Как закрыть ИП
Даже если ИП ничего не зарабатывает, он должен платить обязательные взносы.
В 2019 году это 36 238 Р, дальше — больше. Если бизнес не пошел, ИП выгоднее закрыть. Юристы называют это «аннулировать регистрацию ИП».
Зарегистрироваться снова можно в любое время. Раньше после повторной регистрации нельзя было уйти на налоговые каникулы, а с 2018 года — можно.
Как закрыть ИП: пошаговая инструкция
ФНС имеет право отказать в закрытии ИП, но тогда она обязана выдать документ, в котором изложена причина отказа. Я и мои знакомые бухгалтеры с таким ни разу не сталкивались, но я слышала, что чаще всего отказы связаны с неправильно заполненным заявлением.
Если заморочиться, то можно найти примеры — Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 12.03.2007 № А38-2471-4/278-2006. ФНС отказалась закрывать ИП, потому что за предпринимателем был долг по ЕНВД — 448 рублей 55 копеек — и налоговая посчитала, что сначала предпринимателю нужно пройти процедуру банкротства.
Суд с этим не согласился, ИП все-таки закрыли.
Сотрудников нужно предупредить об увольнении заранее. Обычно это делают за две недели, если иной срок не прописан в трудовом договоре. Уведомление составляют в произвольной форме и выдают работникам под подпись.
Чтобы оформить увольнение, нужно составить приказ об увольнении и записку-расчет.
Сотруднику нужно будет выдать на руки трудовую книжку, справку о заработке для расчета пособий за текущий и два предыдущих года и справку 2-НДФЛ за текущий год.
В трудовой книжке нужно написать, что увольняют сотрудника на основании п. 1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. Подробнее мы писали об увольнениях в статье «Как правильно оформить сотрудника в штат, а потом уволить его».
Предпринимателю по уволенным сотрудникам нужно сдать отчетность:
- В налоговую — Расчет по страховым взносам и 6-НДФЛ.
- В пенсионный фонд — СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ.
- В фонд социального страхования — 4-ФСС.
Если хотите закрыть ИП без работников, начинайте со сбора документов, потом уже все остальное.
Для этого нужно подать заявление в налоговую и приложить отчет о закрытии фискального накопителя. Заявление можно подать лично в налоговой или на сайте ФНС.
Чтобы закрыть ИП, нужно отдать в ИФНС пакет документов:
- Заявление.
- Квитанцию об оплате госпошлины.
- Справку из ПФР, но она не обязательна.
Образец заявления на закрытие ИП в 2019 году
Раздел 2. Подписывать в налоговой или МФЦ в присутствии сотрудника, который принимает заявление.
Раздел 3. Заполнять не нужно.
Раздел 4. Заполняется только в случае, если подаете заявление не лично, а через представителя по нотариальной доверенности или почтовым отправлением. При отправке почтой подпись на заявлении тоже необходимо заверить у нотариуса.
Закрытие ИП в 2019 году будет стоить вам 160 Р. Если будете подавать документы через сайт ФНС и авторизуетесь через госуслуги, получите скидку 30%.
Если закрываете ИП через налоговую, выбирайте первый вариант. Через МФЦ — второй
Еще на сайте налоговой написано, что нужна справка из пенсионного фонда о том, что вы предоставили все сведения по взносам. Но тут же написано, что эта справка не обязательна — налоговая умеет делать внутренний запрос в ПФР. Я эту справку ни разу не прикладывала.
Документы можно сдать одним из пяти способов:
- в налоговой, где регистрировали ИП, — лично или отправить кого-то с нотариальной доверенностью;
- по почте — ценным письмом с описью вложения. Подпись на заявлении нужно заверить у нотариуса;
- через сайт налоговой, в разделе «Подача электронных документов на государственную регистрацию»;
- с помощью учетной записи портала госуслуг;
- через МФЦ — лично или по нотариальной доверенности.
При отправке по почте таким подтверждением считаются кассовый чек и опись вложения, подписанная сотрудником почты. Датой подачи заявления считается день, когда налоговая получит письмо.
Срок закрытия ИП в 2019 году — 5 рабочих дней с момента получения документов налоговой. После этого она выдает уведомление о снятии с учета и лист записи ЕГРИП. Если подавали документы через МФЦ, то срок увеличивается до 11 дней.
Тут все просто. Чтобы закрыть счет, нужно заполнить заявление, форму для него дадут в банке. Банк все сделает сам.
В Тинькофф-бизнесе достаточно отправить сообщение персональному менеджеру в чат
Фиксированные взносы платят все ИП. В 2019 году срок уплаты — в течение 15 календарных дней с даты внесения записи о закрытии ИП в ЕГРИП. Если вы закрываетесь в середине года, то сумму взносов нужно рассчитывать пропорционально отработанным месяцам и дням.
