Как правильно организовать документооборот при условиях, что товары будут отгружаться в регионы?

Вычет ндс при возврате аванса или товаров

При получении предоплаты продавец начисляет НДС. При отгрузке товара в счет аванса он вправе применить вычет данной суммы налога. Однако бывают ситуации, когда в связи с изменением условий договора или его расторжением предоплаченный товар не отгружается или отгружается в меньшем количестве.

В таком случае продавец может заявить к вычету НДС с аванса. Также право на вычет налога, начисленного с выручки от продажи товаров, возникает у компании-продавца и при их возврате покупателем.

Порядок применения вычетов НДС в подобных ситуациях читайте в статье, подготовленной по материалам книги-справочника «Годовой отчет – 2012» издательства «Гарант-Пресс».

Вычет НДС при возврате аванса В общем случае при получении аванса в счет предстоящих поставок товаров (работ, услуг) у продавца возникает обязанность по начислению НДС. На дату отгрузки товаров (выполнения работ, оказания услуг), в счет которых был получен аванс, НДС, ранее начисленный с предварительной оплаты, организация вправе принять к вычету.

Налоговое законодательство предусматривает, что в случае изменения условий либо расторжения договора поставки и возврата авансовых платежей можно применить вычет налога, ранее начисленного и уплаченного в бюджет с сумм предоплаты за товары (работы, услуги), предназначенные для реализации на территории России.

Факт возврата авансовых платежей должен быть отражен в бухгалтерском учете и подтвержден документально, например платежными поручениями. Обратите внимание: вычетом можно воспользоваться не позднее одного года с момента отказа от предоплаты.

Налоговики разъяснили порядок применения вычетов по НДС в случае, если получение и возврат авансовых платежей осуществляются в одном налоговом периоде при расторжении договора.

Организация должна отра-зить в декларации по НДС сумму налога с полученной предоплаты и в этом же налоговом периоде при наличии документов, свидетельствующих о возврате сумм этой предоплаты, и при условии изменения либо расторжения договора вправе заявить к вычету соответствующую сумму налога (письмо ФНС России от 24 мая 2010 г. № ШС-37-3/2447).

Пример Компания-продавец заключила с покупателем договор на поставку товаров, облагаемых НДС по ставке 18%. Цена договора – 118 000 руб. (в том числе НДС – 18 000 руб.). Его условиями предусмотрено, что покупатель перечисляет продавцу 100% оплаты в счет предстоящей поставки, а он в свою очередь обязан отгрузить товары в течение трех дней с момента получения денежных средств.

28 июня покупатель перечислил продавцу оплату в счет предстоящей поставки в размере 118 000 руб., в том числе НДС – 18 000 руб., продавец же не осуществил отгрузку в указанный срок, в связи с чем в июле стороны расторгли договор, а продавец вернул сумму предварительной оплаты, перечислив ее платежным поручением.Бухгалтер компании-продавца сделает следующие проводки.

В момент поступления предварительной оплаты:

Дебет 51 Кредит 62 субсчет «Расчеты по авансам полученным»

– 118 000 руб. – поступил аванс от покупателя;

Дебет 76 Дебет 68

– 18 000 руб. – начислен НДС;

Дебет 68 Дебет 51

– 18 000 руб. – перечислен НДС в бюджет. В момент возврата аванса в связи с расторжением договора:

Дебет 68 Дебет 76

– 18 000 руб. – принят к вычету НДС, уплаченный в бюджет с аванса;

Дебет 62 субсчет «Расчеты по авансам полученным» Дебет 51

– 118 000 руб. – возвращены денежные средства покупателю.

Вместе с тем специалисты Минфина России считают, что суммы НДС, уплаченные в бюджет с суммы предоплаты, подлежат вычетам при заключении соглашения о взаимозачете (письма Минфина России от 22 июня 2010 г. № 03-07-11/262, от 1 апреля 2008 г. № 03-07-11/125).

Продавец может возвратить аванс покупателю не деньгами, а имуществом (например, векселем третьего лица). Как быть с налоговым вычетом в такой ситуации? Существует решение суда, в котором арбитры указали на правомерность принятия НДС к вычету.

Суммы неиспользованных авансов были возвращены заказчикам путем передачи собственного имущества – векселей третьих лиц. Данное имущество, переданное в счет возврата неиспользованного аванса, было оплачено организацией (постановление ФАС МО от 2 августа 2005 г. № КА-А40/5402-05).

Однако, по нашему мнению, все же есть риск того, что налоговики поставят вычет под сомнение, поскольку формально возврата предварительной оплаты покупателю на основании платежных поручений не происходит.

