательно такие вопросы уточнить заранее, чтобы документацию не вернули на доработку.

Смотрите видео, в котором юрист подробно рассказывает какие документы подлежат прошивке и на конкретном примере показывается процедура прошивки документа из нескольких листов:

Источник: https://1001urist.ru/dokumenty/kak-proshit.html

Как прошить документы в 3 дырки схема

Как правильно прошивать документы в 3 дырки

Если вместо шила использовать дырокол, то прокола для сшива получается два. В этом случае начиная сшив документа необходимо оставить сантиметров 7 нити, не протягивая иголку с ниткой до конца, так, чтобы с того прокола, с которого мы начинаем сшивать, свисал кончик нитки.

Если речь идет о заверении документа, то, как правило, заверяет документ то ответственное лицо, которое является подписантом оригинала. Если же лицо, заверяющее документ действует на основании доверенности, то номер и дата доверенности должны быть прописаны рядом с расшифровкой должности и ФИО подписанта.

Руководство как прошивать и заверять документы

  1. На глаз отмеряем необходимое расстояние и делаем второе сверху отверстие с тыльной стороны документов.
  2. Протянув иглу, образуем верхнее отверстие.
  3. Затем опять протягиваем иглу с тыльной стороны во второе сверху отверстие и делаем прокол, идущий третьим сверху.
  4. И, наконец, делаем четвертый прокол, вводя иголку с тыльной стороны документов. По лицевой стороне снова протыкаем третий сверху прокол.
  5. Завязываем узелок, клеим на него листок прямоугольной формы и заверяем.

На фото представлен образец прошивки документа через четыре прокола

Необходимо помнить, что документы, состоящие из двух или более листов, должны быть прошиты. Отверстия для прошивки можно сделать как с помощью толстой иглы, так и с помощью дырокола. Проколы должны находиться с левой стороны листа, на расстоянии 1,5-2 см от края. Читайте что такое маржа и как это рассчитывать.

Как правильно прошивать документы нитками

Далее нужно протащить иглу через нижнее отверстие, вывести ее на лицевую сторону, а затем протянуть ее в центральное к имеющемуся “хвосту”.

Теперь можно отрезать нить, оставив не менее 7 см (если необходимо пропечатать дело, то оставляйте запас сантиметров 15). Свяжите начало и конец нитей, а на узел приклейте небольшой кусочек чистой бумаги.

Если это бумаги строгой отчетности, то “хвосты” приклеиваются к последнему листу бумажным квадратом и на него ставится печать.

Чтобы надежно зафиксировать пачку можно сшивать и через 4 прокола. В этом случае иглу продевают со второго отверстия, заводят в верхнее, протаскивают еще раз через второе и подают на третье и четвертое. Сшивка производится на третьем отверстии, а бумагой заклеивается вся полоска нити.

Как правильно сшивать документы

Для обложки выбирают специальную картонную обложку «Дело». Она бывает разных размеров и качества. Для прошивания стандартных документов используется обычный скоросшиватель формата А4.
В документах нумеруются также и конверты. В этом случае конверт нумеруется в первую очередь, а за ним листы и фотографии, которые находились в нем.

Перед процедурой сшивания документов необходимо удалить все скрепки и скобы от степлера. Систематизировать по датам или по значимости и пронумеровать каждый лист документа. Если получившееся дело состоит из множества листов, то можно соединить документы специальными скрепками и приступить к прошиванию.

Еще почитать:  Пристав Дрлжен Учитывать Остаток Денег На Жизнь У Должника

Как правильно сшить документы

Сложив все листы в правильном порядке и пронумеровав их, можно зажать документы в специальном прессе и с помощью дрели с тонким сверлом проделать нужные отверстия: два из которых должны располагаться по краям (отступив от них не менее 2 см), одно по центру и еще два — между центром и крайними отверстиями.

Разобравшись, как прошивать документы в 3 дырки, для вас не составит большого труда выполнить соединение бумаг в 4 прокола. Процесс проходит практически аналогично предыдущему варианту, только расстояние между соседними отверстиями должно составлять около 1,5 см.

Как прошить документы нитками в три дырки и пронумеровать правильно: инструкция, образец, фото

Мы уже упоминали о том, что подшитые документы сдаются в архив для хранения, кроме того, в повседневной деятельности предприятия очень часто возникает необходимость скрепить пачки листов.

