Сопроводительное письмо в пфр о предоставлении документов

Сопроводительное письмо к документам

Сопроводительное письмо в пфр о предоставлении документов

  • Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» сентябрь 2013
  • Рубрика Оформление документов
  • 4.88
  • 0 комментариев
  • 16901 просмотр
  • Кожанова Евгения | специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Кромеобычной переписки, мы ежедневно высылаемконтрагентам различные документы:договоры, протоколы, счета, презентационныематериалы… Правила делового этикетада и элементарная осмотрительность вобращении с документами требуют написанияв этих случаях сопроводительного письма.Что это дает и как его оформить? Каковысроки его исполнения? Как потом хранить?

Сопроводительноеписьмо – это вид делового письма, которыйнужен для описания направляемогоадресату пакета документов, если в этихдокументах отсутствует адресная часть.

Такимобразом, информационнойнагрузки сопроводительное письмо ненесет, однако выполняет три важныхфункции:

  • подтверждает факт отправки;
  • предоставляет перечень отправленных документов и инструкцию по обращению с ними;
  • благодаря регистрационным данным позволяет определить срок исполнения.

Каки большинство деловых писем, сопроводительноеписьмо оформляется на фирменном бланкеи получает исходящий регистрационныйномер отправителя. Правила оформленияслужебных писем мы подробнейшим образомне раз разбирали в журнале, поэтомусейчас сосредоточимся на особенностяхсопроводительного письма.

Пореквизитныйанализ служебного письма с множествомобразцов его составления есть в статье«Оформляемслужебное письмо»

Речевые шаблоны

Основасопроводительного письма – переченьприложений. Текст же документа кратоки условно делится на две части:

  • сообщение о направлении документов,
  • просьба о своевременном ответе (ознакомлении, согласовании, возврате подписанного экземпляра и т.п.).

Перваячасть обычно так и начинается:

  • «Во исполнение… направляем вам…»,
  • «Высылаем вам…»,
  • «Представляем вам…».

Далееможно указать цель направлениядокументов: «длясогласования»«дляознакомления»«дляподписания»«длязаполнения» (еслиречь идет об опросной форме или анкете).Мы рекомендуем использовать клише«направляем вам» или «высылаем вам»,т.к. представлять что-либо можно толькодля ознакомления, но не для подписанияили согласования.

Втораячасть может содержать следующие слова:

  • «Просим подписать, скрепить печатью и выслать в наш адрес один экземпляр…»,
  • «Просим вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес…»,
  • «Прошу направить в наш адрес один экземпляр надлежащим образом оформленного…».

Реквизит «Отметка о наличии приложений»

Какмы уже определили, главное в сопроводительномписьме к документам – приложения.Поэтому особое внимание мы уделимвопросу оформления именно этогореквизита.

Независимо от того, как будетоформлено приложение, практика деловогообращения требует полного перечисленияприложенных к письму документов, указанияколичества экземпляров и количествалистов в каждом из них.

Если этойинформации не будет, сопроводительноеписьмо потеряет всякий смысл.

Итак, когдао направляемых документах уже сообщаетсяв тексте письма,вновь перечислять их названия не стоит.Достаточно указать количество листови экземпляров. См. Пример 1.

Пример1

Фрагменттекста и отметка о наличии приложения(наименование приложения указано втексте письма)

Еслиприложение не обозначено в текстеписьма, помимо количественных данныхнужно указать его название. Если пакетвключает в себя несколько документов,приложения нумеруются. См. Пример 2.

Пример2

Фрагменттекста и отметка о наличии приложения(наименование приложения указано вотметке о его наличии)

Хотяв ГОСТе Р 6.30-2003 написано, что приперечислении нескольких приложений вотметке об их наличии обобщающееслово перед двоеточием стоит в единственномчисле «Приложение:», в подобных случаяхвсе-таки рекомендуем писать его вомножественном числе «Приложения:», какмы показали в Примере 2.

Во-первых,это правильно с точки зрения правилрусского языка.

И во-вторых, разработчикиэтого ГОСТа сами потом «исправились»,когда стали давать разъясненияотносительно его применения в своихметодических рекомендациях. См. цитатыдвух этих документов ниже.

Но многиеупорно продолжают писать слово«Приложение:» в единственном числе,даже если за ним следует список изнескольких документов. Не делайте так,и мы объяснили почему.