Кроме того, чиновники Минфина России рассматривают любую передачу векселя (в том числе в счет возврата предоплаты) как реализацию ценной бумаги, которая не подлежит обложению НДС (письмо Минфина России от 6 июня 2005 г. № 03-04-11/126). Соответственно, компании необходимо организовать раздельный учет облагаемых и освобожденных от обложения НДС операций.

На практике может возникнуть ситуация, когда продавец возвращает покупателю неиспользованный аванс в счет предстоящей поставки товаров, выполнения работ или оказания услуг. При этом возврат аванса не связан с расторжением договора.

Например, если компания оказала услуги, стоимость которых меньше, чем полученный аванс. При буквальном толковании положений Налогового кодекса в случае возврата авансового платежа, не связанного с изменением или расторжением договора, вычет ранее начисленного налога не предусмотрен.

Поэтому велика вероятность возникновения налоговых споров, связанных с правомерностью предъявления к вычету НДС, ранее начисленного с сумм оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг).

В этом случае рекомендуем в бухгалтерском учете сторнировать данную сумму налога и представить налоговикам уточненную декларацию по НДС.

Вычет при возврате товаров
Право на вычет налога, ранее начисленного с выручки от продажи товаров, возникает у фирмы и при их возврате покупателем (п. 5 ст. 171 НК РФ). Например, если тот или иной договор был расторгнут. В декларации специальной строки для указания этих сумм нет.

Следовательно, их вписывают в общую строку 130 формы. Порядок учета этих операций зависит от того, принял к учету покупатель впоследствии возвращенные товары или нет. В первом случае действовать нужно в том же порядке, что и при обратной реализации товаров.

Бывший покупатель оформляет счет-фактуру, регистрирует его в книге продаж, а также отражает в части 1 «Выставленные счета-фактуры» журнала учета (п. 3 Правил ведения книги продаж, подп. «а» п. 7 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, утвержденных постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г.).

Бывший продавец приходует товар и регистрирует счет-фактуру в книге покупок. При этом корректировочный счет-фактуру он не выставляет.

После этого продавец вправе принять НДС по возвращенному товару к вычету и отразить его сумму в строке 130 декларации.

Из документа В соответствии с пунктом 3 статьи 168 Налогового кодекса Российской Федерации при изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, в том числе в случае изменения цены (тарифа) и (или) уточнения количества (объема) отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, продавец выставляет покупателю корректировочный счет-фактуру. Подпунктом «а» пункта 7 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2011 г. № 1137, установлена обязанность покупателя отражать в части 1 «Выставленные счета-фактуры» журнала учета показатели счетов-фактур, выставленных покупателем продавцу при возврате продавцу товаров, принятых на учет покупателем. Таким образом, при возврате товаров, принятых покупателем на учет, счет-фактура по возвращаемым товарам выставляется покупателем. Поэтому в данном случае корректировочные счета-фактуры продавцом не выставляются.

Письмо Минфина России от 2 марта 2012 г. № 03-07-09/17

Во втором случае продавец должен выставить корректировочный счет-фактуру. При его заполнении нужно отразить как первоначальные данные о количестве товара, так и уточненные, а также разницу между новыми и прежними сведениями.

Такой порядок применяется и в отношении товаров, отгруженных до 1 октября 2011 года (даты вступления в силу положения о корректировочном счете-фактуре) (письмо Минфина России от 14 февраля 2012 г. № 03-07-09/07).

Как сказано в пункте 2 письма Минфина России от 7 марта 2007 года № 03-07-15/29, «исправления вносятся продавцом в счет-фактуру на дату принятия на учет товаров, возвращенных покупателем». Исправленный счет продавец регистрирует в книге покупок в части стоимости возвращенного товара.

Это делают в том периоде, когда возвращенные товары были оприходованы продавцом и выставлен корректировочный счет. В любом случае НДС по возвращенному товару принимают к вычету после внесения в учет исправления и не позднее одного года с момента отгрузки ценностей.

Отметим, что Минфин России прекратил применение указанного письма в связи с принятием постановления Правительства РФ от 26 декабря 2011 года № 1137 (письмо Минфина России от 26 марта 2012 г. № 03-07-15/29). Однако налоговая служба посчитала, что порядком, рассмотренным в пункте 2 этого письма, можно руководствоваться и сейчас (письмо ФНС России от 11 апреля 2012 г. № ЕД-4-3-/6103@).

Рассмотрим такую ситуацию. Покупатель до принятия товара на учет выявляет, что его было отгружено меньше, чем указано в товарных накладных и счетах-фактурах.

По мнению Минфина России, в этом случае покупатель не вправе принимать к вычету НДС по недостающему количеству товаров, а значит, впоследствии он не будет его восстанавливать.

Здесь стоимость товара изменяется до перехода права собственности на него, и сделка совершается исходя из фактических условий. То есть корректировка налоговых обязательств по НДС не требуется.