Это могут быть и договора, и отчеты в налоговую или другие контролирующие органы. Кстати говоря, у налоговой вообще очень жесткие требования на этот счет. Пользоваться степлером не разрешается.

Это считается грубым нарушением.

Предприниматели и сотрудники офисов в работе сталкиваются с необходимостью правильного оформления многостраничных документов.

Контролирующие органы и вышестоящие организации, как известно, придирчиво относятся к оформлению деловых бумаг, а потому иногда возникают сложности.

Давайте разберемся, как правильно прошить и пронумеровать документы, чтобы при их подаче не возникало ненужных вопросов.

Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок

В делопроизводстве чаще всего сшивают документацию для того чтобы передать ее в архив, либо при предоставлении ее в банк и другие финансовые учреждения. Также прошивка документов требуется при сдаче отчетности во внебюджетные фонды и в ФНС. Документ необходимо не только прошить, но и пронумеровать. Сшиваются бумаги либо нитью или лентой, либо при помощи специальных станков.

Документы можно прошить как нитками, так и шнурком или лентой. К этому процессу необходимо отнестись ответственно, ведь в случае если прошивка будет некачественная, слабая, то бумаги можно будет с легкостью разъединить, чего допускать нельзя, ведь сшиваются они чтобы нельзя было подложить к ним другой документ или потерять его часть.

Как прошить документы и правильно их заверить

  1. Готовится стикер. Его можно просто набрать в MS Word и распечатать на бумаге, а потом обрезать по размеру примерно 4×6 сантиметров. Необходимо указать, что документы прошиты и пронумерованы, а также отметить, если они будут скреплены печатью. Также указываются данные лица, прошившего документы.
  2. Бумага (лучше всего папиросная, чтобы узелок был хорошо виден) наклеивается так, чтобы закрывать узел и частично сами нити. При этом кончики нитей должны остаться, чтобы было видно, что это именно узелок.
  3. Для наклейки применяется канцелярский клей (он же жидкое стекло).

    После этого ставятся подпись и печать, которые должны выходить за границы стикера. В некоторых случаях края оттиска и нити после этого дополнительно заливаются клеем сверху. Но это чаще делается с бухгалтерскими документами, которые обладают наибольшей важностью при отчётности.

    Все перечисленные меры являются защитными и удостоверяют подлинность того, что документы были прошиты и скреплены.

Еще почитать:  Пени по налогам к каким расходам относятся

Отдельный вопрос – как прошить документы в 4 дырки. Здесь также последовательность довольно проста. Из крайней дырки нитки продеваются во вторую, потом – в третью, потом – в четвёртую. После этого нить идёт в обратно порядке: из крайней в третью, из третьей во вторую. Затем она завязывается на узелок.

Как правильно сшивать бухгалтерские документы

Печать находится частично на заверительной надписи, частично на листе. К надписи следует отнестись особенно тщательно, так как именно она свидетельствует о том, что документ является неприкосновенным. Если нарушена его целостность, видно, что заверительная надпись смещена, то такой документ может оспариваться в суде, или он не принимается контролирующими органами.

Если в ходе нумерации были выявлены незначительные погрешности, то есть пропущен один или два листа, то можно использовать буквенные обозначения, вместо того чтобы перенумеровывать все листы.

Например, вместо пропущенного листа 12, следующего за одиннадцатым, ставят номер 11а. Другие листы не меняют свой номер.

Устранять ошибки таким путем можно только согласовав данное исправление с сотрудником архива.

Как прошить документы в 4 дырки схема

Как известно, театр начинается с гардероба, а дело – с обложки. Первое, что нужно сделать – выбрать картонную обложку для дела. Хоть с первого взгляда и кажется, что все они одинаковы, это не совсем так. Выделяют три вида: стандартная, нестандартная и обложка для длительного хранения:

  • Во-первых, это Методические рекомендации по делопроизводству, утвержденные приказом Росархива от 23 декабря 2009 года.
  • Во-вторых, соответствующий ГОСТ Р 51141, именуемый «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
  • Также, есть еще ряд правовых норм, регулирующих сшивание документов. К ним относятся:
    • приказ Минкультуры РФ, которым утверждена типовая инструкция делопроизводства;
    • инструкция ЦБ России, в которой определены основные нормы ведения делопроизводства в Центробанке;
    • методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов, утвержденные приказом Министерства по налогам и сборам.

