Просим пописать документы будет считаться подписанными

Образец сопроводительного письма к документам

Просим пописать документы будет считаться подписанными

Составление сопроводительного письма определенного образца в случае отправки документов в компании или государственные ведомства – это необязательный, но желательный этап. О том, как правильно разработать корректную форму такого документа и некоторых нюансах работы с ним, – прямо сейчас.

Сопроводительное письмо к документам образец (word)

Пример сопроводительного письма к форме 3 НДФЛ (word)

Для чего составляется

Документ составляется в произвольной форме, поскольку унифицированного образца не существует. Основное назначение – дать правильное представление адресату, какие именно документы были посланы и главное – какая цель преследуется отправителем.

Хотя формально компания не обязана составлять сопроводительные письма, однако в деловом документообороте это довольно устоявшаяся норма, которой следует придерживаться. Оно позволяет решить сразу несколько задач:

  1. Прежде всего, именно оно содержит основные разъяснения отправителя, которые он хочет довести до адресата. В данном случае это имеет значение, поскольку деловая переписка – это опосредованное общение, которое должно быть предельно понятно обеим сторонам.
  2. В сопроводительном письме приводится и опись документов – по сути, дублируется сам перечень полного названия и количества документов, которые были отправлены. Это исключает возможные ошибки при оформлении.
  3. Благодаря указанию списка документов удается избежать определенных затруднений их восстановления в случае потери. К тому же в нем указываются исходящие и входящие номера документов, благодаря которым их можно легко найти и проконтролировать направление передвижения.
  4. Наконец, адресат, принявший не только документы, но и сопроводительное письмо к ним, сможет быстрее понять суть пожеланий отправителя и быстрее отреагировать на них в соответствии с ситуацией.

Поэтому можно сказать, что грамотное оформление сопроводительного письма к документам, создание собственных единых образцов для придания процессу однообразия – в интересах самого же отправителя.

Образец сопроводительного письма 2019 г

Несмотря на то, что утвержденной формы такого документа не существует, и каждая организация вправе сама определять, как составлять его, существуют и общепринятые правила, которые следует соблюдать.

  1. В «шапке», как обычно, указываются полные официальные названия адресата («В…») и отправителя («от…»).
  2. Далее идет отметка о номере, за которым письмо зарегистрировано в компании отправителя.
  3. Затем идет собственно текст документа. Очень важно начинать фразу корректно. На этот случай есть 3 варианта:
  • «высылаем Вам» – для тех случаев, когда документация отправляется таким же компаниям (например, контрагентам);
  • «представляем Вам» – письмо отправляется в налоговую инспекцию, суды, головной офис – т.е. все учреждения, имеющие более высокое положение;
  • «направляем Вам» – если речь идет о документах, которые отправляются, наоборот, в подчиненные отделения (например, отделы, филиалы одной и той же компании).
  1. После описания цели отправки нужно привести полный перечень документов (опись), который удобно представить в виде таблицы. В ней должны присутствовать такие графы:
  • полное название документа;
  • количество экземпляров;
  • при необходимости указывается так же, в какой виде прислан документ – оригинал или копия (заверенная или незаверенная).
  1. В конце таблицы указывается итоговое количество пересылаемых вместе с сопроводительным письмом документов.
  2. Наконец, указываются приложения, в котором перечисляются дополнительные документы, если таковые тоже отправляются адресату. Важно понимать, что слово «Приложение» пишется в единственном числе только тогда, когда документ один. Если же документов множественное число, то пишется «Приложения». Вместе с наименованием документа приводятся:
  • дата принятия документа;
  • общее количество пересылаемых экземпляров;
  • количество страниц в каждом документе (пишется итоговое число листов по всем экземплярам);
  • при необходимости указывают необходимость прошивки.

Подписывает сопроводительное письмо к документам вне зависимости от его образца не только генеральный директор, но и соответствующее уполномоченное лицо. Подпись традиционно ставит тот сотрудник, с деятельностью которого непосредственно связаны отправляемые документы:

  1. Генеральный директор или начальник филиала, подразделения подписывает документы общего потока, относящиеся сразу ко всей компании, а также документы особой важности (например, годовые отчеты, которые отправляются в головной офис).
  2. Главный бухгалтер подписывает письма, которые сопровождают документы финансового характера – обычно они отправляются в налоговую инспекцию.
  3. Штатный юрист компании высылает сопроводительные письма в случае документов, которые связаны, например, с судебными разбирательствами, с заключением договоров с потенциальными контрагентами и т.п.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В тех случаях, когда речь идет о массовой рассылке документов одного и того же типа (например, несколько счетов-фактур или однотипных договоров с контрагентами) можно объединить их в одну группу и написать сразу общее количество листов во всех экземплярах.

Как зарегистрировать сопроводительное письмо

Важно соблюдать особенности делового этикета с точки зрения оформления сопроводительных писем – прежде всего, лучше пользоваться одинаковым образцом, шаблоном документа, а подписывать его со стороны отправителя должен тот же человек, чья подпись стоит в самом письме.