Таким образом, данные, содержащиеся в корректировочном счете-фактуре, а также сведения, внесенные в первичные документы, покупатель в книге продаж не отражает. Счет он должен зарегистрировать только в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур (письмо Минфина России от 10 февраля 2012 г. № 03-07-09/05).

Более подробную информацию о книге «Годовой отчет – 2012» вы можете найти на сайте go.garant.ru.

Источник: //www.garant.ru/products/ipo/editions/vesti/414720/10/

Как организовать эффективный документооборот

По итогам “круглого стола”, проведенного редакцией журнала “Финансовый директор”
Журнал “Финансовый директор”, № 12 за 2005 год

В систему документооборота предприятия могут входить разнообразные документы – письма, договоры, должностные инструкции, бухгалтерские и налоговые документы. От того, насколько четко организован процесс их прохождения, зависит эффективность управления предприятием в целом.

Представляем участников «круглого стола»:

• Екатерина Усольцева, финансовый директор розничной сети «Магнолия»;
• Владимир Исаев, руководитель коммерческо-договорного отдела ООО «Фармстер»;
• Николай Переверзев, директор по экономике и финансам ОАО «Сибур-Нефтехим»;
• Эдуард Зейбель, руководитель проектов ОАО OXS;
• Валерий Бровкин, директор практики «Docu-mentum» ОАО OXS;
• Дмитрий Барышников, руководитель отдела бизнес-анализа департамента консалтинга ЗАО «Энвижн Груп».

Необходимость регламентации документооборота

Документооборот существует в любой компании – от небольшого магазина до крупного холдинга.

Однако далеко не все компании уделяют внимание регламентации документооборота, хотя по мере развитиябизнеса такая работа становится необходимостью.

Возможно, что сотрудники компании не сразу привыкнут к тому, что их действия регламентированы, тем не менее это позволит им сэкономить время на выполнение своих обязанностей – а значит работать эффективнее.

Дмитрий Барышников: Каждая компания по мере роста числа сотрудников и контрагентов сталкивается с увеличивающимися потоками неструктурированной информации.

При отсутствии регламента документооборота у любого предприятия будут похожие проблемы – запутанные маршруты прохождения и потери документов, отсутствие четкой номенклатуры дел и, как следствие, проблемы с поиском документов, ведением управленческого учета, невозможность установить взаимосвязи между документами и в результате получить оперативный доступ к истории той или иной сделки.

Екатерина Усольцева: Хотелось бы добавить, что регламент документооборота является инструментом повышения дисциплины сотрудников. У нас, например, многие сотрудники – продавцы и средний менеджмент магазинов – приехали из регионов.

Персонал приходится обучать и работе на компьютере, и правильному оформлению документов. Если работник владеет этим навыком, умеет обращать внимание на детали, то становится более дисциплинированным, что крайне важно для бизнеса.

Для компании это означает, что первичные документы своевременно попадут в офис компании, следовательно, можно будет контролировать и платежи, и работу сотрудников.

Эдуард Зейбель: Хочу добавить, что отсутствие регламентов не позволит провести автоматизацию документооборота, несмотря на то что на определенной стадии развития бизнеса это станет необходимым.

С чего начать разработку регламента

Участники «круглого стола» выделили основные моменты, которые нужно учесть при разработке регламента документооборота.

Владимир Исаев: Когда в нашей компании было решено внедрить CRM-систему, представители внедренческой фирмы потребовали от нас составить регламент документооборота. Это было необходимым условием автоматизации процессов в компании.

Начинать пришлось с разработки форм первичных документов. Результатом первого же опыта создания документа представителем финансовой службы стала многостраничная «Заявка на оплату», оформить которую обычному сотруднику было сложно.

Поэтому мы создали рабочую группу с участием начальников отделов, через которые проходили документы. В результате совместных усилий были созданы формы и регламенты, позволяющие получить необходимую информацию без лишних затрат времени сотрудников на оформление и согласование документов.

Николай Переверзев: При построении любой системы документооборота нужно стремиться к минимизации этапов согласования и количества документов, требующих утверждения.

Первое, что следует сделать, – закрепить за различными подразделениями списки документов, с которыми они должны работать. В этом случае технологическая документация не будет проходить через финансовую службу, а договор на покупку IT-системы – через рекламный отдел.

Добиться этого можно, привлекая к созданию регламентов руководителей всех функциональных подразделений.

Количество регламентов в компании

В компаниях большинства участников «круглого стола» существует несколько регламентов. Их количество и назначение определяются прежде всего составом выполняемых в компании операций, направлениями деятельности и спецификой бизнеса.

Владимир Исаев: У нас регламенты разрабатывались разными отделами: общим отделом – регламент по всем входящим и исходящим документам, договорным – регламент договорной работы, финансовой службой – блок регламентов финансовых процедур.