13 Июл 2018      stopurist         280      

Источник: https://uristtop.ru/privatizatsiya/kak-proshit-dokumenty-v-3-dyrki-shema

Как прошить документы в 3 дырки в 2019 году – схема

Как правильно прошивать документы в 3 дырки

Для систематизации бумаг в архиве применяется прошивка документов, которая особенно важна в случаях, когда нужно переработать большое количество документов. Прошивка применяется в делопроизводстве, если требуется сдать отчеты на проверку, и для архивного хранения.

Несмотря на то, что сам процесс очень простой, нужно выполнять его с соблюдением всех требований. Если бумаги сшиты неправильно, налоговая или другие госорганизации не смогут принять их на проверку.

Когда это нужно делать

Официальные документы прошиваются для того, чтобы избежать потерь важных листов в больших делах, содержащих множество описаний, вложений, копий. Прошивать листы бумаги нужно плотными нитками с использованием специальной, толстой иглы.

Правильный выбор шила – позволяет не допустить ошибок при прошивании, ведь обычную иголку трудно удержать, и она не «возьмет» толстые страницы.

Когда вся папка уже прошита, заменить один, отдельный лист из документа невозможно, любая попытка приведет к нарушению целостности печати. Данная мера помогает защититься от возможных подделок.

В обязательном порядке осуществляют прошивку бумаг в тех случаях, когда они должны быть переданы в архив.

Некоторые виды документации предприятия, подлежащие прошивке:

  1. Архивные. Подготовленные материалы направляются в архив компании.
  2. Корреспонденция – входящая и исходящая, в нее входят основные бумаги делопроизводителя.
  3. Бухгалтерские бумаги – отчеты, счета – фактуры и накладные, а также кассовые журналы.
  4. Кадровые бумаги – штатное расписание, различные Приказы директора предприятия.
  5. Отчеты. Подготовленные для передачи в контролирующие ведомства – ПФР, налоговую.

В некоторых случаях исключением являются бумаги, передаваемые в налоговую – их не всегда требуется сшивать. Однако, если такое требование было изъявлено, нужно выполнить прошивку по действующему стандарту – ГОСТ.

Несмотря на то, что единые правила не были установлены, существуют все же некоторые нюансы – требуется использовать толстые нитки, ставить печать. Однако, не были описаны требования относительно того, сколько дырок нужно проделать в документе – три или четыре.

Некоторые правила закреплены и в Постановлении Росархива, где приведены нормы по использованию переплета, проведении различных операций.

Законодательство

Правила подготовки документов к проверке или передаче в архив установлены следующими нормами законодательства:

  1. ГОСТ Р 51141 – установлены правила ведения делопроизводства, а также по архивному делу. Изложены некоторые определения и термины.
  2. Приказ ФНС № ММВ 7-6/25. В данном постановлении закреплены нормы по прошивке бумаг перед подачей их для регистрации ИП.
  3. Приказ Министерства культуры № 536 является типовой инструкцией, которая должна приниматься во внимание всеми предприятиями.

Дополнительно были изложены методические пояснения, с учетом которых должны быть заполнены некоторые формы. Определенные требования устанавливаются Министерством по сборам и налогам для внутренней документации.

Подготовка бумаг на предприятиях существенно осложняется ввиду того, что строгих требований, изложенных в одном нормативном акте, нет, и бухгалтерам приходится использовать сразу несколько постановлений и приказов для того, чтобы правильно подготовить документацию для проверки.

Основные правила

При подготовке документации для последующей передачи на проверку в государственные структуры и контролирующие ведомства, нужно руководствоваться некоторыми правилами, действующими в делопроизводстве.

В дальнейшем бумаги передаются в архив, или уничтожаются, если при их составлении были допущены какие – либо ошибки. Например, видны нити на лицевой стороне.