Допустим, ИП закрывается 27 июня 2019 года. Получается, что в 2019 году ИП проработал 5 полных календарных месяцев и 27 календарных дней. Тогда взносы нужно считать так:
Нужно будет заплатить дополнительный 1% пенсионных взносов от суммы, на которую полученный доход превысил 300 000 Р.
Сумма налога и срок подачи декларации зависят от системы налогообложения, на которой вы работали.
ИП на УСН должен подать декларацию не позднее 25 числа месяца, который следует за месяцем закрытия ИП. Она заполняется так же, как ежегодная, но с одним отличием: на титульном листе в поле «Код налогового периода» ставим 50.
ИП на ОСН подают 3-НДФЛ и декларацию по НДС. Дедлайн декларации 3-НДФЛ — 5 дней после внесения записи в ЕГРИП, налог нужно уплатить в течение 15 дней. Декларация по НДС подается не позже 25 числа месяца, следующего за кварталом, в котором ИП закрылся. Налог нужно уплатить либо сразу, либо разделить на три части и платить в течение квартала ежемесячно до 25 числа.
ИП на ЕНВД должен подать декларацию не позднее 20 числа первого месяца, который следует за месяцем закрытия ИП. Уплатить налог — не позднее 25 числа того же месяца.
Если ИП из примера работал на ЕНВД, то он должен был сдать декларацию не позднее 20 июля 2018 года, а уплатить налог — до 25 июля.
Квитанции и платежки по страховым взносам хранятся в течение 6 лет. Документы по сотрудникам — в течение 50 лет.
Как оплатить страховые взносы? Можно через сервис на сайте ФНС:
Как узнать, закрыт ли ИП? Статус ИП можно уточнить на сайте ФНС в разделе «Сведения о государственной регистрации юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, крестьянских (фермерских) хозяйств».
Во вкладке «Индивидуальный предприниматель/КФХ» нужно ввести либо ФИО и регион, либо ОГРНИП или ИНН. Данные обновляются ежедневно.
Как закрыть ИП в другом городе? Документы нужно подать в ту же налоговую, куда их подавали:
- по почте — ценным письмом с описью вложения. Подпись на заявлении нужно заверить у нотариуса;
- через сайт налоговой в разделе «Подача электронных документов на государственную регистрацию»;
- через сайт госуслуг.
Как закрыть ИП, если не велась деятельность? Чтобы закрыть ИП, который не работал, нужно:
- Сдать отчетность и уплатить фиксированные взносы за себя. Количество и форма отчетов зависит от системы налогообложения, которая была выбрана при регистрации ИП.
- Подать документы на закрытие ИП в ФНС.
- Закрыть расчетный счет в банке.
Можно ли закрыть ИП по доверенности? ИП можно закрыть по нотариально заверенной доверенности. А также нужно заверить у нотариуса подпись на заявлении по форме № Р26001. В случае подачи заявления по доверенности в форме заполняется раздел №4:
Может ли налоговая ликвидировать ИП? Налоговая или суд могут принудительно ликвидировать ИП и исключить его из ЕГРИП. Причины бывают разные, вот основные из них:
- смерть предпринимателя;
- банкротство;
- решение суда.
Если ИП снят с учета, как взыскать долг? Если ИП прекратил работать, ему не простят долги, а будут взыскивать как с обычного физического лица: через суд или процедуру банкротства. Банкротства добиваются тоже через суд, если должник не платит в течение 3 месяцев.
Результатом такого суда может стать мировое соглашение, реструктуризация долга или продажа имущества.
Источник: https://journal.tinkoff.ru/ip-vse/
Уведомление судебных приставов об увольнении работника
Один из основных инструментов работы судебных приставов — удержание суммы долга из официального дохода должника.
Поэтому если человек, который выплачивает алименты или другую задолженность, увольняется, работодатель обязан известить об этом ССП, иначе ему грозит административный штраф.
В этой статье вы найдете ответы на вопросы о том, как составить уведомление об увольнении должника, в какие сроки его необходимо направить и какую процедуру нужно при этом соблюсти.
КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО
Получить доступ
Каждый работодатель, будь то организация, физическое лицо или индивидуальный предприниматель, должен отслеживать сотрудников, в отношении которых возбуждено исполнительное производство либо вынесено постановление об обращении взыскания на часть заработной платы. Классическим примером являются алименты, когда один из бывших супругов обязан перечислять другому часть своего официального заработка.
Так, бухгалтерия обязана регулярно удерживать из зарплаты и перечислять взыскателям деньги на основании следующих документов (ч. 1 ст. 12 Закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ):
- исполнительного листа;
- судебного приказа;
- нотариально удостоверенного соглашения об уплате алиментов.