Фрагментдокумента

ГОСТ Р 6.30-2003«Унифицированные системы документации.Унифицированная системаорганизационно-распорядительнойдокументации. Требования к оформлениюдокументов»

3.21….Если письмо имеет приложение, неназванное в тексте, то указывают егонаименование, число листов и числоэкземпляров; при наличии несколькихприложений их нумеруют:

Фрагментдокумента

Организационно-распорядительнаядокументация. Требования к оформлениюдокументов. Методические рекомендациипо внедрению ГОСТ Р 6.30-2003

3.16….Если письмо имеет приложение, неназванное в тексте, то указывают егонаименование, число листов и числоэкземпляров, при наличии несколькихприложений их нумеруют:

Разночтениявстречаются и относительно того, какписать слово «приложение» в текстеписьма: смаленькой или большой буквы, со знаком«№» или без.

Дело в том, что указатьнаименование прилагаемого документав тексте сопроводительного письма можнопо-разному; сравните сами, глядя наПример 3: во втором случае уместно указатьв скобках, что документ являетсяприложением, а в последующих случаяхпоказываем, как по-разному это можносделать. Все варианты корректны, простов письме важно придерживаться единообразия.

А еще лучше в инструкции по делопроизводствусвоей организации (или ином локальномнормативном акте, посвященном подобнымвопросам) выбрать и зафиксироватькакой-то один вариант, тогда единообразиебудет во всех документах и путаницы уисполнителей – меньше.

Пример3

Различныеспособы указания наименования приложенияв тексте письма

Длясброшюрованного приложения количестволистов можно не указывать (Пример 4).

Пример4

Описаниесброшюрованного приложения

Когдаприложений настолько много, что удобнееперечислить их на отдельном листе (онбудет называться «Опись приложений кписьму от… №…»), в письме будет достаточносослаться на такую опись (Пример 5).

Пример5

Еслиприложений так много, что их удобнееперечислить в отдельной описи

Еслиже вы прикладываете к своему письмудругое письмо, имеющее собственноеприложение, об этом нужно сообщитьадресату (Пример 6).

Пример6

Приложениек письму имеет собственное приложение

Наконец,если ваше письмо адресовано сразунескольким организациям, а приложение– только одной из них (другие получаютписьмо лишь для ознакомления), об этомтоже следует сказать (Пример 7).

Пример7

Приложениенаправляется только одному получателюписьма из нескольких

Отметкуо наличии приложений оформляют нижетекста письма и выше подписи. Обычноэти расстояния (отступы) делают одинаковымии равными примерно 2-3 межстрочныминтервалам (это хорошо показано наобразце оформления целого письма вПримере 9).

Пообщему правилу, если документ имеетприложения, то на нем оформляется отметкаоб их наличии ниже текста и выше подписи,а на прилагаемых документах (у каждогов верхней правой части первого листа)пишется, приложением к какому документуони являются (с обозначением номераприложения, если их несколько), как вПримере 8.

Пример8

Номерприложения и данные основного документана 1 листе приложения

Носопроводительное письмо несет учетнуюфункцию пересылаемых документов,выступая в роли некой описи вложений вконверт, реально же пересылаютсядокументы, поименованные в таком письмев качестве приложений.

Если бы письмоимело другую функцию (например, былоофертой, делая предложение подписатьдоговор и перечисляя условия предлагаемогосотрудничества), то «ключевым» по смыслудокументом было бы письмо, а прилагаемыедокументы лишь помогали бы ему выполнитьсвою функцию.

Но речь идет о сопроводительномписьме, и в этом случае не стоит «портить»пересылаемые документы информацией об«описи вложения в конверт» – т.е. такуюотметку на них оформлять не нужно!

Источник: https://StudFiles.net/preview/3349143/

Как написать сопроводительное письмо

Если предьставлении безадресное, обращение можно пропустить. Далее следует описание цели предоставления документов и, при необходимости, просьба об их рассмотрении. Приказа Минтруда России от Копии листков нетрудоспособности с расчётами пособия по временной нетрудоспособности, если они представлены работодателю.

При групповом несчастном случае тяжелом несчастном случае, несчастном случае со смертельным исходом:. Акт о несчастном случае на производстве форма Н-1 — оригинал.

Находим ответ. Повторное истребование документов

Заключение центра профессиональной патологии об установлении диагноза профессионального заболевания. Акт о случае профессионального заболевания приложение к Постановлению от Копии сведений о результатах предварительного при поступлении на работу и периодических медицинских осмотров.

Образцы и примеры сопроводительного письма

Какие документы Вы направляете Сопргводительное инспекцию с сопроводительным письмом? Подскажите, пожалуйста, при отправке контрагентам их экземпляров документов, УПД, актов, договоров, посредством Почты России надо ли заполнять описи вложения, или можно послать обычным письмом?

При отправке документов ценным письмом обязательно заполняется опись вложения, таким образом, почта несет ответственность за сохранность вложения. Можно отправить документы заказным или простым письмом, опись вложения при этом не составляется.

В этом случае рекомендуется составить сопроводительное письмо, в котором перечисляются все отправляемые документы с указанием количества листов и экземпляров.