Регламенты представляют собой общие принципы действий, из них ясно, что должно быть на выходе, но не указано, как именно нужно действовать.

Поэтому у нас существуют еще инструкции – более подробные документы, в которых описано, что нужно делать в той или иной ситуации, в какие сроки, кто отвечает за тот или иной процесс и кто его контролирует. Инструкции создаются для каждого отдела компании.

Если ситуация частная, например работа с входящими письмами, для нее не требуется регламент, достаточно инструкции.

Чтобы сотрудникам было понятно, как пользоваться регламентом или инструкцией, в компании проводятся специальные тренинги.

Сначала документы рассылаются по всем отделам, участвующим в процессе, затем собирают всех сотрудников и разъясняют схему работы на примере одного из сложных текущих проектов, в том числе пункты, которые можно истолковать двояко.

По результатам таких тренингов с учетом возникших у сотрудников вопросов могут вноситься корректировки и в регламенты, и в инструкции.

Екатерина Усольцева: Один из самых трудоемких в нашей компании – регламент документооборота сопровождения движения товаров. В нем закреплены порядок и сроки представления документов от магазинов в офис компании.

Еще есть специфический инвестиционный регламент, прописывающий процедуру горизонтального согласования этапов проводимых работ между разными службами во время строительства новых магазинов.

Другими словами, согласование работ проводится и со службами, задействованными в строительстве, и с теми, кто будет потом работать в магазинах.

Николай Переверзев: Большинство сотрудников нашей компании используют регламент договорной работы.

В нем указывается, кто инициатор контракта, какие работы должны быть проведены, какие документы требуются от поставщика и в какой срок, что и с кем нужно согласовать (см. рис. 1).

Еще существует блок планово-бюджетных регламентов, в которых описаны порядок и сроки формирования бюджетов, состав участников бюджетного процесса, их функции и ответственность, методики корректировки бюджетов и анализа его исполнения и т. д.

Эдуард Зейбель: В нашей компании регламенты разделены на внутренние (например, бюджетный регламент) и внешние, предназначенные для работы с клиентами, в которых описываются методология проведения работ и процесс взаимодействия с заказчиком.

Рис. 1. Процесс подготовки и согласования договоров в ОАО «Полаир»

Инструменты контроля документооборота

Регламент документооборота предусматривает систему контроля потоков документов на предприятии.Владимир Исаев: Приведу несколько примеров контроля документооборота в нашей компании. Весь массив поступивших писем у нас регистрируется, а затем передается заместителю генерального директора.

Последний распределяет документы по исполнителям и ставит пометку «К», если требуется особый контроль. Это означает, что к указанной на документе дате я должен отчитаться об исполнении документа письменно или по электронной почте, указав, какие действия предприняты, каковы результаты и какие проблемы возникли.

Только после моего отчета по данному документу будут осуществляться дальнейшие действия.

Кроме того, у нас имеется особый бланк идентификации документов.

Прежде чем передать, например, в бухгалтерию счет или счет-фактуру, накладную или акт, в этом бланке указывается, что это за документ, кто его составил, в рамках какого проекта и прочее (см. рис. 2 ).

Заполняет бланк сотрудник, работавший с документом, например инженер, выезжавший для починки оборудования, или менеджер, проводивший переговоры с заказчиком.

Дмитрий Барышников: Одним из инструментов контроля процессов документооборота является их измерение согласно заранее определенным критериям, по крайней мере, при регистрации документов, постановке их на контроль и снятии с него, передаче отработанных документов в архив.

Отдельные элементы каждого из таких процессов измеряются по количеству документов, сотрудников, задействованных в обработке документов, времени обработки.

Точность измерений повышается за счет передачи документов по маршрутам внутри компании с использованием реестров – формы, давно применяемой в делопроизводстве (см. таблицу).

Рис. 2. Бланк идентификации документа в ООО «Фармстер»

Таблица.

Пример реестра приема и передачи документов

Источник: //www.cfin.ru/ias/manacc/effective_turnover.shtml

Складской учет и документооборот склада: как правильно организовать и какое ПО выбрать

Правильно поставленный складской учет и документооборот склада позволяет эффективно вести бизнес в современных условиях.

Почти любая торговая или производственная организация имеет склад — с большими или малыми площадями, с широким или минимальным ассортиментом размещаемых там товаров, сырья или материалов.

Во всех случаях, вне зависимости от масштабов предприятия, необходим эффективный учет складских активов — рассмотрим, что он представляет собой и какими средствами может быть осуществлен.