Основанием для удержаний может быть только оригинал документа либо его дубликат: делать отчисления на основании копии нельзя. Если работодатель получил ненадлежащую копию, то он может либо вернуть ее отправителю и запросить оригинал, либо не предпринимать никаких действий вообще.
Любой из перечисленных документов передается организации либо почтовым отправлением от приставов, либо самим работником. Для удобства документооборота и контроля за должником действующее законодательство устанавливает правило, согласно которому в случае расторжения трудового договора работодатель должен уведомить об этом службу судебных приставов.
Если речь идет об увольнении алиментщика, то компания также должна оповестить о его уходе и получателя алиментов, например, заказным письмом с уведомлением. К письму желательно приложить копию приказа об увольнении. Судебным приставам надо будет вернуть исполнительный лист.
Порядок действий работодателя
Итак, ваша организация получила исполнительный лист на сотрудника, что делать дальше? Алгоритм действий выглядит следующим образом:
Шаг 1. Сообщить о получении. Отчитываться судебному приставу о получении исполнительного документа не обязательно, однако, если он приложил к нему бланк уведомления, то лучше это сделать. Можно составить его в произвольной форме, указав реквизиты документа, дату его получения и контактные данные лица, ответственного за его хранение.
Шаг 2. Регистрация. В крупных организациях для повышения эффективности документооборота ведется специальный журнал учета и регистрации таких бумаг. Унифицированная форма такого журнала законодательно не установлена и каждая организация разрабатывает ее самостоятельно.
Шаг 3. Хранение. После получения исполнительного листа работодатель несет ответственность за его сохранность. Для организации целесообразно издать приказ, которым будет назначен ответственный сотрудник, в чьи обязанности будет входить прием, регистрация и хранение исполнительных документов. Если такой сотрудник не назначен, эти полномочия автоматически возлагаются на руководителя компании.
Шаг 4. Возврат. Его необходимо осуществить в случаях, если документ:
- пришел на давно уволенного работника (его нужно вернуть приставу с сопроводительным письмом);
- был основанием для удержаний из зарплаты работника, но он уволился. В таком случае документ нужно отправить в СПП вместе со справкой о произведенных удержаниях (п. 4 ст. 98 Закона № 229-ФЗ);
- если все обязательства по исполнительному листу выполнены (его необходимо вернуть отправителю с сопроводительным письмом и справкой о произведенных удержаниях).
Факт осуществления возврата необходимо письменно зафиксировать в журнале учета и регистрации (если таковой имеется), а также нужно сохранить документальное подтверждение возврата, например, опись вложения, если документ был отправлен заказным письмом.
Письмо приставам об увольнении сотрудника, образец
Поскольку законодательно какого-либо унифицированного бланка не установлено, его можно составить в свободной форме. При этом в уведомлении следует сообщить:
- о факте увольнения сотрудника-должника с указанием основания (по собственному желанию, по инициативе работодателя, по соглашению сторон и т. п.);
- реквизиты исполнительного документа;
- период, в течение которого осуществлялись отчисления;
- задолженность и ее причины (если таковые имеются);
- перечень приложений. К уведомлению следует приложить исполнительный лист с пометкой о перечисленных суммах и копию приказа об увольнении;
- дополнительную информацию о должнике: место проживания, место новой работы и т. п. (если организация располагает такими сведениями).
Сообщение подписывают главный бухгалтер и генеральный директор, при наличии печати организации проставляется ее оттиск.
Копии всех переданных уволенному сотруднику и приставам документов следует хранить в архиве организации на случай проверки соблюдения законодательства при перечислении алиментов или других задолженностей.
Сроки предоставления уведомления
Что касается сроков отправления, то они разнятся в зависимости от характера обязательств должника. Так, Закон № 229-ФЗ не устанавливает конкретного срока для направления уведомления, указывая лишь на то, что нужно сообщить приставам соответствующую информацию и вернуть исполнительный лист незамедлительно (ч. 4 ст. 98 Закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ).
Если же должник уплачивал именно алименты, то порядок направления сообщения об увольнении приставам и взыскателю определен в Семейном кодексе РФ и составляет три дня (ч. 1 ст. 111 СК РФ). Однако в этой статье не указаны сроки возврата исполнительного документа.
Таким образом, во избежание каких-либо противоречий рекомендуется направить уведомление об увольнении и исполнительный лист в день расторжения трудового договора либо на следующий день после увольнения.
Ответственность
За невыполнение требований судебного пристава либо утрату исполнительного документа и его несвоевременный возврат статья 17.14 Кодекса РФ об административных правонарушениях предусматривает следующие санкции:
- для граждан: штраф в размере от 2000 до 2500 рублей;
- для должностных лиц: штраф в размере от 15 000 до 20 000 рублей;
- для юридических лиц: штраф от 50 000 до 100 000 рублей.
Более того, приставы имеют право контролировать и проверять правильность осуществления выплат, а также анализировать бухгалтерскую документацию.