Образец сопроводительное письмо к документам

Почта несет ответственность за утрату заказного письма, у отправителя остается квитанция об отправке.

При утрате простого письма сложно подтвердить факт отправки документов. Изложение текста от первого лица единственного числа допускается, если письмо оформлено на бланке должностного лица, либо носит конфиденциальный характер.

Бывает и так, что письмо остается в компании на хранении, а приложение — нет. Рекламация Образец письма-претензии Рекламация — это претензия, которая составляется при совершении сделки в случае

А как подписать высылаемые дневные отчёты по эл. Как должно размещаться на сопроводительном листе реквизит Адресат?

Если название книги указывается в тексте сопроводительного письма, то пишется:

Строки реквизита выравниваются по левому краю, либо центруются относительно самой длинной строки. Посмотрите ГОСТ, там есть фмс примеры.

О проекте Контакты . Сопроводительное письмо к документам Помещено в тему: Евгения 12 02 Павел 22 05 В другую Продать должника коллекторам пояснения оформляется на официальном бланке письма.

Светлана 26 03 Светлана 12 04 Александра 14 01 Ирина 16 04 Мадина 30 04 Лис 29 05 Юлия 18 06 Айбек 02 09 Анастасия 19 11 Зухра 03 12 Энже 30 01 Анна 29 05 Виктория 25 06 Подскажите пожалуйста, что можно написать в пояснительной записке, если: Ирьяне 08 07 Татьяна 28 10 Здравствуйте, какой срок хранения у сопроводительных писем и по какому пункту перечня?

Татьяна 10 11 Тогда храните 5 лет на основании ст.

Марта 12 01 Наталья 24 02 Татьяна 03 03 Ульяна 10 03 Марина 11 03 Не совсем понятен смысл письма.

Как оформить письмо

Сопроводительное письмо в пфр о предоставлении документов

Сопроводительным письмом называется разновидность делового письма, которое прилагается к отправляемым документам, торговым предложениям, резюме.

Оформление сопроводительного письма не является обязательным требованием делопроизводства, но желательно для отправителя, так как содержит ряд нужных реквизитов:

  1. Дата отправления, что в случае необходимости докажет, что документы были отправлены в срок;
  2. список направляемых документов, что позволит проследить их наличие у получателя;
  3. получатель обязан зарегистрировать его у себя, что позволяет контролировать сроки исполнения.

Чтобы перестраховаться о получении, пакет документов можно переправить почтой заказным письмом, что гарантирует личную подпись получателя.

Как правильно оформить сопроводительное письмо, образец составления

  • Вступление, в котором указывается заглавие письма, его цель, обращение к адресату;
  • Ключевая часть, в которой содержится описание основной мысли письма;
  • Завершение, где указаны реквизиты отправителя – его должность, ФИО, подпись.

Текст сопроводительного письма не имеет обязательной формы, но существуют негласные правила:

  • сопроводительные письма к документам включают в себя список документов, которые отправляются;
  • текст письма к резюме должен заинтересовать работодателя;
  • текст письма к торговой пропозиции – привлечь внимание покупателя.

Оформлять сопроводительное письмо можно как на бланке, на котором указаны все реквизиты организации или физического лица, так и на чистом листе.

Как правильно оформить сопроводительное письмо стилистически, помогут советы:

  • Список отправленных документов должен быть в единственном числе – либо в тексте письма, либо в приложении;
  • Письмо и сопутствующие бумаги к нему отправляются одним способом – либо на бумаге, либо в электронном виде;
  • Название «сопроводительное письмо» не пишут, используют заглавие «О направлении…».

Как оформить сопроводительное письмо к документам

Сопроводительное письмо к документам – письмо, в котором указаны отправленные документы и меры, которые должен принять получатель в отношении этих документов.

При оформлении сопроводительного письма к документам придерживаются следующей структуры:

  • В шапке пишут ФИО адресата, название фирмы;
  • Затем пишут дату, исходящий номер и заглавие письма;
  • После этого обращаются к адресату, используя слова «высылаем», «направляем», представляем», после которых перечисляются названия документов, их номера и даты;
  • Далее указывают, что следует предпринять в отношении документов;
  • В письме может содержаться просьба касательно пакета документов, например, об их возврате или другое;
  • Затем следуют отметки о приложениях;
  • Заключают сопроводительное письмо ФИО отправителя, его должностью и подписью.

Сопроводительное письмо как правило, оформляется на бланке фирмы.

Образец оформления сопроводительного письма

Должность Название фирмы ФИО

Дата исх.N

Уважаемый(ая)________________!

Направляем Вам _________________ документы (название документа, его номер и дата) с ______ (указываются приложения). Далее указывается инструкция, что необходимо выполнить с этими документами.