Чтобы осуществить передачу отчетности в судебные инстанции, ФНС или другие организации, нужно четко следовать следующим правилам:

  1. Используется прошивка путем проделывания в бумаге трех дырок и последующего скрепления листов плотной нитью, либо тонким, но прочным шпагатом.
  2. Между проколами расстояние не должно превышать 3 сантиметров.
  3. После того, как все действия выполнены, на последней страницы с изнаночной стороны нити связываются в узел, после чего на них наклеивается бумага небольшого размера – 3 на 5 сантиметров. На этом листке должна быть поставлена печать руководителя и подпись.

Кроме того, особые требования и нормативы установлены для ведения отчетных бухгалтерских документов. Основным отличием является то, что на узел, завязанный с задней стороны и заклеенный папиросной бумагой.

Правила прошивки бумаг:

  • при прошивке следует использовать прочную нить, либо специальную ленту или длинный шнурок;
  • очень важно правильно проделывать отверстия для того, чтобы не допустить повреждения ни одного листа – некоторые организации в данном случае откажутся принять дело на проверку;
  • документация должна быть распечатана на качественной, плотной офисной бумаге формата А4.

Перед подачей отчетов в контролирующие инстанции следует уточнить, какие действуют требования. Самый простой вариант, который можно использовать – проделать отверстие на задней, тыльной стороне, и скрепить его нитями.

Порядок действий 

Схема, используя которую, бухгалтер можно правильно прошить документы в 3 дырки:

Следует учесть, что самый простой способ – сделать дырки с помощью дырокола, а потом вдеть в них нити, применяя все правила. Если делать дырки с помощью шила, можно повредить бумаги, а с их заменой зачастую возникает проблема.

Для прошивки подготовленных документов нужно воспользоваться следующим алгоритмом:

  1. Первый прокол делается иголкой с ниткой с тыльной стороны, по центру листа. Если используется дырокол, требуется сделать то же самое.
  2. Вторая дырка должна располагаться с лицевой стороны бумаги.
  3. Последний прокол делается с тыльной стороны, при этом нужно соблюдать определенное расстояние – три сантиметра.
  4. Следующий шаг – провести иглу с ниткой в первое отверстие, по центру документа, и вывести нить с другой стороны.
  5. Когда прошиты полностью три дырки, нужно подтянуть нити таким образом, чтобы они плотно стягивали все листы, которые были прошиты, после чего завязывается прочный узел. Сверху на него нужно наклеить небольшую бумажку.
  6. На этой бумажке заблаговременно следует напечатать следующее: «Пронумеровано, прошито и скреплено печатью на … листах». Бухгалтер указывает общее количество листов в папке.

Чтобы не допустить ошибок, следует заранее подготовить бумаги к прошиванию:

  1. Удаляются все посторонние предметы – скрепки, скобы.
  2. Документы проходят сортировку по датам и тематике, после чего нумеруются. Очень важно не допустить при этом ошибок.
  3. Подготавливается подходящая обложка – она должна быть стандартных размеров – 229 на 324 сантиметра.
  4. После того, как цифры будут проставлены, листы укладываются в ровную стопку.
  5. При прошивке бумаг необходимо соблюдать определенный отступ от края страницы – от 15 до 20 сантиметров.

Соблюдая все приведенные правила, сотрудник компании, подготавливающий документы, может быть уверен в том, что он не допустил никаких ошибок, и бумаги будут приняты проверяющими компаниями.

В случае, если общее количество документов в деле превышает 250, для удобства их следует распределить на несколько томов, при этом соответствующие записи должны быть сделаны на обложках.

Как заверить

Когда все приготовления завершены, а документы подготовлены и прошиты, нужно не просто передать его на проверку, а заверить. Чтобы правильно это сделать, нужно заранее подготовить листок, на котором будут напечатаны данные о папке – общее количество листов, которые были вложены.

Очень важно убедиться в том, что узел плотно завязан, и только после этого можно наклеивать листок. Он прилагается к внутренней стороне и сажается на клей, при этом, концы нитей должны оставаться свободными и располагаться под бумажкой. Данный процесс является процедурой заверения подготовленного дела.

Основные нюансы:

  1. На бумажке указывается общее количество листов в деле, не только цифрами, но и прописью.
  2. Отдельно заполняется приложение – доверительная бумага, в которой нужно указать, какие листы были повреждены или порваны случайно, уже после склейки страниц. Также можно указать другую, значимую информацию.
  3. Затем, в самом низу нужно указать ФИО сотрудника, составляющего дело, подпись и должность, при условии, что заверение дела осуществил именно этот сотрудник. Чаще всего данную функцию выполняют руководители компании.