Отсылается оно с помощью Почты России или частной почты – как правило, лучше сделать это заказной корреспонденцией. Обязательно проставляется номер отправления, которые регистрируется в журнале документооборота компании-отправителя. Под этим номером адреса ставит уже свой номер – и таким образом риск путаницы значительно снижается.

Как правило, сопроводительное письмо оформляется минимум в 2 экземплярах – 1 для адресата, 1 для отправителя. Хранится такой документ в течение срока, целесообразность и длительность которого определяются самой компанией. Обычно в современном документообороте компаний все документы имеют резервные копии в электронном виде – это позволяет быстро найти их и надежно сохранить до востребования.

Сроки ответа

Что касается сроков ответа, это менее однозначный вопрос.

С одной стороны, действует общее правило, согласно которому срок обработки любого обращения в государственные органы, а равно и в фирмы, компании, общественные объединения, не должен превышать 1 месяца, т.е. 30 календарных дней. Отсчет срока начинается с рабочего дня, который следует за тем, когда корреспонденция дошла до адресата.

С другой стороны, очень часто на практике возникают случаи, когда отправитель ожидает, что адресат отреагирует на его запрос как можно быстрее.

Тогда отдельно нужно прописать такое пожелание, например: «Убедительно просим Вас подписать необходимые документы и дать ответ по существу в течение 7 рабочих дней».

В случае, если речь идет о филиале, структурном подразделении, которое непосредственно подчиняется отправителю, формулировка более категоричная: «Предельный срок ответа – 3 рабочих дня со дня официального уведомления о получении настоящего сопроводительного письма».

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Если в договоре между компаниями изначально прописывается определенный порядок работы с претензиями, досудебного урегулирования возможных разногласий, исходить нужно именно их текста таких договоров. Пример текста приводится ниже.

Процедура хранения

Сопроводительные письма относятся к частным документам организации, содержание которых она может раскрывать или засекречивать на свое усмотрение (это касается и входящих, и исходящих документов). Поэтому выбор конкретного способа хранения зависит именно от решения руководства.

В общем случае придерживаются таких правил:

  1. Поскольку основное юридическое значение имеет не само сопроводительное письмо и его образец, а именно документы, которые оно предваряет, то главное внимание уделяется именно их сохранности.
  2. После того, как все приложения (т.е. сами документы) были изъяты, срок хранение определяется индивидуально.
  3. В некоторых случаях компании заводят специальную папку «Сопроводительные письма», в которую складывают соответствующую документацию. Этот вариант подходит для небольших фирм с малыми потоками документооборота.
  4. Если же документооборот слишком большой, а в компании есть несколько филиалов, тогда составляются специальные номенклатуры дел – т.е. списки документов, сгруппированные общим назначением, например «Договоры поставки», «Договоры аренды», «Судебные» и т.п.

Таким образом, самый оптимальный вариант – это составить собственный единый образец сопроводительных писем к документам и организовать систему их хранения, адекватную объему документооборота компании.

ссылкой:

(3 3,33 из 5)
Загрузка…

Источник: https://2ann.ru/kak-sostavit-soprovoditelnoe-pismo-k-dokumentam/

Просим пописать документы будет считаться подписанными | Практикующий юрист

Просим пописать документы будет считаться подписанными

Компания Кабмаш поставляет дуги, которые используются на оборудование таких фирм, как: Niehoff, Samp, Cortinovis, Caballe, Henrich, Maillefer, Setic и другие. Дуги выполнены из современного углепластика. Данный материал прочнее и легче, чем металл, что улучшает динамику оборудования. Минимальный срок поставки 2,5 недель в зависимости от модели.

Также возникают и другие риски. Во-первых, в отсутствие подписанного заказчиком акта исполнитель не может быть уверен, что работа или услуга им принята полностью, и претензий у контрагента нет.

Мы, как поставщики часто сталкиваемся с тем, что наши некоторые недобросовестные покупатели, получив договор поставки, подписанный с нашей стороны.

Получив товар, по данному договору, в дальнейшем не торопятся возвратить в наш адрес, подписанный с их стороны экземпляр договора, а некоторые и вовсе уклоняются. Какое условие можно прописать в договоре.

Чтобы поторопить контрагентов возвратить договор?

Сюрприз для заявителей – физических лиц

Писать их можно как при передаче документов лично, так и при отправке с курьером, обычной почтой или по электронной почте. Во-первых, это правильно с точки зрения правил русского языка.

И во-вторых, разработчики этого ГОСТа сами потом «исправились», когда стали давать разъяснения относительно его применения в своих методических рекомендациях. См. цитаты двух этих документов ниже.

Но многие упорно продолжают писать слово «Приложение:» в единственном числе, даже если за ним следует список из нескольких документов. Не делайте так, и мы объяснили почему.

Текст сопроводительного письма зачастую носит формальный характер и всего лишь сообщает о направлении документов. Важнейшая часть информации содержится в описании приложений. Однако тексты сопроводительного письма могут различаться по уровню сложности.

Уважаемый Евгений Станиславович! Направляем Вам подписанный и скрепленный печатью договор № 2013-25-07 от 25.07.2013 с протоколом разногласий. Протокол разногласий просим подписать, скрепить печатью и один экземпляр выслать в наш адрес в течение 10 дней.