Складской учет: что это такое и зачем он нужен

Складской учет — совокупность процедур, направленных на документирование различных складских операций. К числу основных относятся:

• прием товара (сырья, материала) от поставщика;
• размещение товара;
• перемещение товара между складами (и иными смежными подразделениями);
• отпуск товара со склада в тех или иных целях (на отгрузку, в производство).

Эти операции могут быть различным образом детализированы. Например, прием товара, как правило, включает:

• оприходование товара (сырья, материала) от поставщика;
• принятие товара к учету;
• проверку товара на предмет соответствия фактических характеристик поставки тем, что заявлены в сопроводительной документации.

— складской учет и товародвижение в сервисе SUBTOTAL (ССЫЛКА):

Благодаря учету складских операций хозяйствующий субъект получает возможность:

• над текущими товарными остатками (зная, что, где и в каком количестве лежит);
• над значимыми потребительскими статусами товара (например, сроками его годности);
• над перемещением товаров на склад, в рамках склада, между складом и другими подразделениями (зная, что, куда и в каком количестве принято или отпущено).

1. Оптимизировать (с использованием данных, которые отражены в учетной документации по таким операциям):

• комплектность запасов на складах, в торговом зале (на производстве);
• объемы продаж;
• схемы организации хранения товаров;
• процедуры взаимодействия с поставщиками;
• оборачиваемость товаров.

Также учет способствует увеличению прозрачности операций — с точки зрения их приспособленности к контролю на предмет несанкционированных действий работников, выявления и корректировки допускаемых ими ошибок.

Складской учет может быть:

• номенклатурным (когда объектом учета является отдельно взятая товарная позиция);
• сортовым (когда дополнительными объектами учета становятся различные категории («сорта»), в которые могут быть объединены товары разных позиций;
• партийным (когда в учет вводятся еще более масштабные единицы («партии»), объединяющие в себе несколько категорий товаров).

Безусловно, указанные варианты учета могут применяться поочередно в зависимости от конкретного участка управления складом (и, таким образом, дополнять друг друга). Для малого предприятия характерны участки с преимущественно номенклатурным учетом. Чем больше бизнес, тем больше появляется участков с сортовым и партийным учетом.

— особенности ведения и организации складского учета на предприятии:

Вне зависимости от типа учета на предприятиях применяются унифицированные формы документации складских операций. Их применение обусловлено не только решением указанных выше задач, которые связаны с контролем и оптимизацией склада, но также требованиями в части бухучета (который обязаны вести все хозяйствующие субъекты в статусе юридических лиц).

Документация на складе

Перечни складских документов, используемых российскими предприятиями, по преимуществу унифицированы. Это обусловлено тем, что большинство из таких форм должно соответствовать требованиям Закона № 402-ФЗ о бухучете (ССЫЛКА). Унифицированные как раз соответствуют, и нет необходимости искать им альтернативу.

Можно отметить, что каждый складской документ (группа однотипных документов), как правило, относится к определенной складской операции (или последовательности операций). Так, на российских складах используются:

1. При документировании приема товара:

• накладная от поставщика (на ее основе приходуется товар);
• приходная накладная — оформляемая самим хозяйствующим субъектом (используется для постановки поступившего товара на учет);
• товарно-транспортная накладная — составляемая по унифицированной форме № 1-Т (используется для документирования приема-передачи товара, который доставлен на том или ином транспортном средстве);
• приходный ордер по форме М-4 (используется для учета товаров, поступивших непосредственно на склад и оформляется, как правило, на основании накладных);
• акт о приемке материалов по форме М-7 (используется при расхождениях по фактическим и заявленным характеристикам поставки);
• акт о приемке по форме ТОРГ-1 (используется после полной проверки заявленных характеристик поставки и удостоверения ее соответствия фактической);
• акт о расхождениях по форме ТОРГ-2 (используется, если расхождения все-таки были).

1. При документировании размещения товара:

• товарный ярлык по форме ТОРГ-11 (отражает основные характеристики товара и его количество, нужен при составлении инвентаризационных описей);
• карточка учета материалов по форме М-17 (применяется для учета поступления и выбытия материалов относительно места их размещения).

1. При документирования перемещения товара:

• накладная по форме М-11 (используется при документировании перемещения товаров в рамках различных подразделений организации);
• накладная по форме ТОРГ-13 (используется при перемещении товаров между вышестоящей и головными структурами холдинга или иной корпоративной структуры подчинения одного хозяйствующего субъекта другому).

1. При документировании отпуска товара со склада:

• накладная по форме М-15 (используется при отправке товаров в другую организацию либо при осуществлении их продажи);
• накладная по форме ТОРГ-12 (используется при продаже товаров непосредственно со склада);
• акт о списании по форме ТОРГ-16 (применяется, если товар теряет потребительские качества и подлежит списанию).