Приложения:

В пронумерованном списке указывают названия документов, количество экземпляров и общее количество листов.

Должность отправителя ________

Подпись ________________

Инициалы, фамилия _______________

Как правильно оформить сопроводительное письмо к резюме. Образец

В сопроводительном письме к резюме отправитель излагает информацию о своих профессиональных качествах, успехах, лучших сторонах своей личности. Все это преследует цель заинтересовать работодателя.

К примеру, оформить сопроводительное письмо к резюме можно так:

  • В шапке документа указывается ФИО, должность кадрового представителя или директора компании, название компании.
  • Затем следует обращение: «Добрый день!», или «Здравствуйте!».
  • Далее должно быть написано, какую должность хотелось бы занять соискателю, как стало известно о ней. Также можно коснуться положительных сторон компании.
  • Затем следует упомянуть о том, почему была выбрана эта фирма, описать свои качества в профессии и другие полезные знания.
  • Потом следует выразить признательность за оказанное внимание на письмо.
  • В заключение выражают свое уважение, указывают ФИО, способ связи.

Образец написания сопроводительного письма к резюме

Здравствуйте, уважаемый(ая) _____________ (обращение по имени или по имени и отчеству)!

На сайте (указать источник информации о вакансии) я узнала, что свободна вакансия _______.

Приняв во внимание предъявленные условия к кандидату, я заключила, что могу работать на этой должности в Вашей фирме, принимая во внимание, что опыт работы в этой сфере у меня имеется.

Уровень зарплаты, на которую я претендую, _________.

Подробные сведения о моих профессиональных достижениях прилагаются в резюме. Буду рада встретиться и в личном общении рассказать детально об опыте работы. Связаться со мной можно _______ (указываются контакты).

Благодарю за оказанное внимание и выделенное время.

С уважением, (указываются фамилия, имя, отчество полностью).

Как оформить сопроводительное письмо к торговому предложению

В сопроводительном письме к торговому предложению в сжатой форме излагают приглашение к сотрудничеству. Его составляют, если само торговое предложение имеет большой объем.

  • Начинают написание письма с обращения к представителю фирмы.
  • Далее описывают фирму, ее предложение, чем будет взаимовыгодна совместная работа, контакты.
  • Заключают написание письма выражением уважения и указанием координат отправителя.

Образец сопроводительного письма к торговому предложению

Добрый день, уважаемый(-ая) ___________ имя, отчество!

Рада приветствовать Вас фирма (название фирмы), далее повествуется о роде деятельности фирмы. Отправляем на Ваше рассмотрение условия нашего с Вами партнерства.

Наше предложение:

  • Перечисление основных характеристик предложения.
  • В приложениях находятся (перечисление вложенных документов).
  • Будем рады ответить на вопросы по (указывают контакты).

С уважением, Должность отправителя

Фамилия, имя

Оформлять сопроводительное письмо к торговому предложению желательно на фирменном бланке фирмы.

Источник: https://WorkKing.ru/doc/pisma/kak-oformit-soprovoditelnoe-pismo.html

Сопроводительное письмо в ПФР, образец

Сопроводительное письмо в пфр о предоставлении документов

К уточненным декларациям, как правило, прикладывают сопроводительные письма. Правда, Налоговый кодекс к этому не обязывает. Но на практике инспекторы настоятельно реко мендуют составлять эти письма, и даже бывает, что без них отказывают в приеме «уточненок».

Сопроводительное письмо можно составить на бланке компании в произвольной форме. Но инспекторы обычно хотят видеть в письме информацию, которая нужна им самим для удобства в работе.

Во-первых, проверяющие обычно настаивают, чтобы в письме были названы причины, по которым компания корректирует сумму налоговых обязательств. Ее можно конкретизировать («не включен в состав выручки доход по дого вору реализации полимерной продукции»).

Можно ограничиться более общей формулировкой — «сумма налога на прибыль занижена из-за того, что занижен показатель выручки от реализации». Иногда пишут просто «из-за технической или арифметической ошибки».

Закономерность такая: чем серьезнее ошибка, тем больше нужно подробностей.

Во-вторых, в письме стоит упомянуть те строки декларации, которые поправлены. Это нужно инспекторам для введения отчетности в базу и для «камералки».

Но если количество уточняемых показателей значительное, то можно ограничиться только итоговой суммой исчисленного налога и задол женности, которая доплачивается. Или суммой, на которую налог уменьшается.

В последнем случае вместе с уточненной декларацией можно подать заявление на зачет или возврат.

Наконец, если в «уточненке» сумма налога к уплате больше, чем в первоначальной декларации, то в сопроводительном письме есть смысл назвать реквизиты платежек на перечисление налога (аванса) и пеней. А еще лучше — приложить к письму копии этих платежек. Тогда вопрос о штрафе сразу отпадет (п. 4 cт. 81 HK РФ).