Независимо от того, куда и с какой целью направляются документы, сопроводительное письмо к ним составляется в обязательном порядке. Это основной принцип документооборота, работающий, прежде всего, в интересах отправителя.

Кроме обычной переписки, мы ежедневно высылаем контрагентам различные документы: договоры, протоколы, счета, презентационные материалы… Правила делового этикета да и элементарная осмотрительность в обращении с документами требуют написания в этих случаях сопроводительного письма. Что это дает и как его оформить? Каковы сроки его исполнения? Как потом хранить?

Письмо на возврат акта составляется в произвольной форме. В нем необходимо указать реквизиты документа, который был передан, а также заявить о необходимости вернуть акт.

Сопроводительное письмо может быть подготовлено на бланке письма (см. Пример 1), бланке структурного подразделения (см. Пример 2) или на бланке должностного лица (см. Пример 3).

Порядок документооборота между контрагентами, как правило, определяется требованиями законодательства, условиями заключенного договора, а также обычаями делового оборота.

Документооборот в рамках заключенных договоров включает в себя в числе прочего подписание и обмен накладными, актами и иными документами, подтверждающими выполнение сторонами своих обязательств.

А если ваш контрагент не вернул акт, переданный ему на подпись? Вероятно, поможет составленное на имя заказчика письмо, образец которого приведем в нашей консультации.
Особенность сопроводительного письма заключается в том, что его смысловым центром является вовсе не текст, а перечень прилагаемых документов.

В связи с этим вспомним общее правило оформления этого реквизита: в сопроводительных письмах отметка о наличии приложения оформляется под текстом письма от границы левого поля (Приложение № 11 к п. 3.3.2 Методических рекомендаций Росархива) (см. Примеры 1–3).

Рекомендуем явку только в том случае, если ошибка связана со сложными арифметическими расчетами, чтобы дать свои пояснения. по гражданскому делу № ______ по иску __________ (ФИО истца) к ___________ (ФИО ответчика) «___»_________ ____ г.

Как мы уже определили, главное в сопроводительном письме к документам – приложения. Поэтому особое внимание мы уделим вопросу оформления именно этого реквизита.

Независимо от того, как будет оформлено приложение, практика делового обращения требует полного перечисления приложенных к письму документов, указания количества экземпляров и количества листов в каждом из них.

Если этой информации не будет, сопроводительное письмо потеряет всякий смысл.

Польза и целесообразность сопроводительного письма

Истребование документации в любых отношениях возможно только в том случае, если данная обязанность была прямо закреплена в отдельном соглашении.

Отдельно выделим другую важную функцию сопроводиловки — опись документов, которые направлены адресату.

Желательно тщательно перечислить все бумаги, указав не только их полное наименование, но и на скольких листах они составлены, есть ли приложения и какие, сколько копий каждого документа направлено.

Если впоследствии бумага потеряется, сопроводительная бумага подтвердит, что вы передали ее адресату. Деловой этикет диктует писать сопроводительные письма (или, как их еще называют, сопроводиловки) при отправке документов партнерам, в государственные органы и в иных случаях.

Это особенно удобно в ситуациях, когда надо подтвердить передачу пакета адресату, обратить внимание на принципиальные моменты, передать просьбу или руководство к действию, а также зафиксировать сроки ответных действий. Всю важную информацию можно изложить в сопроводиловке.

Подписание и регистрация у отправителя

Конечно, иногда виной задержки документов бывают и сами сотрудники организации. Подробнее об этом см.Как добиться, чтобы коллеги из других отделов приносили первичку вовремя. А в данной рекомендации вы найдете советы по ситуациям, когда документы поступают с опозданием именно от контрагентов.

Завод Winlong предлагает экструзионные линии для наложения специальных изоляционных материалов: кремнийорганическая резина, фторопласты, полиамиды и различные виды полимеров. Индивидуальный подход к клиенту, высокое качество и эффективное сотрудничество!

Под основным текстом письма также может быть отметка о наличии приложений с целью облегчения обработки почты и уменьшения вероятности потери отправленных экземпляров документов (см. образец). Заключительная часть сопроводительного письма к документам содержит подпись отправителя, его должность и ФИО.

Предположим, компания выполнила работы или оказала услуги, их стоимость была оплачена, и претензий ни одна из сторон не предъявляет. Исполнитель передал акты на подпись, но свой экземпляр назад так и не получил.

Казалось бы, на возврате документа можно и не настаивать. Ведь вряд ли налоговики откажут в признании выручки, которая не будет подтверждена документально.

Но, с другой стороны, проверяющие могут усомниться в том, правильно ли отражена сумма выручка. Может быть, она была занижена.

Требовать ли подписанный акт назад?

Это универсальная форма, которая позволит составить ходатайство в суд. После заполнения бланка его останется заверить собственной подписью. Заявление об исправлении описки подается в суд, вынесший это решение. В заявлении необходимо вкратце описать допущенную судом описку, указать, как будет звучать правильное написание.