При постановке печати на листок нужно убедиться в том, ее оттиск находится непосредственно в пределах заверительной бумаги. Кроме того, печать должна быть поставлена на последней странице в деле.

Несмотря на то, что в законе не содержится четких указаний, касающихся оформления официальной документации, было установлено несколько нормативов, каждый из которых должен соблюдаться лицом, осуществляющим прошивку дела.

по теме:

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: https://juristampro.ru/kak-proshit-dokumenty-v-3-dyrki/

Как прошить документы нитками в 2, 3, 4, 5 дырок? Инструменты для прошивки. Регламент и требования

Как правильно прошивать документы в 3 дырки

1052
Время чтения: 4 мин.

Непреднамеренное расформирование бумаг, подлог, отказ в проверке или хранении, возвращение обращения нерассмотренным – вот только некоторые последствия неправильно систематизированной внутренней документации. Чтобы избежать штрафов и иных нежелательных эксцессов, следует ответственно подойти к организации прошивки.

Регламент, регулирующий нормы прошивки документов нитками

Не существует ГОСТ, содержащего подробное описание процедуры. В ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело» вопрос прошивки не рассмотрен, хотя некоторые источники ошибочно ссылаются на него.

На самом деле руководствоваться нужно исключительно внутренним уставом предприятия, типовой инструкцией по делопроизводству от 2005 года и приказом №76 Росархива (от декабря 2009 года).

Интересующая информация представлена в пункте 3.5.3 и Приложении №24.

Что необходимо для того, чтобы прошнуровать листы?

Для проведения процедуры предварительно необходимо ознакомиться с сопутствующей документацией, а уже после приступать к выбору инструментов.

Причём их тип нередко зависит от толщины и важности конкретного документа. Так, при обращении с совсем тонкими бумагами проще использовать иглу, со средними – дырокол.

Скрепление объёмных плотных папок проходит при участии шуруповёрта и в меру толстой верёвки.

Обычно прошивку осуществляют при помощи следующих предметов и приспособлений:

  • дырокол;
  • ножницы;
  • файл сшивки;
  • нитки или тесьма;
  • игла;
  • шило;
  • клей.

Для создания отверстий в особо толстых томах иногда используют дрель. Однако её применение требует осторожности, навыков и правильно подобранного диаметра сверла. В отношении же клея правила предельно просты.

Под запрет попадает резиновый, так как может пропечататься на другие листы. Хорошие варианты: обычный типографский ПВА, казеиновый и силикатный.

У каждого есть свои сильные и слабые стороны, но в целом они все примерно равны друг другу.

Важно! Силикатный клей оставляет после себя жёлтую корку, а карандаш не обеспечивает необходимый для защиты уровень фиксации.

К ниткам тоже предъявляются особые требования. Они должны быть в меру толстыми, очень прочными и несыпучими. Этими критериям отвечает лавсановая лента. В случае её отсутствия следует воспользоваться суровой нитью. Хлопчатобумажная тоже подходит, но только при условии, что будет многократно сложена (для утолщения и повышения стойкости к разрыву).

Важно! Ручной способ с применением нити – не единственно возможное решение. Для сшивания придуманы специальные станки и машины. Некоторые из них скрепляют отдельные листы при помощи пружины, пластиковой или металлической (первый вариант легко расшить обратно). Другие обеспечивают клеевое бесшовное скрепление.

Пошаговые инструкции как прошить документы нитками

Ключевое отличие методов друг от друга – количество отверстий и расстояние между ними. По этому критерию выделяют способы, рассчитанные на 2,3,4 и 5 дырочек. Дополнительного иногда применяется угловой вариант прошивки. Однако он подходит ограниченному числу бумаг (не для дел и отчётов).

В две дырки

Наиболее простой вариант. Подходит для обращения с внутренними бумагами, которые в дальнейшем не будут переданы на рассмотрение сторонним органам.