Сопроводительное письмо безопаснее подписать у руководителя компании и заверить печатью. Правда, некоторым инспекциям достаточно только подписи главбуха.

Источник: Учет. Налоги. Право

Сопроводительное письмо к документам

— это письмо, которое сопровождает отправляемые документы и в котором содержится наименование направляемого документа и дальнейшие действия получателя. Пишется сопроводительное письмо к документам согласно общей структуре делового письма. В самом верху, в шапке данного документа указывается должность, наименование компании и ФИО получателя письма.

Затем проставляется дата, номер документа, а также прописывается заголовок письма. Ниже следует обращение к получателю. Текст сопроводительного письма к документам обычно начинается со слов:

  • Направляем Вам…
  • Высылаем Вам…
  • Представляем Вам…

Здесь необходимо указать наименование отправляемых документов, их дату, номер и прописать инструкцию получателю: что ему делать с полученными документами.

Основная часть сопроводительного письма к документам также может содержать просьбу. В данном случае применяются следующие шаблонные фразы:

  • Просим подтвердить получение…
  • Просим передать…
  • Просим информировать…
  • Просим возвратить…
  • Просим руководствоваться… и т.п.

Под основным текстом письма также может быть отметка о наличии приложений с целью облегчения обработки почты и уменьшения вероятности потери отправленных экземпляров документов (см. образец). Заключительная часть сопроводительного письма к документам содержит подпись отправителя, его должность и ФИО.

Уважаемый Евгений Станиславович! Направляем Вам подписанный и скрепленный печатью договор № 2013-25-07 от 25.07.2013 с протоколом разногласий. Протокол разногласий просим подписать, скрепить печатью и один экземпляр выслать в наш адрес в течение 10 дней.

1) договор в 2 экз. (всего на 6 листах); 2) протокол разногласий в 2 экз. (всего на 2 листах). Оформление сопроводительного письма к документам осуществляется на фирменном бланке организации.

Образец заявления об устранении опечаток в решении суда

можно скачать на нашем сайте.

Это универсальная форма, которая позволит составить ходатайство в суд. После заполнения бланка его останется заверить собственной подписью. Заявление об исправлении описки подается в суд, вынесший это решение. В заявлении необходимо вкратце описать допущенную судом описку, указать, как будет звучать правильное написание.

К заявлению нужно приложить его копии по числу лиц, участвовавших в деле. Заявление об исправлении описки суд рассмотрит в судебном заседании, куда являться не обязательно. Рекомендуем явку только в том случае, если ошибка связана со сложными арифметическими расчетами, чтобы дать свои пояснения.

по гражданскому делу № ______ по иску __________ (ФИО истца) к ___________ (ФИО ответчика) «___»_________ ____ г.

судом было вынесено решение, при написании которого допущены описки (арифметические ошибки), а именно _________ (указать, какие ошибки допущены, в какой части решения суда они находятся).

Правильно было написать _________ (указать правильное написание). Допущенные описки являются явными, не влекут изменение или отмену решения суда и подлежат исправлению. На основании изложенного, руководствуясь статьей 200 Гражданского процессуального кодекса РФ,

    Исправить допущенные в решении от «___»_________ ____ г. описки (арифметические ошибки), вместо ________ (неправильный текст), указав ________ (правильный текст).

Перечень прилагаемых к заявлению документов (копии по числу лиц, участвующих в деле):

  1. Копии заявления об исправлении описки

Дата подачи заявления «___»_________ ____ г.

Подпись _______ Скачать образец заявления: Заявление об исправлении описки (16,0 KiB, 4 000 hits) Арбитражный суд города Москвы Место нахождения: __________________________ Контактный телефон: +7 (495) 979 71 23 Место нахождения: _________________________ об устранении допущенных в тексте решения опечаток 16 июля 2012 года по делу № А-40-00000/12-000-000 Арбитражным судом г. Москвы было вынесено решение, в тексте которого допущены опечатки, касающиеся наименования и ИНН ответчика. По тексту решения в качестве ответчика указано ЗАО «Закасчик» — правильное наименование ответчика – ОАО «Заказчик».

Кроме того, в исполнительном листе также неверно указано наименование ответчика и ИНН. Правильное наименование должника ОАО «Заказчик», правильный ИНН должника – 7725111111. В связи с вышеизложенным, руководствуясь ст.

179 АПК РФ, 1. Вынести определение об исправлении описок в Решении по делу № А-40-00000/12-000-000. 2. Выдать новый исполнительный лист. 1. Сведения о наименовании и ИНН ответчика.

Представитель по доверенности А.С. Мугин можно скачать на нашем сайте. Это универсальная форма, которая позволит составить ходатайство в суд.