К заявлению нужно приложить его копии по числу лиц, участвовавших в деле. Заявление об исправлении описки суд рассмотрит в судебном заседании, куда являться не обязательно.
Если документов-приложений несколько, то каждый из них получает свой порядковый номер, за которым следует указание количества листов и экземпляров.

Документы перечисляются либо в произвольном порядке, либо от основного документа к второстепенным.

Нижеприведенные материалы детально раскрывают проблему возврата подписанных документов, включая примеры договорных условий.

Чаще всего сопровождение оформляется:

  • к договору на подпись;
  • при передаче важных документов (например, возвращение после подписания);
  • к акту сверки;
  • к коммерческому предложению;
  • к документации в налоговую инспекцию;
  • к отчетам, формам и запросам контролирующих органов;
  • к исполнительной документации;
  • к кадровой документации.

Для заверения достаточно подписи, но можно поставить и печать. На сегодняшний день организации не обязаны иметь круглую печать (82-ФЗ от 06.04.2015). Скрепление печатью остается на усмотрение предприятия за исключением тех случаев, когда этого требует получатель (например, финансовые организации).

Если приложение не обозначено в тексте письма, помимо количественных данных нужно указать его название. Если пакет включает в себя несколько документов, приложения нумеруются. См. Пример 2. Здесь необходимо указать наименование отправляемых документов, их дату, номер и прописать инструкцию получателю: что ему делать с полученными документами.

Во-вторых, акт – первичный документ, а потому организация должна обеспечить его наличие как доказательство того, что операция действительно была совершена. Отсутствие первичных учетных документов расценивается как грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету. А это грозит штрафом на должностных лиц в размере от 5 000 до 10 000 рублей.

Как и большинство деловых писем, сопроводительное письмо оформляется на фирменном бланке и получает исходящий регистрационный номер отправителя. Правила оформления служебных писем мы подробнейшим образом не раз разбирали в журнале, поэтому сейчас сосредоточимся на особенностях сопроводительного письма.Ни Методические рекомендации Росархива, ни ГОСТ 6.

30-2003, ни Методические рекомендации по внедрению ГОСТ не содержат правил приложения к письму внешних информационных носителей. При этом практика направления организациями друг другу флеш-карт или компакт-дисков довольно широко распространена. Приходится изобретать собственные правила оформления, руководствуясь элементарной логикой.

Так, бессмысленно указывать количество листов и экземпляров электронного документа. Достаточно будет его наименования, формата (чтобы получатель заранее знал, откроется ли файл на его компьютере) и, пожалуй, объема.

Деловую переписку между хозяйствующими субъектами (юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями) принято вести на фирменных бланках организаций, содержащих угловые штампы с реквизитами отправителя.

Источник: http://uk54.ru/nasledstvennoe-pravo/3717-prosim-popisat-dokumenty-budet-schitatsya-podpisannymi.html

Сопроводительное письмо, образец

Просим пописать документы будет считаться подписанными

Как правильно составить сопроводительное письмо, прилагаемое к документам, расскажем в статье. Скачайте 3 образца документа от эксперта.

Скачайте полезные документы:

В каких случаях потребуется составить сопроводительное письмо

Форма сопроводительного письма относится к наиболее часто используемым в практике делопроизводства. Такое деловое письмо является приложением к документам, не содержащим адресную часть, например, к:

  • договорам;
  • методическим или инструктивным указаниям;
  • контрактам;
  • актам;
  • протоколам и пр.

Эти документы, как правило, являются самостоятельными, не содержащими просьб, претензий, требований и обращений. Направляемые вместе с ними сопроводительные письма составляются как подтверждение того, что такой документ был отправлен адресату.

Второе назначение сопроводительного письма — опись отсылаемых вместе с ним документов, содержащая наименование каждого документа с указанием количества экземпляров и числа содержащихся в нем страниц. При получении сопроводительного письма адресат автоматически принимает и прилагаемый к нему пакет документов. 

Особенности составления сопроводительного письма

Сопроводительные письма имеют стандартный вид и содержание. Поэтому часто на предприятии используется типовой шаблон сопроводительного письма, что значительно упрощает процедуру составления и оформления этого вида деловых писем.

Адресная часть и обращение заполняют в соответствии с общепринятыми правилами, наименование документа — «Сопроводительное письмо» указывать не нужно, но тема сообщения указывается обязательно. Основное отличие от остальных деловых писем — содержание текстовой части. Она может начинаться с фраз:

  • «При этом направляем Вам…»;
  • «Высылаем в Ваш адрес…»;
  • «Представляем Вам…». 

После чего следует перечень наименований прикладываемых приложений и пояснения, с какой целью направляются адресату эти документы. Кроме этого, сопроводительные письма содержат указание или просьбу о том, что адресат должен сделать с направляемыми документами, например:

  • «Прошу изучить и внести необходимые дополнения в отчетность в соответствии с направляемой инструкцией»,
  • «Согласно направленным методическим указаниям, необходимо скорректировать формы отчетности и направить в наш адрес отчеты по новым формам к 01.07.2019 года»,
  • «Прошу подтвердить получение…»,
  • «Просим возвратить в наш адрес один экземпляр направляемого договора после его подписания»,
  • «Просим проинформировать…» и т.п. 