Уведомление о получении расчета при увольнении (образец)
Источник: https://ppt.ru/forms/uvolnenie/uvedomlenie-pristavam
Хранение кадровых документов
Документы кадровой службы по окончании работы с ними подлежат хранению , а по окончании установленного срока хранения – уничтожению.
Для организации и проведения работы по определению сроков хранения документов и их отбору для уничтожения должна быть создана экспертная комиссия.
Экспертная комиссия
Положение о работе комиссии можно разработать на основе приказа Росархива от 19 января 1995 года № 2 «Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия».
Комиссия дает рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам фирмы по вопросам:
- разработки номенклатуры и формирования дел в делопроизводстве;
- экспертизы ценности документов;
- розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу;
- упорядочения и оформления документов.
Приведем пример приказа о создании экспертной комиссии:
Все решения экспертной комиссии по хранению или уничтожению документов вступают в силу только после их утверждения руководителем фирмы.
Сроки хранения документов
Сроки хранения документов устанавливают по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций (утв.
приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558). В перечне установлены такие сроки хранения: 1 год, 3 года, 4 года, 5 лет, 10 лет, 15 лет, 50 лет, 75 лет, постоянно.
Длительность срока зависит от степени значимости документов.
Сроки хранения исчисляют с 1 января года, следующего за годом, в котором документ исполнен (дело завершено, личное дело окончено) (п. 4.28 правил организации хранения архивных документов, утв. приказом Минкультуры РФ от 31 марта 2015 г. № 526).
Архив фирмы комплектуется делами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также делами по личному составу (п. 3.3.1 правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).
В архив передаются документы организаций-предшественников и ликвидированных подчиненных организаций. А дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет, как правило, хранятся в структурных подразделениях.
Их уничтожают по истечении срока хранения.
В зависимости от срока хранения документов различают виды хранения:
- текущее (временное);
- архивное.
Текущее (временное) хранение означает, что документы исполнены, но в определенных обстоятельствах они снова могут понадобиться для изучения, уточнения или повторного рассмотрения. Хранение документов, снятых с текущего учета, именуют архивным.
Приказ Минкультуры РФ № 558 кадровые документы по сроку хранения группирует более конкретно. Это документы:
- с ограниченным сроком хранения (текущего хранения);
- постоянного хранения (лицевые счета, карточки работников);
- хранения до минования надобности (например, исполнительные листы работников);
- хранения до замены новыми;
- хранения до востребования (подлинники трудовых книжек, дипломов, аттестатов, удостоверений и др.).
Документы могут быть переданы также по договору на хранение в государственный или муниципальный архив.
Предельный срок хранения документов, которые содержат информацию о персональных данных сотрудников фирмы, составляет 75 лет со дня создания (Федеральный закон от 22 октября 2004 г.
№ 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).
Это трудовые договоры и служебные контракты, трудовые соглашения, гражданско-правовые договоры, личные карточки, невостребованные подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, свидетельства, удостоверения).
Федеральным законом от 2 марта 2016 года № 43-ФЗ уточнено, что 75-летний срок хранения документов по личному составу относится к документам, созданным до 2003 года. Для документов, созданных после 2003 года, срок хранения документов по личному составу составляет 50 лет со дня создания.
Приказы о дисциплинарных взысканиях, отпусках, дежурствах и командировках хранят не менее пяти лет.
Документы, которые подтверждают исчисление и уплату страховых взносов во внебюджетные фонды, организация-страхователь должна хранить шесть лет (п. 6 ч. 2 ст. 28 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).
После истечения предельного срока хранения документов они подлежат уничтожению.
Источник: https://www.buhgalteria.ru/article/khranenie-kadrovykh-dokumentov
Хранение документов, сроки и правила
Первичные документы (акты, накладные)Срок хранения: не менее 5 лет.Правила хранения: до передачи в архив следует хранить в рабочих комнатах, в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц.
На практике: хранить документы рекомендовано не менее 10 лет.Как правило, документы хранят в папках или коробках. Систему хранения организация выбирает самостоятельно.Все документы группируются в алфавитном порядке отдельно по контрагенту, году.
Наличие описи упростит поиск в случае проверки.
Счет-фактуры
Срок хранения: не менее 4 лет.Правила хранения: в хронологическом порядке по дате их выставления.На практика: хранить документы рекомендовано не менее 10 лет.Как правило, документы хранят в папках или коробках.
Систему хранения организация выбирает самостоятельно.Обычно документы группируются в алфавитном порядке отдельно по контрагенту и году. Наличие описи упростит поиск в случае проверки.
Кадровые документы
Срок хранения: 75 лет.
— Трудовые книжки работников.Срок хранения: до востребования.
Правила хранения: в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях. Срок хранения не востребованной после увольнения трудовой книжки — 75 лет.