После заполнения бланка его останется заверить собственной подписью.

Как составить сопроводительное письмо к документам

Вот такой полезной может стать обычная «сопроводиловка» при правильном подходе!

Не всякий знает, как составить сопроводительное письмо к документам, хотя оно важно. Завершается изложение просьбой, предложением или требованием. После того как текст составлен, указывается перечень прилагаемых документов с нумерацией, названием и реквизитами, а также количество прилагаемых листов.

Как написать сопроводительное письмо к документам, мы разобрали выше. Теперь немного о его оформлении. Таковы основные требования к форме письма. Прекрасным ориентиром при составлении станет проверенный практикой образец сопроводительного письма к документам.

Разумеется, его содержание будет меняться в зависимости от потребностей составителя, однако общая канва остаётся неизменной. Начальнику Голосеевской налоговой инспекции Уважаемый Иван Васильевич! На Ваше предписание № 12/389 от 01.04.

2015 по вопросу проведения встречной внеплановой невыездной проверки сообщаем следующее.

Источник: https://rebuko.ru/soprovoditelnoe-pismo-v-pfr-obrazets/

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам

Сопроводительное письмо в пфр о предоставлении документов

Сопроводительное письмо — это формой делового этикета. Помимо простого реестра передаваемых документов оно содержит рекомендации по обращению с ними. Кроме того, по регистрационным данным можно определить сроки исполнения и факт отправки. Образец, как написать сопроводительное письмо к документам – смотрите в статье.

КонсультантПлюс БЕСПЛАТНО на 3 дня

Получить доступ

Единой унифицированной формы письма не существует. Требования к оформлению организационно-распорядительной документации описаны в ГОСТ Р 6.30-2003. Требования указанного стандарта являются рекомендуемыми.

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам? Начнем с основных правил:

  • на фирменном бланке;
  • с указанием даты и регистрационного номера.

Рассмотрим подробнее образец сопроводительного письма о направлении документов, на какие основные разделы можно разбить текст и какую информацию в них отразить.

Раздел письмаКраткое описаниеПример
ВступлениеКраткое содержаниеО направлении ответа на претензию
ЗаголовокТема, определяющая его цельСопроводительное письмо передаваемых документов
ОбращениеКонкретное обращение к руководителю, желательно адресное, с указанием имени и отчестваУважаемый Иван Иванович!
Цель посланияКраткая формулировкаВ ответ на Вашу претензию прилагаю подтверждения того, что заявленные требования выполнены в сроки, указанные в Договоре поставки.
Основная частьИзложение сути с подведением итогов и выражением надежды, благодарности и пр.По полученной от Вас информации имели место факты нарушения пунктов 2.3 и 3.6 Договора. В свою очередь сообщаю, что комплектующие были переданы в положенный срок, что подтверждается Товарной накладной, и работы были выполнены своевременно, что подтверждается датой приема работ по Заказ-наряду. Требования, которые выставлены в претензии № 2, направленной в наш адрес 14.07.2017, считаю выполненными в полном объеме. Прошу Вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес информацию о своем решении. Выражаю Вам свою благодарность за то, что Вы воспользовались услугами нашей компании, и надеюсь на дальнейшее сотрудничество.
ЗаключениеПеречень приложений. Вежливая подписьПриложения:
  1. Договор поставки, количество листов.
  2. Товарная накладная, количество листов.
  3. Заказ-наряд, количество листов.
  4. Фото установленного баннера, количество листов.

Руководитель, Сидорова Мария Ивановна.ФИО и контакты исполнителя.

Пример сопроводительного письма к документам

Подобные обращения сотрудникам предприятия приходится не только направлять контрагентам, но и получать от них. Делопроизводителям предприятий есть смысл разработать Бланк входящего сопроводительного письма к документам.

Потребуется он в том случае, если контрагент предоставит пакет без пояснений. Такое зачастую происходит при сотрудничестве с физическими лицами, но и для юридических лиц данный случай не исключение.

Для оптимизации документооборота контрагент сможет заполнить предложенную форму, в которой укажет всю необходимую информацию.