Любой бланк сопроводительного письма также имеет особый реквизит, который отсутствует в других деловых письмах. Это отметка о наличии приложений. Реквизит имеет вид перечня и необходим, чтобы адресат уже на этапе регистрации входящей корреспонденции мог проверить целостность отправления и полноту комплекта прилагаемых документов. 

Образец сопроводительного письма 2019

Разновидности сопроводительных писем

К наиболее распространенным относятся 3 вида сопроводительных писем:

  • содержащее обоснование;
  • содержащее просьбу;
  • содержащее сведения, поясняющие содержание. 

Сопроводительное письме с обоснованием

В нем ссылаются на события, в соответствии с которыми адресату направляются документы. К таким событиям относятся, например, предварительная договоренность, завершение очередного этапа выполнения работ по договору, решение вышестоящего органа или изменение требований законодательства. Событие, на основании которого направляются документы, указывается в начале письма. 

Образец сопроводительного письма с обоснованием

Сопроводительное письмо, в котором содержится просьба

Это наиболее распространенный вид деловых писем. При этом просьбу излагаютя не в начале текстовой части документа, а уже после вступления и упоминания его наименования.

Так, например, сопроводительное письмо к отчету, образец, может содержать просьбу о том, чтобы второй экземпляр отчета был подписан представителем контрагента и направлен обратно в адрес исполнителя с указанием сроков отправки. 

Образец сопроводительного письма, содержащего просьбу

Сопроводительное письме с пояснением

В нем сначала информируют о том, какие именно документы направлены адресату, а затем дают комментарии и пояснения по поводу содержания этих документов. 

Образец сопроводительного письма, содержащего пояснения содержания

Чтобы правильно составить и оформить любое деловое письмо, воспользуйтесь специальным конструктором от экспертов журнала «Справочник секретаря.

Использовать онлайн конструктор

Как написать сопроводительное письмо

Формуляр или бланк сопроводительного письма целесообразно разработать на предприятии и утвердить в учетной политике локальным нормативным актом, например, положением о делопроизводстве. В этом случае любой сотрудник, который не знает, как пишется сопроводительное письмо, образец сможет посмотреть в альбоме, прилагаемом к локальному акту и оформить документ правильно.

При оформлении и составлении письма руководствуйтесь общими требованиями, установленными ГОСТ Р 7.0.97-2016, вступившем в действие с 1 июля 2018 года.

Составляя письмо учтите, что все документы, упоминаемые в тексте сопроводительного письма по отдельности или пакетом, вносятся в перечень приложений, независимо от их общего количества. 

Внимание! Реквизит «Подпись» проставляется один раз – после списка приложенных к письму документов.

Если прикладываемых документов много, реквизит «Отметка о наличии приложений» по объему может превысить текстовую часть сопроводительного письма. Это не будет расцениваться как нарушение требований ГОСТа.

При этом первый лист письма заполняется на бланке организации, последующие – на стандартных листах писчей бумаги формата А4. Страницы письма, объем которого превышает одну страницу, нумеруют.

Номер страницы указывают в верхнем поле, посредине.

ИтогИспользуйте формуляр или бланк сопроводительного письма, чтобы свести к минимуму ошибки при составлении и оформлении этого документа.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210987-soprovoditelnoe-pismo-k-dogovoru-19-m5

Просим пописать документы будет считаться подписанными

Просим пописать документы будет считаться подписанными

Под этим номером адреса ставит уже свой номер – и таким образом риск путаницы значительно снижается. Как правило, сопроводительное письмо оформляется минимум в 2 экземплярах – 1 для адресата, 1 для отправителя.

Хранится такой документ в течение срока, целесообразность и длительность которого определяются самой компанией. Обычно в современном документообороте компаний все документы имеют резервные копии в электронном виде – это позволяет быстро найти их и надежно сохранить до востребования.

Сроки ответа Что касается сроков ответа, это менее однозначный вопрос. С одной стороны, действует общее правило, согласно которому срок обработки любого обращения в государственные органы, а равно и в фирмы, компании, общественные объединения, не должен превышать 1 месяца, т.е. 30 календарных дней.

Отсчет срока начинается с рабочего дня, который следует за тем, когда корреспонденция дошла до адресата.

Сопроводительное письмо к документам

Здесь в уважительной, корректной форме следует высказать суть просьбы и указать причину запроса («в связи с получением», «исходя из результатов», «для решения вопроса», на основании переговоров» и т.п.).

Если запрос касается сразу нескольких тем, то его следует разбить на пункты или разделы.

При этом следует помнить, что негласные правила деловой переписки говорят о том, что ответ на подобного рода послания также должен быть разделен на пункты.

  • Если запрос требует получения ответа в какой-то определенный период или к точной дате, это следует вежливо, но твердо обозначить в тексте послания.
  • При необходимости в текст можно вставлять ссылки на законы, нормативные и правовые акты, имеющие отношение к сути письма.

Как составить сопроводительное письмо к документам

К тому же в нем указываются исходящие и входящие номера документов, благодаря которым их можно легко найти и проконтролировать направление передвижения.