Пример практического сценария применения указанной документации:

1. Экспедитор, доставивший товар от поставщика, отдает человеку, работающему на приемке в принимающей организации, товароспроводительные документы.

1. Человек от принимающей организации смотрит эти документы, оформляет необходимые накладные, регистрирует их в установленном порядке.

1. Товары перемещаются на склад, на них оформляется приходная накладная.

1. В отношении размещенных товаров периодически производится инвентаризация — силами инвентаризационной комиссии (использующей различные описи).

1. Товары перемещаются со склада в производство — и это удостоверяется накладной ТОРГ-12.

Указанные выше основные (безусловно, приведенный выше перечень — не исчерпывающий) документы, таким образом, отражают факт совершения тех или иных операций с товаром в рамках его движения на складе (и относительно склада).

Совершает эти действия, очевидно, человек (или машина, если склад роботизирован — но программируется она до того тоже человеком, и он обеспечивает воспроизведение машиной типичных действий людей).

Эти действия (как и процедуры их документирования) занимают определенное время и требуют определенных трудовых вложений.

— как индивидуальному предпринимателю вести складской учет в сервисе Моё дело (ССЫЛКА):

Соответственно, в интересах хозяйствующего субъекта — свести к минимуму временные и трудовые затраты, связанные:

• с осуществлением самих операций с товарами в рамках склада;
• с документированием данных операций в различных учетных документах (как и практического использования таких документов впоследствии).

Решению двух указанных задач способствует автоматизация складского учета. То есть — применение программ, которые:

• ускоряют и оптимизируют процедуру заполнения и использования учетных документов;
• определяют (способствуют определению) наилучших алгоритмов осуществления складских операций (которым впоследствии рекомендуется или предписывается следовать работникам склада).

Очевидно, чем больше предприятие, тем более востребованной там будет оптимизация — по двум указанным направлениям как минимум. И, соответственно, автоматизация с помощью специальных компьютерных программ.

Таких на российском (как и на мировом) рынке — огромное количество. Попробуем выделить ключевые критерии, на которые можно ориентироваться при выборе подобных решений.

Как выбрать ПО для автоматизации складского учета

К числу базовых критериев можно отнести:

1. Безусловно, как таковые функциональные возможности.

Основные возможности, которые от современной программы для складской автоматизации ждет потребитель:

• приспособленность к автоматическому заполнению унифицированных бланков и прочих учетных форм (как вариант, на основании ранее сформированных документов, данных бухучета, автоматизированных средств мониторинга движения товара — штрих-кодов, RFID-меток);
• приспособленность к быстрой выгрузке складских документов в распространенных файловых форматах — например, Excel;
• совместимость с внешними учетными модулями (например, программами линейки 1С);
• наличие возможности быстро рассылать документы по адресатам (как внутри компании, так и за ее пределами);
• наличие средств контроля над различными статусами товара («получен», «отправлен»), его количественными характеристиками («много», «мало», «закончился»), потребительскими свойствами («срок годности истекает»);
• возможность быстрого поиска нужных данных по поставщику;
• возможность быстрого поиска нужных данных по товарной позиции, «сорту», «партии»;
• приспособленность к удаленному управлению через интернет;
• приспособленность к расчету алгоритмов, на основании которых будут производиться складские операции;
• приспособленность к планированию закупок (отпуска), сведению к минимуму затоваривания;
• сбор статистики по складским операциям, их анализ;
• наличие инструментария для автоматизации;
• наличие системы мониторинга ошибок (при заполнении документов);
• приспособленность к отслеживанию физического перемещения товара (при наличии технических средств идентификации).

Представителям МСП может подойти решение, предлагаемое сервисом Мой Склад — ССЫЛКА.

Есть складские решения, наилучшим образом приспособленные к рознице. Есть — промышленные. Есть — те, которые разработаны специально для логистических организаций, у которых склады — основной тип инфраструктуры.

Теоретически возможно найти универсальный продукт — но чем больше организация, тем более ее бизнес-процессы привязаны к отраслевой специфике складских операций.

И тем большей в общем случае будет потребность в решениях, наилучшим образом приспособленных к определенному сегменту экономической деятельности.

1. Приспособленность к интеграции складской программы с прочими средствам автоматизации управления предприятием.

Совершенно очевидно, что автоматизация склада тем более эффективна, чем более глубоко в инфраструктуре предприятия внедрены различные сопутствующие программно-аппаратные средства автоматизации учета операций — сканеры, ТСД, метки. Также играет роль то, насколько складская программа приспособлена к интеграции с такими средствами.

Специализированные многофункциональные программные продукты, предназначенные для решения основных задач, характерных для управления складом, образуют отдельную категорию решений — WMS (Warehouse Management System, то есть, программных продуктов, являющихся системами управления складом). В них указанный функционал, отраслевая спецификация и приспособленность к интеграции реализованы в полной мере.