— Штатное расписание.
Срок и правила хранения: определяет работодатель.
— Должностные инструкции работников.Срок хранения: 3 годаПравила хранения: окончательный срок и правила хранения определяет работодатель.
— Личные дела работников.
Срок хранения: 75 лет.Правила хранения: определяет работодатель.
— Трудовые договоры.
Срок хранения: 75 лет.Правила хранения: определяет работодатель.
— Табели учета рабочего времени.
Срок хранения: 1 год.Правила хранения: определяет работодатель.
— Локальные нормативные акты (Положение об оплате труда, Положение о премировании, коллективный договор и т.д.)
Срок хранения: постоянно/75 лет.Правила хранения: определяет работодатель.
— Заявления работников (о предоставлении отпуска и т.д.)
Срок хранения: не менее 5 лет.Правила хранения: определяет работодатель.
— Расчетно-платежные ведомости.
Срок хранения: не менее 5 лет.Правила хранения: определяет работодатель.
— Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Срок хранения: 75 лет.Правила хранения: определяет работодатель.
— Приказы руководителя (о приеме на работу, об увольнении, о премировании и т.д.)
Срок хранения: 75 лет.Правила хранения: определяет работодатель.
— Налоговые регистры по НДФЛ.
Срок хранения: не менее 5 лет.Правила хранения: определяет работодатель.
— Документы, подтверждающие вычеты по НДФЛ.
Срок хранения: не менее 5 лет.Правила хранения: определяет работодатель.На практике: все документы, связанные с работниками, оптимально хранить не менее 75 лет.
Кадровые документы хранятся в отделе кадров в сейфе или закрывающемся шкафу.Оптимальная система хранения — по алфавиту в разрезе сотрудника. Наличие описи упростит поиск на случай проверки или другой необходимости.
Документы по учету денежных средств:
— Кассовые документы (кассовые чеки, а также БСО, кассовая книга, приходные и расходные кассовые ордера), а также документы о регистрации ККТ.
Срок хранения: не менее 5 лет.Правила хранения: определяет работодатель, кроме БСО (бланки строгой отчетности). Для хранения бланков строгой отчетности (копии, корешки) необходимо упаковать их в опечатанные мешки.
— По расчетному счету (чековая книжка, банковские выписки, расчетные, платежные документы).
Срок хранения: не менее 5 лет.Правила хранения: определяет работодатель.На практике: хранить документы рекомендовано не менее 10 лет.Оптимальная система хранения:Кассовые чеки (z-отчеты), БСО — проще хранить, наклеив на лист бумаги. Листы складываются в хронологическом порядке по датам. Можно вшить в папку. Опись упростит поиск на случай необходимости.
Кассовая книга, приходные и расходные кассовые ордера — кассовые ордера вместе с подтверждающими документами (ордера из банка и т.д.) по дню прикладываются к листу кассовой книги. Документы складываются в папку в хронологическом порядке снизу вверх (от ранней даты внизу). Если большой объем документов, то можно разделить на несколько папок.
Опись к папке упростит поиск на случай необходимости.Документы о регистрации ККТ хранение в отдельной папке.Чековая книжка — хранить в сейфе или в шкафу, который закрывается на ключ (ограниченный доступ).Банковские выписки, расчетные (платежные) документы — хранение в электронном виде, например, на компьютере. При необходимости можно распечатать.
Договора, соглашения
Срок хранения: не менее 5 лет.Правила хранения: определяет работодатель.На практике: хранить документы рекомендовано не менее 10 лет.Оптимальная система хранения:Как правило, документы хранят в папках или коробках.
Систему хранения организация выбирает самостоятельно.Все документы группируются в алфавитном порядке отдельно по контрагенту, году. Наличие описи упростит поиск в случае проверки.
Учредительные и регистрационные документы:
— устав;— учредительный договор;— документы о постановке на учет в налоговой инспекции;— документы о постановке на учет в Пенсионном фонде РФ, ФСС России, ФФОМС.Срок хранения: постоянно.Правила хранения: определяет работодатель.На практике: оптимальная система хранения — в сейфе или закрывающемся шкафу. Доступ к документам ограничивается.
Учетная политика
Срок хранения: не менее 5 лет.Правила хранения: до передачи в архив следует хранить в рабочих комнатах, в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц.На практике: хранить документы рекомендовано не менее 10 лет.Оптимальная система хранения — в сейфе или закрывающемся шкафу. Доступ к документам ограничивается.
Отчетность
Срок хранения: не менее 4 лет.Правила хранения: определяет работодатель.На практике: хранить документы рекомендовано не менее 10 лет.Оптимальная система хранения — по виду отчетности в отдельных папках и отдельно по каждому году.
Опись к папке упростит поиск к в случае необходимости.В случае электронной отправки отчетности хранение можно организовать на компьютере так же в папках по годам.