  • Наконец, адресат, принявший не только документы, но и сопроводительное письмо к ним, сможет быстрее понять суть пожеланий отправителя и быстрее отреагировать на них в соответствии с ситуацией.
  • Поэтому можно сказать, что грамотное оформление сопроводительного письма к документам, создание собственных единых образцов для придания процессу однообразия – в интересах самого же отправителя. Образец сопроводительного письма 2018 г. Несмотря на то, что утвержденной формы такого документа не существует, и каждая организация вправе сама определять, как составлять его, существуют и общепринятые правила, которые следует соблюдать.

Письмо-запрос

Составление сопроводительного письма определенного образца в случае отправки документов в компании или государственные ведомства – это необязательный, но желательный этап.

О том, как правильно разработать корректную форму такого документа и некоторых нюансах работы с ним, – прямо сейчас.

Сопроводительное письмо к документам образец (word) Пример сопроводительного письма к форме 3 НДФЛ (word)

  • Для чего составляется
  • Образец сопроводительного письма 2018 г.
  • Как зарегистрировать сопроводительное письмо
  • Сроки ответа
  • Процедура хранения

Для чего составляется Документ составляется в произвольной форме, поскольку унифицированного образца не существует. Основное назначение – дать правильное представление адресату, какие именно документы были посланы и главное – какая цель преследуется отправителем.

Письма с пометкой «лично в руки» составляются, как правило, непосредственно директором организации на имя руководителя адресата аналогичного уровня.

В этом случае они не должны вскрываться никем кроме самого получателя.

Кому адресовать Письмо-запрос может быть адресован какому-то конкретному человеку, например директору компании-партнера, менеджеру какого-либо подразделения, специалисту в какой-либо отрасли и т.д.

Внимание В этом случае при обращении нужно использовать эпитет «Уважаемый» и имя-отчество сотрудника. Такая форма обращения значительно повышает шансы на то, что запрос будет рассмотрен в ближайшее время и также оперативно на него будет составлен ответ (причем от имени человека, которому адресовалось послание). Запрос может быть предназначен и для группы лиц без точного указания работника (например, «в юридический отдел», «в отдел бухгалтерии» и т.п.).

Сопроводительное письмо о возврате документов

Обязательно проставляется номер отправления, которые регистрируется в журнале документооборота компании-отправителя.

  • наименование и адреса банков и других кредитных организаций, где должник открыл расчетные счета;
  • номера расчетных счетов, открытых должником.

К запросу прилагается копия исполнительного листа АС № 000143567. Генеральный директор ООО «Затура» /Овчаренко/ Л.И.Овчаренко Письмо-запрос в банк Письма в банк помогают в решении многих спорных вопросов и прояснении необходимой информации. Обязательные к соблюдению формальности:

  • правильное указание реквизитов автора письма;
  • ясное изложение проблемы;
  • по возможности, ссылки на документальные или законодательные подтверждения своих слов;
  • по Интернету запрос в банк стоит отправлять только при наличии электронной подписи, в других ситуациях предпочтительнее бумажный вариант с собственноручной визой.

Скачать пример письма-запроса в банк .doc В АКБ «Мосбанк»123790 г.
Москва, ул.

Новости ОбзорыТесты Авторские колонки Спецпроекты Распечатать 3 августа 2017 / Источник: Петербургский правовой портал

  • Петрова Наталья Юрьевна

Сопроводительное письмо — это формой делового этикета. Помимо простого реестра передаваемых документов оно содержит рекомендации по обращению с ними. Кроме того, по регистрационным данным можно определить сроки исполнения и факт отправки.

Образец, как написать сопроводительное письмо к документам — смотрите в статье. Как писать сопроводительное письмо к документам Единой унифицированной формы письма не существует. Требования к оформлению организационно-распорядительной документации описаны в ГОСТ Р 6.30-2003.

Требования указанного стандарта являются рекомендуемыми.

Очевидно, что ответственность за своевременную подготовку и передачу в канцелярию самого мотивированного заключения лежит на ответственном исполнителе, а вот организация своевременной передачи документов в почтовое отделение и отслеживание факта их доставки – задача канцелярии.

И уже не требует объяснения тот факт, что фиксация своевременной отправки и контроль получения документов контрагентом может существенно защитить интересы вашей организации в суде в случае возникновения спорных вопросов с контрагентом.

Подготовленные сопроводительные письма регистрируются в канцелярии в установленном порядке и готовятся для отправки через почтовое отделение связи. Вся исходящая документация пакетируется, при этом особо следует проследить за тем, чтобы каждый конверт содержал именно то письмо (документацию), которое следует доставить по адресу, указанному на конверте.

Источник: https://obrazrp.ru/prosim-popisat-dokumenty-budet-schitatsya-podpisannymi/

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам в госзакупках

Просим пописать документы будет считаться подписанными

Сопроводительное письмо — это необязательный документ, но поможет избежать разногласий при взаимодействии с поставщиком и быстрее подписывать и согласовывать документы. Рассказываем, когда заказчику необходимо писать сопроводительные письма, какая информация должна в них содержаться, и составляем образец, как написать сопроводительное письмо к документам.