Что следует дополнительно учесть при организации складского учета

При практическом внедрении программ автоматизации складского учета (и последующем их применении) имеет смысл обратить на следующие нюансы, характеризующие данную область управления предприятием:

1. Использование складского ПО (и сопутствующих ему решений для автоматизации) требует определенной квалификации от работников.

Необходимо, таким образом, обеспечить заблаговременное их обучение навыкам работы с ПО — и лучше всего непосредственно на территории предприятия (чтобы показать сотрудникам наглядно работу программы в соотнесении со знакомыми им складскими операциями).

1. Внедрению складского ПО должно предшествовать в достаточной мере длительное его тестирование — причем, в реальных условиях (опять же, в привязке к фактически осуществляемым складским операциями).

Если на предприятии традиционно применялся бумажный складской учет (или компьютерный, но не автоматизированный), то первое время бумажные операции по складскому учету будут вестись параллельно с электронными — при том, что вторые не будут иметь юридической силы (поскольку могут сопровождаться составлением документации с ошибками). А если не применялся (вообще нет опыта его ведения) — то производственные процедуры имеет смысл временно отложить, пока программа не будет протестирована (исключение — если ошибки в силу специфики производства не критичны, и вследствие их совершения у контрагентов не будет претензий).

1. В штате предприятия (или на ближайшем аутсорсе) должен быть человек, в исключительной степени качественно разбирающийся в «глубоких» настройках складской программы — и готовый оперативно отреагировать на ситуацию, если она «заглючит» или заработает непредсказуемым образом.

При сбоях в складской программе, так или иначе, придется приостанавливать производство. Лучше всего, если пауза будет минимальной — но для этого нужные люди должны приступать к работе быстро.

— складской учет в 1С:

По телефону +7 (499) 348-19-87 (работаем во всех регионах РФ) можно получить консультацию по вопросам, касающимся выбора, стоимости и покупки ККТ (и другого сопутствующего оборудования), подключения к маркировке, ЕГАИС, ФГИС Меркурий.

Так же советуем посмотреть ПОДБОРКУ ПОЛЕЗНЫХ ОНЛАЙН-СЕРВИСОВ и ПО, которые будут полезны многим предпринимателям.

Источник: //onlain-kassy.ru/ispolzovanie/dop/skladskoj-uchet-dokumentooborot-sklada.html

Первичные документы ► договор, счет, накладная, счет-фактура, акт — Эльба

Первичный документ подтверждает разные события в в бизнесе: продажу или покупку товаров, оказание услуг клиентам, выдачу зарплаты сотрудникам и другие.

В зависимости от события перечень документов для оформления различается. Рассмотрим распространённую ситуацию — сделка при продаже товаров и оказании услуг. Так принято, что документы готовит поставщик или исполнитель.

Статья «Как обманывают в договорах»

• Договор — это начало сделки. В нём вы с клиентом определяете условия сотрудничества: что, за какую цену и в какие сроки вы делаете. Если клиент постоянный, можно составить один договор на несколько сделок.
• Счёт содержит сумму к оплате, список товаров и услуг и банковские реквизиты продавца. Это необязательный документ, но его обычно используют для удобства.
• Кассовый, товарный чек или бланк строгой отчётности подтверждают оплату. Выдавайте их клиенту, который платит наличными или картой. При оплате банковским переводом оплату подтверждает платёжное поручение. 
• Накладная —документ, который поставщик выдаёт покупателю при отгрузке товаров.
• Акт оказания услуг или выполненных работ — документ, который заказчик и исполнитель подписывают по результатам оказания услуг или выполнения работ. 
• Счёт-фактура — обычно выдают ИП и ООО на общей системе налогообложения, потому что они работают с НДС. В редких случаях счета-фактуры выставляют на УСН, ЕНВД и патенте — об этом читайте подробнее в статье.

Эльба возьмёт бухгалтерию на себя. Сервис подготовит отчётность и отправит её через интернет. Рассчитает налоги, уменьшит на взносы — и вы получите готовые платёжки для оплаты.

Договор

Описывает права и обязанности сторон сделки. Обычно в договоре бывают такие разделы:

• Предмет договора: какой результат сделки. 
• Сумма договора и порядок расчёта: когда и сколько платить.
• Права и обязанности сторон: как происходит работа.
• Ответственность сторон: что будет, если вы или партнёр нарушите сроки.
• Порядок изменения и расторжения договора: как расторгнуть договор или принять к нему дополнительные соглашения.
• Реквизиты сторон: какие у вас и партнёра расчётные счета, ИНН, ОГРН и адреса.

Договор обычно оформляется в 2-х экземплярах и содержит подписи каждой стороны.