Документы по расчетам с подотчетными лицами:
— авансовые отчеты с оправдательными документами;— приказы о направлении в командировку.Срок хранения: не менее 5 лет.Правила хранения: определяет работодатель.На практике: хранить документы рекомендовано не менее 10 лет.Оптимальная система хранения:Авансовые отчеты хранятся вместе с подтверждающими документами (кассовые чеки, накладные, заявление о выдаче аванса сотруднику т.д.) по дню в разрезе сотрудника. Документы складываются в папку в хронологическом порядке снизу вверх (от ранней даты внизу). Если большой объем документов, то можно разделить на несколько папок. Опись к папке упростит поиск на случай необходимости.Приказы о направлении в командировку хранятся вместе с заявлениями сотрудников в хронологическом порядке в разрезе сотрудников. Если документов большое количество, то можно разделить на разные папки — каждая на одного сотрудника.
Документы по учету основных средств:
— инвентаризационные акты и описи;— приказы о проведении переоценки;— акты приемки-передачи объектов основных средств;— инвентарные карточки учета;— акты на списание;— дефектные ведомости.Срок хранения: постоянноПравила хранения: До передачи в архив следует хранить в рабочих комнатах, в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц. На практике: документы хранят в папках или коробках. Систему хранения организация выбирает самостоятельно.Все документы группируются по алфавиту отдельно по контрагенту, году. Наличие описи упростит поиск в случае проверки.
Прочие документы:
– акты сверок с контрагентами, налоговой инспекцией;– аудиторские заключения;– акты и решения по налоговым проверкам;– акты прочих проверок (соблюдения требований пожарной безопасности и т.д.).Срок хранения: не менее 5 лет.Правила хранения: определяет работодатель.На практике: хранить документы рекомендовано постоянно (до ликвидации).Как правило, документы хранят в папках или коробках. Систему хранения организация выбирает самостоятельно.Система хранения по алфавиту — все документы группируются отдельно по контрагенту, году. Наличие описи упростит поиск в случае проверки.
- Бухгалтер
- Юрист
- Бизнес-ассистент
- Онлайн-сервис для контроля
Подробнее
Источник: https://www.moedelo.org/mdbuhgalter/blog/hranenie-dokumentov-sroki-i-pravila
Первичные документы на предприятии: хранение, архивирование и уничтожение
Завершаем бухгалтерский год
Предприятие должно самостоятельно обеспечить надлежащее хранение первичных документов и регистров бухучета. О том, как организовать хранение первичных документов, как долго надо их хранить, а также как передать в архив и уничтожить, вы узнаете из этой консультации.
Организация хранения документов на предприятии
Для чего нужна номенклатура дел?
Для организации хранения документов необходимо составить номенклатуру дел в соответствии с п. 1 разд. IV Правил № 1000/5. Номенклатура нужна, чтобы установить единый порядок формирования дел (независимо от носителя информации), обеспечить их учет, оперативный поиск документов по содержанию и видам, определить сроки хранения дел.
Номенклатура является основой для составления описей дел постоянного, длительного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения.
Как сформировать дело?
Документы группируются в дела в хронологическом и/или логическом порядке. Назовем основные правила формирования дел (п. 2 разд. IV Правил № 1000/5):
- помещать в дела можно только исполненные документы – четко в соответствии с заголовками дел;
- документы за календарный год могут быть сгруппированы в одно дело;
- в дела следует помещать только оригиналы документов (при их отсутствии – заверенные в установленном порядке копии);
- в дела всегда включаются документы по одному вопросу либо по группе родственных вопросов, которые составляют единый тематический комплекс;
- документы с разными сроками хранения формируются в разные дела;
- нельзя включать в состав дел черновики, личные документы и документы, которые подлежат возврату (например, второй экземпляр акта приемки-передачи).
Для хранения дел в делопроизводстве используют картонные папки с клапанами или завязками, картонные или пластмассовые скоросшиватели.
В рабочих комнатах дела должны храниться в вертикальном положении в шкафах, которые закрываются. Для повышения оперативности поиска документов дела располагают в соответствии с номенклатурой.
На корешках обложек дел указываются индексы и заголовки по номенклатуре дел.
Как должны храниться документы на предприятии до передачи их в архив?
Первичные документы и учетные регистры, прошедшие обработку, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив предприятия должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрытых шкафах. Отвечают за хранение документов уполномоченные главным бухгалтером лица (п. 6.2 Положения № 88).
Бланки строгой отчетности следует хранить в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, обеспечивающих их сохранность (п. 6.3 Положения № 88).
Электронные первичные документы, учетные регистры и бухгалтерская отчетность хранятся на электронных носителях в форме, которая позволяет проверить их целостность (п. 6.4 Положения № 88).
Кто на предприятии отвечает за хранение документов?