Прежде чем ответить на вопрос, как писать сопроводительное письмо к документам, необходимо разобраться, когда и зачем его нужно составлять. Сопровод — не просто оповещение об определенном факте, но и подтверждение, что заказчик выполнил обязательства.

Это пригодится, к примеру, если ФАС не получила сведения для проверки, при обвинении заказчика в том, что проект контракта направлен позже установленного срока или что он не уведомил о форс-мажорных обстоятельствах.

Далее рассмотрим, когда нужно писать сопровод на разных этапах госзакупки.

Проведение торгов

Если участник подал запрос на разъяснение положений документации, заказчик обязан дать разъяснение. Ответ публикуют в ЕИС без указания наименования участника, от которого поступил запрос (поскольку нельзя разглашать потенциальных участников заказа), а также отправляют участнику вместе с сопроводительным письмом (СП).

Заключение договора

Заключение договора в электронной форме через сайт электронной торговой площадки (ЭТП) предусмотрено только для аукционов в электронной форме. От заказчика не требуется составление дополнительных актов, кроме как оформить по итогам аукциона контракт и направить его участнику на подпись. В этот момент понадобится образец сопроводительного письма о направлении документов.

По остальным же видам торгов договор может быть заключен в письменной форме без непосредственно программно-аппаратного комплекса ЭТП.

При этом на заказчика возложена обязанность направить победителю договор с приложением протокола рассмотрения и оценки заявок.

Целесообразно при этом составить сопроводительное письмо с указанием сроков подписания договора, необходимых приложений (платежное поручение, банковская гарантия), а также последствий уклонения от заключения контракта.

Поставщик может направить протоколы разногласий. В этом случае заказчик также составляет сопровод, отображающий, что контракт составлен с учетом требований поставщика, или же акт, содержащий информацию по аргументированному отказу учесть полностью или частично замечания поставщика.

Не стоит забывать и о сопроводе, направляемом в финансовые органы для получения согласования в заключении контракта (единственная заявка на участие в конкурсных процедурах, согласно п. 25 ч. 1 ст. 93, пример сопроводительного письма к документам о согласовании утвержден Приказом Минэкономразвития от 31.03.2015 № 189).

Исполнение контракта

Все изменения по договору нужно оформить дополнительными соглашениями. К примеру, сторона, у которой возникли обстоятельства непреодолимой силы, обязана в течение периода, зафиксированного в договоре, письменно информировать другую сторону о случившемся и его причинах. Любые уведомления, которые одна сторона направляет другой, высылаются с подтверждением о получении.

Расторжение также оформляется дополнительным соглашением, к примеру, решение, уведомление об отказе от исполнения.

Другие случаи

На каждом из этапов от заказчика может потребоваться направить сведения в контролирующие или судебные органы по факту проведения плановых и внеплановых проверок, а также при подаче исковых заявлений.

Направление сведений в Федеральную антимонопольную службу о включении поставщика в реестр недобросовестных также требует оформления сопроводительного письма.

Порядок ведения реестра недобросовестных исполнителей утвержден Постановлением Правительства РФ от 25.11.2013 № 1062.

Как писать

Бланк сопроводительного письма к документам должен быть подписан руководителем или иным наделенным полномочиями лицом. Целесообразно составлять его в двух экземплярах, один из которых отдается участнику, а второй, с подписью, подтверждающей получение, хранится у заказчика.

Законодательно требований к формату сопровода не установлено. Однако есть важные моменты. Образец сопроводительного письма о передаче документов должен содержать следующие пункты:

  • дату документа;
  • реквизиты сторон (отправителя и получателя);
  • наименование (уведомление о расторжении, о направлении сведений на согласование, о включении в РНП и др.);
  • текст обращения;
  • опись прилагаемых документов;
  • контактные данные составителя, к которому необходимо обращаться при наличии вопросов другой стороны.

Частые ошибки при составлении

Составляя текст сопроводительного письма для передачи документов, придерживайтесь делового стиля. Даже если вы возвращаете договор, потому что он составлен безграмотно, не стоит давать волю эмоциям. Также недопустима фамильярность, любая оценка ситуации, даже положительная. Коротко изложите суть дела, какую реакцию ожидаете от получателя, и в какие сроки.

Вот несколько фраз, использовать которые не стоит:

  1. «В ответ на вопиюще необоснованное требование сообщаем».
  2. «Приветствуем нашего самого лучшего клиента».
  3. «Ваши специалисты не потрудились разобраться в вопросе».

Лучше формулировать так:

Источник: https://goscontract.info/kontrakt/kak-pravilno-napisat-soprovoditelnoe-pismo-k-dokumentam-v-goszakupkakh

Сопроводительное письмо к документам

Просим пописать документы будет считаться подписанными

Дарья

Читать 3 мин.

Есть видеозапись

Задать вопрос

Деловую переписку между хозяйствующими субъектами юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями принято вести документоц фирменных бланках организаций, содержащих угловые штампы с реквизитами отправителя.