Образец сопроводительного письма о передаче документов. Бланк, разработанный для заполнения контрагентом:

Чего указывать не надо

Текст обращения выдерживается в деловом стиле. Несмотря на то что послание не является самостоятельной формой, допускать фамильярности при составлении не стоит. Сопроводительное письмо к документам не должнодавать оценку происходящему, быть эмоциональным и содержать фразы, которые так или иначе могут обидеть получателя. Пример фраз, которые нельзя использовать, и варианты их замены:

Пример недопустимой формулировкиСледует писать
«Надеемся на скорую встречу»«Надеемся на дальнейшее сотрудничество»
«Приветствуем самого нашего любимого клиента»«Уважаемый Иван Иванович!»
«В ответ на Ваше вопиюще необоснованное требование»«В ответ на требование от 20.07.2017 №321Н»
«Считаем сделанную Вами оценку крайне безграмотной»«Направляем подтверждение сроков и качества»
«Специалисты Вашей компании плохо разобрались в вопросе»«Прошу ознакомиться с приложениями и предоставить ответ в установленные законодательством сроки»

Кто подписывает письмо

Подписать обращение может руководитель направления, менеджер, главный бухгалтер, руководитель организации. В данном случае следует соблюдать этику общения. Если текст содержит обращение к руководителю компании, то и подписать его должен равный по должности руководитель.

Следует также помнить, что выполнение поручений руководитель делегирует исполнителям. Поэтому при подписании директором следует указать контакты исполнителя, чтобы получателю не пришлось тратить время на розыск ответственного лица. Печать в данном случае не является обязательной.

При получении адресат присвоит документу входящий номер и дату, которые делопроизводитель впишет вручную или при помощи штемпеля. По данному реквизиту легко можно будет отследить этапы прохождения и уточнить, на какой инстанции рассмотрения обращение находится в тот или иной момент.

Бланк сопроводительного письма к документам

Источник: https://ppt.ru/forms/rabota/sopr-pismo

Образец сопроводительного письма к документам

Сопроводительное письмо в пфр о предоставлении документов

Составление сопроводительного письма определенного образца в случае отправки документов в компании или государственные ведомства – это необязательный, но желательный этап. О том, как правильно разработать корректную форму такого документа и некоторых нюансах работы с ним, – прямо сейчас.

Сопроводительное письмо к документам образец (word)

Пример сопроводительного письма к форме 3 НДФЛ (word)

Для чего составляется

Документ составляется в произвольной форме, поскольку унифицированного образца не существует. Основное назначение – дать правильное представление адресату, какие именно документы были посланы и главное – какая цель преследуется отправителем.

Хотя формально компания не обязана составлять сопроводительные письма, однако в деловом документообороте это довольно устоявшаяся норма, которой следует придерживаться. Оно позволяет решить сразу несколько задач:

  1. Прежде всего, именно оно содержит основные разъяснения отправителя, которые он хочет довести до адресата. В данном случае это имеет значение, поскольку деловая переписка – это опосредованное общение, которое должно быть предельно понятно обеим сторонам.
  2. В сопроводительном письме приводится и опись документов – по сути, дублируется сам перечень полного названия и количества документов, которые были отправлены. Это исключает возможные ошибки при оформлении.
  3. Благодаря указанию списка документов удается избежать определенных затруднений их восстановления в случае потери. К тому же в нем указываются исходящие и входящие номера документов, благодаря которым их можно легко найти и проконтролировать направление передвижения.
  4. Наконец, адресат, принявший не только документы, но и сопроводительное письмо к ним, сможет быстрее понять суть пожеланий отправителя и быстрее отреагировать на них в соответствии с ситуацией.

Поэтому можно сказать, что грамотное оформление сопроводительного письма к документам, создание собственных единых образцов для придания процессу однообразия – в интересах самого же отправителя.

Образец сопроводительного письма 2019 г

Несмотря на то, что утвержденной формы такого документа не существует, и каждая организация вправе сама определять, как составлять его, существуют и общепринятые правила, которые следует соблюдать.

  1. В «шапке», как обычно, указываются полные официальные названия адресата («В…») и отправителя («от…»).
  2. Далее идет отметка о номере, за которым письмо зарегистрировано в компании отправителя.
  3. Затем идет собственно текст документа. Очень важно начинать фразу корректно. На этот случай есть 3 варианта:
  • «высылаем Вам» – для тех случаев, когда документация отправляется таким же компаниям (например, контрагентам);
  • «представляем Вам» – письмо отправляется в налоговую инспекцию, суды, головной офис – т.е. все учреждения, имеющие более высокое положение;
  • «направляем Вам» – если речь идет о документах, которые отправляются, наоборот, в подчиненные отделения (например, отделы, филиалы одной и той же компании).
  1. После описания цели отправки нужно привести полный перечень документов (опись), который удобно представить в виде таблицы. В ней должны присутствовать такие графы:
  • полное название документа;
  • количество экземпляров;
  • при необходимости указывается так же, в какой виде прислан документ – оригинал или копия (заверенная или незаверенная).
  1. В конце таблицы указывается итоговое количество пересылаемых вместе с сопроводительным письмом документов.
  2. Наконец, указываются приложения, в котором перечисляются дополнительные документы, если таковые тоже отправляются адресату. Важно понимать, что слово «Приложение» пишется в единственном числе только тогда, когда документ один. Если же документов множественное число, то пишется «Приложения». Вместе с наименованием документа приводятся:
  • дата принятия документа;
  • общее количество пересылаемых экземпляров;
  • количество страниц в каждом документе (пишется итоговое число листов по всем экземплярам);
  • при необходимости указывают необходимость прошивки.