Алгоритм действий:

  • распечатать документ, упорядочить листы;
  • пробить дыроколом дыры;
  • продеть нить;
  • сделать узел на нитке (должен находиться не на лицевой стороне);
  • из файла сшивки вырезать лист;
  • приклеить его поверх узла таким образом, чтобы кончики верёвки не были полностью закрыты (они должны оканчиваться ниже);
  • заполнить лист прошивки.

На листе прошивки уже отпечатаны пункты к заполнению. Остаётся только сделать надписи соответствующего характера. Рекомендованный цвет пасты: синий или чёрный. Обычно этот вопрос регулируется нормативами, составленными на самом предприятии. Если подобного документа нет, работу проводят синей ручкой.

Если листа прошивки нет, то из белой бумаги вырезают клочок размером 3х5 см. Далее его приклеивают и ставят надпись «прошито и пронумеровано». Кроме того, указывается количество страниц, а также реквизиты и подпись ответственного лица, дату. Сверху идёт печать.

Важно! Вместо печати может быть использован сургучный оттиск, но он считается устаревшей и менее надёжной формой пломбировки.

В три прокола

Для начала стоит наметить, где именно будут находиться отверстия. В идеале они должны быть центрированы, если только не требуется иного расположения. Также им надлежит находиться на равном друг от друга расстоянии. Располагают их обязательно по левому краю документа.

Пошаговое представление процесса:

  • сделать иглой прокол ровно посередине левого края листа (иголка входит с обратной стороны, а выходит с лицевой);
  • выполнить второй прокол (игла входит с лицевой стороны документа, а выводится с обратной);
  • сделать третий прокол (игла входит с обратной стороны, а выходит с лицевой);
  • заново вдеть иглу в отверстие №1;
  • завязать узел (оставить от нитки не менее 7 см);
  • приклеить лист прошивки;
  • заверить.

В четыре

Последовательность шагов:

  • проделывание дырочек;
  • вдевание иглы с обратной стороны (должна войти во 2 дырку, если считать справа налево);
  • вдевание иголки с ниточкой в 1 дырку справа;
  • далее нить снова отправляют во 2 отверстие справа;
  • после иглу отправляют в 3 дырку справа;
  • затем переходят на крайних левый прокол;
  • возвращаются к 3 отверстию;
  • выводят на обратную сторону и делают узел.

При формировании узла нужно следить за тем, чтобы ниточка не провисала ни на каких участках. Ей надлежит плотно и аккуратно фиксировать страницы.

В пять

К этой методике прибегают крайне редко. Обычно надзорных и контролирующих органов устраивает вариант с 3–4 дырками. Увеличение до 5 говорит о том, что рассматриваемые бумаги относятся к документам строжайшей отчётности и первостепенной важности. Например, так обращаются с некоторыми отчётами для налоговой.

Важно! При наличии 5 дырок приклеенный прямоугольник должен быть вырезан из папиросной бумаги, а отверстия – располагаться на расстоянии 5 см друг от друга.

Последовательность вдевания иглы в зависимости от номера отверстия (можно считать с любого края):

  • 3–4;
  • 4–5;
  • 5-4;
  • 4-3;
  • 3-2;
  • 2-1;
  • 1–2;
  • 2–3.

На этом этапе нить нужно зафиксировать узлом.

На уголок

Устав и некоторые бумаги торговой отрасли можно сшить угловым методом. При таком способе делается дыроколом единичное отверстие в левом верхнем углу. В него вдевается ленточка (40 см), сложенная вдвое. Вставляют её таким образом, чтобы загнутая серединная часть оказалась с обратной стороны, а кончики – с лицевой.

Далее в петельку продеваются хвостики. Тем самым получается узел. Его нужно передвинуть на нелицевую сторону документа и зафиксировать при помощи прямоугольного кусочка бумаги. На листочке пишут:

  • прошито, пронумеровано;
  • количество листов (буквами и цифрами, последние должны идти в скобках);
  • инициалы работника вместе с подписью (сначала идёт последняя, её расшифровку указывают после).

Требования к оформлению прошитых документов

Нельзя прошивать при помощи степлера, клея, скрепок. Они не обеспечивают надлежащий уровень защиты: при таких способах крепления можно незаметно удалить скрепляющий элемент, достать листы, заменить их или подложить новые.