Согласно п. 3 ст. 8 Закона № 996 ответственность за сохранность обработанных документов, учетных регистров и отчетности в течение установленного законодательством срока несет собственник или руководитель предприятия.
Как определено ч. 2 ст. 43 Закона № 2275, ответственность за хранение документов бухгалтерского учета и финансовой отчетности общества возлагается на его исполнительный орган (например, директора) и главного бухгалтера (в случае назначения).
В соответствии с п. 6.
7 Положения № 88 хранение первичных документов и учетных регистров, которые прошли обработку и были основанием для составления отчетности, а также бухгалтерских отчетов и балансов, их оформление и передачу в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия. Если на предприятии нет главного бухгалтера, эти обязанности можно возложить на бухгалтера или другого работника, ответственного за ведение бухучета.
При организации документооборота на предприятии необходимо определить лиц, которые будут отвечать за создание, проверку, обработку и сдачу документов в архив.
Cроки хранения документов
Согласно п. 44.
3 НК срок хранения первичных документов, подтверждающих доходы и расходы, а также регистров бухучета, финотчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством, составляет не менее 1 095 дней со дня подачи налоговой отчетности при условии, что налоговые органы завершили их проверку. А если отчетность не была подана вовремя, тогда в течение 1 095 дней, следующих после окончания срока ее подачи.
Кроме того, следует учитывать требования Перечня № 578. Так, срок хранения первичных бухгалтерских документов составляет 3 года
Источник: https://uteka.ua/publication/commerce-12-xozyajstvennye-operacii-9-pervichnye-dokumenty-na-predpriyatii-xranenie-arxivirovanie-i-unichtozhenie
Онлайн Инспекция – Трудовые книжки
Правила использования сервисов и информации
пользователями системы электронных сервисов «Онлайнинспекция.рф»
Правила использования сервисов и информации пользователями (далее – Правила) системы электронных сервисов «Онлайнинспекция.
рф» (далее – Система) относятся ко всем без исключения электронным сервисам Системы, доступ к которым осуществляется через разделы и страницы Интернет-портала http://онлайнинспекция.рф (далее – Портал).
Настоящие Правила регулируют поведение всех без исключения зарегистрированных в Системе пользователей и не зарегистрированных посетителей Портала.
1. Термины и понятия, используемые в настоящих Правилах
1.1 В настоящих Правилах используются следующие термины и понятия:
Система – система электронных сервисов «Онлайнинспекция.рф».
Сервисы – основные и дополнительные инструменты, предлагаемые Пользователю для взаимодействия с органами власти.
Портал – информационный ресурс, созданный с целью взаимодействия граждан с Системой, находящийся в сети Интернет по адресу: http://онлайнинспекция.рф.
Администрация портала – должностные лица Федеральной службы по труду и занятости и представители исполнителя работ по государственному контракту на осуществление технического сопровождения Портала, осуществляющие оперативное управление Порталом.
Пользователь – лицо, зарегистрированное на Портале, которому предлагается использовать услуги и сервисы, предоставляемые Порталом.
Модератор – представитель Администрации портала, обрабатывающий сообщения пользователей.
Модерация – процесс обработки и анализа соответствия сообщения Пользователя положениям настоящих Правил использования сервисов и информации пользователями системы электронных сервисов «Онлайнинспекция.рф» и Пользовательского соглашения.
2. Общие правила
2.1. Для доступа к публикации сообщений на Портале (обсуждения, комментарии, вопросы и использование любых других способов взаимодействия Пользователя с Системой), каждый Пользователь Портала обязан ознакомиться и согласиться с настоящими Правилами.
2.2. После ознакомления с текстами Правил пользования и Пользовательского соглашения, подтвердив согласие с ними на странице регистрации или отправки сообщения, каждый Пользователь указанными действиями заключает с Администрацией Портала соглашение о регулировании их взаимоотношений.
2.3. Администрация Портала обладает правом осуществлять модерацию через представителей Администрации Портала – модераторов.
2.4. Настоящие Правила могут быть изменены путем внесения изменений соответствующим приказом Федеральной службы по труду и занятости.
3. Регистрация пользователей
3.1. На Портале существует система регистрации пользователей. Только зарегистрированные пользователи имеют возможность интерактивного взаимодействия с сервисами Системы.
3.2. Для регистрации на Портале Пользователь указывает действующий адрес электронной почты – на него будут направляться уведомления о текущем статусе опубликованных сообщений (обращений), выбирает условное имя Пользователя («ник»).
3.3. При регистрации Пользователя Система запрашивает пароль к регистрируемому логину. Этот пароль должен быть известен только Пользователю и не должен сообщаться третьим лицам. Используемый пароль может быть изменён Пользователем в специальном разделе Портала – Профиле Пользователя.