Подписывает сопроводительное письмо к документам вне зависимости от его образца не только генеральный директор, но и соответствующее уполномоченное лицо. Подпись традиционно ставит тот сотрудник, с деятельностью которого непосредственно связаны отправляемые документы:

  1. Генеральный директор или начальник филиала, подразделения подписывает документы общего потока, относящиеся сразу ко всей компании, а также документы особой важности (например, годовые отчеты, которые отправляются в головной офис).
  2. Главный бухгалтер подписывает письма, которые сопровождают документы финансового характера – обычно они отправляются в налоговую инспекцию.
  3. Штатный юрист компании высылает сопроводительные письма в случае документов, которые связаны, например, с судебными разбирательствами, с заключением договоров с потенциальными контрагентами и т.п.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В тех случаях, когда речь идет о массовой рассылке документов одного и того же типа (например, несколько счетов-фактур или однотипных договоров с контрагентами) можно объединить их в одну группу и написать сразу общее количество листов во всех экземплярах.

Как зарегистрировать сопроводительное письмо

Важно соблюдать особенности делового этикета с точки зрения оформления сопроводительных писем – прежде всего, лучше пользоваться одинаковым образцом, шаблоном документа, а подписывать его со стороны отправителя должен тот же человек, чья подпись стоит в самом письме.

Отсылается оно с помощью Почты России или частной почты – как правило, лучше сделать это заказной корреспонденцией. Обязательно проставляется номер отправления, которые регистрируется в журнале документооборота компании-отправителя. Под этим номером адреса ставит уже свой номер – и таким образом риск путаницы значительно снижается.

Как правило, сопроводительное письмо оформляется минимум в 2 экземплярах – 1 для адресата, 1 для отправителя. Хранится такой документ в течение срока, целесообразность и длительность которого определяются самой компанией. Обычно в современном документообороте компаний все документы имеют резервные копии в электронном виде – это позволяет быстро найти их и надежно сохранить до востребования.

Сроки ответа

Что касается сроков ответа, это менее однозначный вопрос.

С одной стороны, действует общее правило, согласно которому срок обработки любого обращения в государственные органы, а равно и в фирмы, компании, общественные объединения, не должен превышать 1 месяца, т.е. 30 календарных дней. Отсчет срока начинается с рабочего дня, который следует за тем, когда корреспонденция дошла до адресата.

С другой стороны, очень часто на практике возникают случаи, когда отправитель ожидает, что адресат отреагирует на его запрос как можно быстрее.

Тогда отдельно нужно прописать такое пожелание, например: «Убедительно просим Вас подписать необходимые документы и дать ответ по существу в течение 7 рабочих дней».

В случае, если речь идет о филиале, структурном подразделении, которое непосредственно подчиняется отправителю, формулировка более категоричная: «Предельный срок ответа – 3 рабочих дня со дня официального уведомления о получении настоящего сопроводительного письма».

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Если в договоре между компаниями изначально прописывается определенный порядок работы с претензиями, досудебного урегулирования возможных разногласий, исходить нужно именно их текста таких договоров. Пример текста приводится ниже.

Процедура хранения

Сопроводительные письма относятся к частным документам организации, содержание которых она может раскрывать или засекречивать на свое усмотрение (это касается и входящих, и исходящих документов). Поэтому выбор конкретного способа хранения зависит именно от решения руководства.

В общем случае придерживаются таких правил:

  1. Поскольку основное юридическое значение имеет не само сопроводительное письмо и его образец, а именно документы, которые оно предваряет, то главное внимание уделяется именно их сохранности.
  2. После того, как все приложения (т.е. сами документы) были изъяты, срок хранение определяется индивидуально.
  3. В некоторых случаях компании заводят специальную папку «Сопроводительные письма», в которую складывают соответствующую документацию. Этот вариант подходит для небольших фирм с малыми потоками документооборота.
  4. Если же документооборот слишком большой, а в компании есть несколько филиалов, тогда составляются специальные номенклатуры дел – т.е. списки документов, сгруппированные общим назначением, например «Договоры поставки», «Договоры аренды», «Судебные» и т.п.

Таким образом, самый оптимальный вариант – это составить собственный единый образец сопроводительных писем к документам и организовать систему их хранения, адекватную объему документооборота компании.

ссылкой:

(3 3,33 из 5)
Загрузка…

Источник: https://2ann.ru/kak-sostavit-soprovoditelnoe-pismo-k-dokumentam/

Юридическое дело
Добавить комментарий