Если вы используете с клиентами стандартную форму договора и заменяете нужные реквизиты в ворде или экселе, пользуйтесь шаблонами в Эльбе. Загрузите свой шаблон договора, и Эльба автоматически подставит реквизиты контрагента из справочника.

Для некоторых сделок письменная форма договора вообще не нужна. Например, договор купли-продажи считается заключённым уже с момента выдачи покупателю кассового, товарного чека или другого документа, который подтверждает факт оплаты. Это не значит, что при розничной купле-продаже нельзя заключить договор в письменной форме — законодательство этого не запрещает. 

Шаблоны распространённых договоров:

Шаблон договора об оказании услуг

Шаблон договора подряда

Шаблон договора поставки

Счёт

Необязательный документ, в котором продавец указывает цену, количество товара и реквизиты для перечисления оплаты.

Вы можете сами придумать форму счёта на оплату или найти в интернете готовую. Счёт может заменить договор, если включить в него все существенные условия сделки.

Шаблон счёта

В Эльбе есть готовый шаблон счёта. Выберите контрагента, укажите товары или услуги, их количество, и документ готов.

Платёжные документы

Подтверждает оплату товаров или услуг. Это может быть платёжное поручение, платёжное требование, кассовый и товарный чеки, бланк строгой отчётности.

Когда вы получаете оплату через банк безналичным платежом, не нужно выдавать документ об оплате. У клиента остаётся платёжное поручение. Этим документом он может подтвердить, что перечислил денежные средства по вашим реквизитам.

При оплате наличными, картой и электронными средствами платежа вы должны выдать покупателю кассовый чек, товарный чек или бланк строгой отчётности. Что выбрать, зависит от системы налогообложения и того, чем вы занимаетесь.

Кассовый чек печатают с помощью кассовой техники. Её обязаны применять все, кто принимает оплату наличными, картой, электронными средствами платежа. Исключения перечислены в пункте 2 статьи 2 закона 54-ФЗ. Для предпринимателей на ЕНВД и патенте действует отсрочка, и они пока могут работать без кассы. Подробнее читайте в статье «Как использовать кассовую технику».

Товарный чек выдают ИП и ООО на ЕНВД и патенте по просьбе покупателя. Он заменяет кассовый чек, но только до 1 июля 2019 года, а для общепита и розницы с сотрудниками — до 1 июля 2018 года. Потом понадобится касса.

Форма товарного чека не установлена, поэтому можно разработать свою с обязательными реквизитами: наименование документа, номер, дата, название ООО или ФИО ИП, ИНН, товары и услуги, сумма оплаты и подпись с расшифровкой и должностью.

Бланк строгой отчётности выдают те, кто оказывает услуги физическим лицам. Он заменяет кассовый чек, но только до 1 июля 2019 года, а для общепита с сотрудниками — до 1 июля 2018 года. Бланки нужно печатать в типографии или через специальный сервис. Просто распечатать их дома на принтере не получится. Подробнее о БСО читайте в статье.

Товарная накладная (N ТОРГ-12)

Оформляет продажу товаров другому ИП или ООО. Для работы с физлицами обычно не используется.

Накладная оформляется в двух экземплярах: первый остаётся у поставщика и фиксирует отгрузку товаров, а второй передаётся покупателю и нужен ему для приёмки товаров.

Обычно накладную оформляют по стандартной форме ТОРГ-12. Но вы можете использовать свой шаблон.

Шаблон накладной

В Эльбе можно создать накладную на основе выставленного счёта.

Акт об оказании услуг

Подписывают исполнитель и заказчик. Акт подтверждает, что услуги оказаны или работы выполнены, а у заказчика нет претензий по их качеству.

Шаблон акта

Составьте акт в Эльбе: достаточно выбрать контрагента и указать услугу, а потом отправить готовый документ контрагенту с подписью и печатью.

Счёт-фактура

Этот документ обязаны выставлять только организации и предприниматели, которые являются плательщиками НДС — в основном те, кто работает на общей системе налогообложения.

Организации и ИП на УСН, ЕНВД и патенте обычно не платят НДС и поэтому выставлять счета-фактуры не обязаны. Есть несколько исключений, о которых мы рассказали в отдельной статье.

Счёт-фактура оформляется в двух экземплярах и подписывается поставщиком товара или услуги. Один экземпляр передаётся покупателю, другой остаётся у продавца. Счёт-фактуру нужно выставить не позднее чем через 5 дней после отгрузки товара или оказания услуг.

Счёт-фактура — это основание для того, чтобы принять НДС к вычету, поэтому все организации относятся к нему с особым трепетом.

Чтобы не изучать форму и правила выставления счёта-фактуры, воспользуйтесь Эльбой.

Статья актуальна на 11.03.2019

Источник: //e-kontur.ru/enquiry/129