3.4. При регистрации Пользователя Система инициирует процесс авторизации посредством отправки смс-сообщения с кодом активации на телефон Пользователя, указанный при регистрации. Полученный пароль необходимо ввести в специальное поле в открывшемся окне. Только после ввода пароля учётная запись активируется.
3.5. Для пользователей, имеющих учётную запись на Портале государственных услуг (http://www.gosuslugi.ru/), предоставлена возможность авторизации посредством логина и пароля от данной учётной записи. В случае осуществления регистрации данным способом верификация посредством смс-сообщения исключена.
4. Публикация обращений
4.1. Каждый зарегистрированный Пользователь может публиковать обращение.
4.2. Обращения публикуются в соответствии с предложенным классификатором категорий проблем.
4.3. Для создания обращения необходимо заполнить форму обращения. В форме обращения Пользователь должен указать свои настоящие данные.
4.4. Пользователю необходимо заполнить следующие поля о себе, как о заявителе:
– адрес проживания заявителя;
– фамилия, имя, отчество (при наличии) заявителя;
– номер мобильного телефона заявителя (в случае отсутствия мобильного телефона, необходимого при регистрации в Системе, заявитель вправе подать обращение напрямую на адрес электронной почты территориального органа Роструда.
Перечень территориальных органов Роструда размещён на едином информационном портале Федеральной службы по труду и занятости в сети «Интернет» (http://rostrud.ru/).
В случае если Пользователь не был зарегистрирован ранее на Портале, на данный указанный номер телефона поступит код активации, который необходимо ввести в специальное поле в появившемся окне с целью активации учётной записи Пользователя и его обращения;
– электронный адрес, на который будут поступать уведомления о ходе решения проблемы.
Администрация Портала обеспечивает неразглашение третьим лицам всех введённых в процессе регистрации пользовательских данных, за исключением случаев, оговоренных Пользовательским соглашением.
4.5. Пользователю необходимо заполнить следующие поля о месте работы:
– регион, город и точный фактический адрес организации, сотрудником которой он является (-лся);
– данные об организации: название, организационно-правовая форма, юридический адрес, данные о руководителе;
– сведения о своей должности и периоде работы;
– сведения о третьих лицах, упоминание которых требуется для полного описания проблемы.
4.6. Пользователю необходимо заполнить следующие поля о своей проблеме:
– пояснения к сложившейся ситуации;
материалы.
Информация, внесённая в поле «Пояснения к сложившейся ситуации», становится публичной и должна носить общий характер. В данном поле запрещается упоминание персональных данных третьих лиц. В случае если заявитель нарушает данный пункт правил, за публикацию информации несёт ответственность сам Пользователь.
Фотоматериалы являются закрытой информацией по умолчанию и могут быть опубликованы в публичном доступе по решению Пользователя.
4.7. Перед отправкой заявления Пользователь соглашается с настоящими Правилами использования сервисов и информации пользователями Системы и принимает соглашение об обработке персональных данных. В случае несогласия с данными условиями каждый Пользователь вправе отказаться от использования ресурса и воспользоваться другими предложенными на официальных ресурсах ведомства видами связи.
4.8. На Портале применяется пост-модерация сообщений. Сообщения публикуются сразу после размещения пользователями и, если они нарушают настоящие Правила, удаляются, или модератором направляется письмо Пользователю с просьбой устранить нарушение.
4.9. Причины отказа в публикации сообщения или предложения внести коррективы:
– игнорирование правил правописания и ненормативная лексика, сообщение написано не на государственном языке Российской Федерации или содержит большое количество орфографических и синтаксических ошибок, написан заглавными буквами, содержит ненормативную лексику, в том числе в завуалированной форме;
– отсутствие логической связи между предложениями в обращении, которое не позволяет понять общий смысл описываемого случая;
– экстремизм, дискриминация (во всех формах: расовая, этническая, возрастная, половая, религиозная, социальная и т.д.);
– коммерческие цели и реклама – если, по мнению модератора, публикуемые сведения прямо или косвенно нацелены на извлечение прибыли;
– недостаточность описания либо безосновательные обвинения – модератор оставляет за собой право отклонить случай, если сведения, указанные в нём, не позволяют сделать вывод об имеющемся правонарушении;
– не проходят модерацию случаи, в которых нет конкретного указания на проблему, присутствуют вопросы риторического характера;
– не проходят модерацию случаи, которые не соответствуют выбранной Пользователем категории;
– не проходят модерацию сообщения, которые дублируют ранее опубликованные сообщения (текст сообщения полностью повторяет текст предыдущего сообщения, то есть не несёт новой информации).
4.10. Пользователь может ознакомиться с ответом по опубликованному обращению в своем личном кабинете, предварительно пройдя авторизацию на Портале.
Спасибо за внимание и понимание!
Источник: https://xn--80akibcicpdbetz7e2g.xn--p1ai/reminder/218