Если аудитор, налоговая служба или иной контролирующий орган увидят документ, прошитый подобный образом, у организации могут быть различного рода проблемы, начиная с отказа в приёме отчётности и заканчивая вынесением ультиматума по немедленному исправлению всех имеющихся в архивах важных бумаг.

Важно! Если сомневаетесь в собственных навыках или столкнулись с необходимостью перепрошивки большого объёма документов, имеет смысл обратиться за помощью к профессионалам.

Услуги подобного рода предоставляются архивами и типографиями. При этом немедленного исполнения заказа ждать не приходится из-за загруженности организаций.

Особенно много у них работы в период сдачи отчётности и дипломов.

Количество дырок на самом деле играет не последнюю роль. При определении требуемого числа следует отталкиваться от важности договора. Самая простая по содержанию документация прошивается при помощи 2 дырок, особо ценная – 5-ю дырками.

Учитывается и расстояние между отверстиями. Оптимальный вариант: каждая находится от предыдущей на расстоянии 3 см. Для соответствия требованию проводят подготовительную разлиновку: заранее намечают, где нужно сделать отверстия.

Однако разлиновка не всегда помогает. Например, скошенные отверстия нередко возникают при подшивании очень толстых документов или журнала. В работе с ними следует применять шило и действовать крайне аккуратно.

Используемую нитку лучше вдеть в иглу – она поможет правильному и точному введению.

Пристальное внимание уделяют нумерации страниц. Ключевые положения по вопросу:

  • используются арабские цифры;
  • числа располагают по возрастанию;
  • место проставления: правый верхний угол;
  • нельзя, чтобы число заходило за край листа;
  • приложения также подлежат нумерации;
  • тип нумерации для приложения: сквозной;
  • при прикреплении письма отчёт ведут начиная с конверта (на нём ставят первое по счёту число);
  • каждая страница письма нумеруется в зависимости от порядка изложения;
  • при работе с делом, представленным несколькими томами, содержимое каждого из них нумеруется отдельно.

Особого подхода требует и печать. Ставить её нужно в последнюю очередь и таким образом, чтобы она одновременно находилась и на листке прошивки и на документе. Если у индивидуального предпринимателя нет личной печати, то он может пропустить этот шаг.

Важно! Если документ после вставляется в папку, то не нужно клеить листок «прошито, пронумеровано, скреплено подписью» сзади на её заднюю стенку. Правильное для этого место: задняя сторона последнего прошитого листка.

При заполнении листа сшивки не нужно мельчить. Каждая единица информации должна легко считываться. Сокращения также недопустимы. Кроме того, следует оформить запись так, чтобы она шла и поверх документа и поверх наклеенного прямоугольника бумаги.

Важно! При условии проведения заверения на основании доверенности, её номер и дату подписания указывают в обязательном порядке.

Понравилась?

Загрузка…

Нашли ошибку? Выделите её и нажмите Ctrl + Enter. Мы все исправим!

Источник: https://tkaner.com/vsyo-dlya-rukodeliya/nitki/kak-proshit-dokumenty-nitkami/

Как правильно прошить документы в 3 дырки схема

Как правильно прошивать документы в 3 дырки

Чтобы сохранить важные документы, делопроизводители используют такой проверенный способ, как прошивать документы ниткой в 3 дырки. В статье подробная схема такой прошивки.

Когда требуется прошивать документы в 3 дырки

Любая компания, независимо от численности штата и объемов производства, ведет документооборот. Документами сопровождается:

 — внутренняя производственная, административная, финансовая и организационно-распорядительная деятельность;

 — внешняя деятельность: взаимодействие с органами власти и контрольно-надзорными, заказчиками и партнерами. 

В зависимости от того, насколько важный документ, определяют сроки его хранения. К наиболее важным относятся документы:

  • отражающие производственно-хозяйственную деятельность компании, подтверждающие эффективность принимаемых управленческих решений;
  • финансового характера, которыми подтверждается добросовестность работодателя и выполнение им обязательств перед государственными органами и партнерами по бизнесу;
  • кадровые, по личному составу, которыми подтверждаются трудовые отношения, страховой стаж работников, учитываемый при назначении пенсии. 

Один документ может состоять из нескольких листов. Потеря или замена хотя бы одного из них может лишить юридической значимости весь документ. Чтобы избежать случайной утери части документа или целенаправленной подмены в нем листов, многостраничные документы необходимо прошивать. 