Подпись сопроводительного письма зависит от вида направляемых документов.

Например, при направлении экземпляра договора или коммерческого предложения письмо традиционно подписывает первый руководитель; если отправляются документы бухгалтерской отчетности — главный бухгалтер или начальник финансового отдела и пр. Кроме того, в письме должны быть указаны фамилия и контактные данные его фактического исполнителя — для оперативной связи в случае возникновения вопросов по поступившим документам.

Сопроводительное письмо, как правило, составляется на имя первого руководителя компании-адресата или ее подразделения.

Находим ответ. Повторное истребование документов

Заключение центра профессиональной патологии об установлении диагноза профессионального заболевания. Акт о случае профессионального заболевания приложение к Постановлению от Копии сведений о результатах предварительного при поступлении на работу и периодических медицинских осмотров.

Речевые шаблоны

Копия приказа о создании комиссии по расследованию профессионального заболевания. Указанный перечень документов не является исчерпывающим, поскольку согласно п.

Название в 2-х экз. Подскажите, пожалуйста, как правильно написать в сопроводительном письме: Н-ка юридический отдел или Администрации г.

Материал сопроводительное письмо в фсс образец.

Присылает вышестоящая организация письмо с приложением: Так сколько же листов? Нашей компанией от управляющей компании не были предоставлены документы и обоснования тарифов, а также проигнорировали течение с крыши и чистку снега. Просьба подсказать, как лучше сформулировать в сопроводительном письме для Трудовой Инспекции причину несвоевременной выплаты ЗП.

Чтобы сформулировать причину, надо знать её, а Вы ничего об этом не пишете.

Образцы и примеры сопроводительного письма

Какие документы Вы направляете Сопргводительное инспекцию с сопроводительным письмом? Подскажите, пожалуйста, при отправке контрагентам их экземпляров документов, УПД, актов, договоров, посредством Почты России надо ли заполнять описи вложения, или можно послать обычным письмом?

При отправке документов ценным письмом обязательно заполняется опись вложения, таким образом, почта несет ответственность за сохранность вложения. Можно отправить документы заказным или простым письмом, опись вложения при этом не составляется.

В этом случае рекомендуется составить сопроводительное письмо, в котором перечисляются все отправляемые документы с указанием количества листов и экземпляров.

Образец сопроводительное письмо к документам

Почта несет ответственность за утрату заказного письма, у отправителя остается квитанция об отправке.

При утрате простого письма сложно подтвердить факт отправки документов. Изложение текста от первого лица единственного числа допускается, если письмо оформлено на бланке должностного лица, либо носит конфиденциальный характер.

Бывает и так, что письмо остается в компании на хранении, а приложение — нет. Рекламация Образец письма-претензии Рекламация — это претензия, которая составляется при совершении сделки в случае

А как подписать высылаемые дневные отчёты по эл. Как должно размещаться на сопроводительном листе реквизит Адресат?

Если название книги указывается в тексте сопроводительного письма, то пишется:

Строки реквизита выравниваются по левому краю, либо центруются относительно самой длинной строки. Посмотрите ГОСТ, там есть фмс примеры.

О проекте Контакты . Сопроводительное письмо к документам Помещено в тему: Евгения 12 02 Павел 22 05 В другую Продать должника коллекторам пояснения оформляется на официальном бланке письма.

Светлана 26 03 Светлана 12 04 Александра 14 01 Ирина 16 04 Мадина 30 04 Лис 29 05 Юлия 18 06 Айбек 02 09 Анастасия 19 11 Зухра 03 12 Энже 30 01 Анна 29 05 Виктория 25 06 Подскажите пожалуйста, что можно написать в пояснительной записке, если: Ирьяне 08 07 Татьяна 28 10 Здравствуйте, какой срок хранения у сопроводительных писем и по какому пункту перечня?

Татьяна 10 11 Тогда храните 5 лет на основании ст.

Марта 12 01 Наталья 24 02 Татьяна 03 03 Ульяна 10 03 Марина 11 03 Не совсем понятен смысл письма.

Реквизит «Отметка о наличии приложений»

Елизавета 28 04 Сидрат 03 08 Т день, мне нужен образец сопроводительного письма шапочка Спасибо заранее. Не очень понятен смысл. Елена 26 08 В описи по пунктам перечисляются все прилагаемые документы. Чаяна 03 09 Очевидно, должен быть конкретный ответ, исходя из ситуации.

Катерина 15 09 Елена 17 11 Нальчика Юридический отдел либо:

Ключевые тэги: Сопроводительное, письмо, в, фсс, о, предоставлении, документов

Источник: https://u-bags.ru/%D1%81%D0%BE%D0%BF%D1%80%D0%BE%D0%B2%D0%BE%D0%B4%D0%B8%D1%82%D0%B5%D0%BB%D1%8C%D0%BD%D0%BE%D0%B5-%D0%BF%D0%B8%D1%81%D1%8C%D0%BC%D0%BE-%D0%BA-%D0%B4%D0%BE%D0%BA%D1%83%D0%BC%D0%B5%D0%BD%D1%82%D0%B0/

Юридическое дело
Добавить комментарий