Документы, которые необходимо прошивать

  • приказы и распоряжения, в том числе, по личному составу;
  • уставные документы;
  • финансовая и бухгалтерская отчетность;
  • штатные расписания;
  • счета-фактуры;
  • акты приемки-передачи и выполнения работ;
  • кассовые книги;
  • ведомости и пр.

     

Персональная ответственность за сохранность документов организации лежит на ее руководителе. Полномочия по их учету и хранению он может передать специальному подразделению или возложить приказом на ответственное лицо, в том числе, на делопроизводителя или секретаря.

А прошивать документы, еще не переданные в архив организации, руководитель может поручить и кому-то из сотрудников подразделения. 

Перед тем, как как прошивать документы в 3 дырки, необходимо пронумеровать их листы. Эксперты журнала «Справочник секретаря и офис-менеджера» расскажут, что нумеруют — листы или страницы в журналах регистрации документов

Как прошивать документы ниткой в 3 дырки

Наиболее надежный способ проконтролировать сохранность всех листов в многостраничном документе — прошивка с помощью прочной нити или тонкого шпагата. В делопроизводстве применяют четыре способа прошивки:

  1. В две дырки или прокола.
  2. В три дырки.
  3. В четыре дырки.
  4. В один прокол (на уголок).

Как прошивать документы: в 3 дырки, в 4 или в две, зависит от степени важности деловых бумаг. Водну или две дырки прошивают те бумаги, которые не имеют большой важности или являются копиями, потерю листов в которых можно легко восполнить. Чаще всего для прошивки наиболее важных бумаг применяют способ прошивки в три, реже – в четыре прокола.

Единых требований к тому, как прошивать документы ниткой в 3 дырки, стандартами не установлено. Некоторые рекомендации можно найти в методичке, утвержденной приказом Росархива №76 от 23.12.2009.

Существуют отраслевые инструкции по делопроизводству, в которых также описаны способы прошивки и заверения документации.

Эксперты «Системы Кадры» расскажут, какие инструменты использует делопроизводитель, чтобы прошить документы

Как прошить документы в 3 дырки схема

Перед тем, как прошивать документы ниткой в 3 дырки, подготовьте проколы в документе. Для этой цели удобнее всего использовать дырокол, а при его отсутствии — шило. Три прокола должны быть расположены на одной прямой, вдоль его кромки листов, уложенных стопкой. Средний прокол – по центру длинной стороны листа, два других — на расстоянии не более 3 см от среднего.

Вденьте в иглу с большим ушком нитку и с тыльной стороны проденьте иглу в среднее отверстие. Кончик нитки, который останется с тыльной стороны, должен быть длиной не менее 7 см.

С лицевой стороны пропустите в крайнюю дырку иглу с ниткой и затем с тыльной стороны проденьте иглу в другой крайний прокол.

Затем на лицевой стороне вденьте иглу в среднее отверстие и вытащите нитку через него на тыльную сторону.

На рисунке показано, как прошить документы в 3 дырки, схема:

Снимите иглу и завяжите оба кончика нитки узелком. Прижмите кончики нитки к тыльной стороне листа и наклейте поверх узелка и нитки прямоугольный листок бумаги. Кончики нитки, если они слишком длинные, обрежьте, оставив 1-2 см.

После того, как клей подсохнет, поверх бумажной пломбы с заступом на поверхность тыльной стороны листа сделайте заверительную надпись. Укажите на наклейке количество листов в документе прописью и цифрами, поставьте свою подпись и дайте ее расшифровку.

Если прошитым документом еще будут активно пользоваться, есть смысл до того, как вы его прошьете, сделать к нему твердую обложку из двух листов картона или плотной бумаги. В этом случае бумажная пломба после прошивки будет располагаться на обратной стороне твердой обложки. 

Вывод

Выполняя установленные правила оформления документов и подготовки их к передаче на хранение, вы сможете сохранить их целостность. Зная, как прошивать документы в 3 дырки, используйте этот способ  для того, чтобы исключить замену или утерю листов в любом многостраничном документе.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/211294-kak-proshit-dokumenty-18-m11

Юридическое дело
Добавить комментарий